Neue Funktionen in Fabasoft Approve vereinfachen zentrale Dokumentenprozesse weiter und unterstützen dabei, Informationen direkt im PDF zu verankern und Dokumente mithilfe von KI strukturiert zu prüfen.
Metadatenstempel für nachvollziehbare PDF-Dokumente
Mit den neuen Metadatenstempeln ermöglicht Fabasoft Approve, wichtige Informationen direkt im PDF-Dokument darzustellen. Sie können ausgewählte Metadaten nun dauerhaft und unveränderbar im Dokument einbetten, sodass sie übersichtlich, nachvollziehbar und revisionssicher verfügbar sind. Dabei wird zwischen statischen und dynamischen Stempeln unterschieden.
Statische Stempel
Bei statischen Stempeln handelt es sich um klassische Bildstempel mit fixen Abmessungen, etwa für Logos, Genehmigungen oder einfache Kennzeichnungen.
Beispiel eines statischen Stempels mit fixem Bildinhalt und unveränderbaren Abmessungen.
Dynamische Stempel
Dynamische Metadatenstempel gehen einen Schritt weiter: Sie funktionieren ähnlich wie Unterschriften, werden jedoch als Word-Vorlagen definiert und können mehrere Felder enthalten.
Beim Anbringen des Stempels werden diese Felder automatisch mit aktuellen Informationen aus den Dokument- oder Objektmetadaten befüllt. Beispielweise lässt sich so das Schriftfeld (Zeichnungskopf) bei technischen Zeichnungen überstempeln und mit dem gültigen Status versehen.
Dynamischer Metadatenstempel, der beim Anbringen automatisch mit aktuellen Dokument- und Objektinformationen befüllt wird.
Sie können Metadatenstempel auf Dokumente, Maßnahmen oder Offene Punkte anwenden, sofern diese stempelbare PDFs enthalten. Einmal angebracht, sind sie fest im PDF verankert und nicht mehr veränderbar. Das macht sie ideal für Genehmigungen, Prüfvermerke oder formale Kennzeichnungen.
Strukturierte Dokumentenprüfung mit Unterstützung von KI
Auch in der Qualitätssicherung bietet Fabasoft Approve neue Funktionen. Mit den KI-gestützten Dokumentenprüfungen lassen sich Dokumente strukturiert, nachvollziehbar und wiederholbar bewerten, was den manuellen Prüfaufwand deutlich reduziert.
Als Grundlage dafür definieren Sie Prüfvorlagen, die wie intelligente Checkliste funktionieren und aus einer strukturierten Liste von Prüfungseinträgen bestehen. Jeder Eintrag ist als konkrete Fragestellung formuliert und legt fest, welche Inhalte, Kriterien oder formalen Anforderungen im Dokument zu überprüfen sind. Die Bewertung erfolgt anhand vordefinierter Antwort- und Statuswerte wie „erfüllt“, „akzeptiert“ oder „abgelehnt“.
Übersichtliche Darstellung der KI-Prüfergebnisse inklusive Begründungen.
Die KI analysiert dabei die relevanten Dokumente und liefert zu jedem Prüfpunkt nachvollziehbare Ergebnisse inklusive Begründungen und Fundstellen im Dokument. Sie kann dabei auch Metadaten des geprüften Objekts, etwa eine Kundendokumentnummer, einbeziehen.
Ein Kreisdiagramm fasst die Auswertung zusammen und zeigt den Anteil der erfüllten, akzeptierten oder abgelehnten Prüfpunkte auf einen Blick.
Kreisdiagramm, das die Prüfergebnisse nach Status (erfüllt, akzeptiert, abgelehnt) darstellt.
Weitere Informationen finden Sie hier.
