Wenn die E-Akte zum Fachverfahren wird
Ein Fachverfahren und eine E-Akte erfüllten lange unterschiedliche Aufgaben: Das Fachverfahren unterstützte die Bearbeitung, während die E-Akte die zugehörigen Dokumente und Informationen dokumentierte. Nach Abschluss eines Vorgangs wurden die Ergebnisse aus dem Fachverfahren in die E-Akte übertragen.
Doch muss das heute noch so sein? Bei den Fabasoft eGov-Days in Wien und Berlin zeigten Jürgen Meister und Antonia Bischoff, beide von Fabasoft Deutschland, wie sich diese Trennung auflösen lässt. Ihr Ansatz: Fachverfahren nicht neben der E-Akte betreiben, sondern direkt dort realisieren, wo die tägliche Arbeit stattfindet.
Aus einzelnen Funktionen wird ein Arbeitsablauf
Jedes Fachverfahren bringt eigene Anforderungen mit. Es braucht bestimmte Daten, folgt festen Regeln und führt durch wiederkehrende Arbeitsschritte. Genau diese Anforderungen lassen sich mit Low-Code-/No-Code-Funktionen direkt in der Fabasoft eGov-Suite abbilden. Damit entsteht mehr als ein digitales Formular. Aus den benötigten Informationen, den einzelnen Arbeitsschritten und den passenden Funktionen wächst ein vollständiger Arbeitsablauf. Für die Sachbearbeitung bleibt dabei alles an einem Ort. Sie arbeitet weiterhin mit der vertrauten E-Akte und nutzt dort auch das Fachverfahren. Der Wechsel zwischen verschiedenen Anwendungen gehört damit nicht mehr automatisch zum Arbeitsalltag.
Die E-Akte bringt ihre Stärken mit
Der entscheidende Vorteil liegt dabei nicht allein darin, dass sich Fachverfahren schnell erstellen lassen. Sie profitieren zugleich von den Funktionen, die in der E-Akte bereits vorhanden sind. Dokumente, Metadaten und Arbeitsschritte gehören zusammen. Rechte und Rollen, Versionierung und Nachvollziehbarkeit laufen in derselben Umgebung. Was für die E-Akte gilt, greift damit auch im integrierten Fachverfahren. So muss ein neues Verfahren nicht jedes Mal eine eigene kleine Welt aufbauen.
Und wenn mehr gebraucht wird?
Genau hier spielt Low-Code seine Stärke aus. Ein Fachverfahren muss nicht mit einem festen Funktionsumfang enden. Es kann sich weiterentwickeln, wenn sich im Arbeitsalltag neue Anforderungen zeigen. Ein zusätzlicher Arbeitsschritt, eine eigene Funktion oder eine Anbindung an einen bestehenden Dienst: Was gebraucht wird, lässt sich gezielt ergänzen.
Das verändert auch die Perspektive auf Fachverfahren. Statt lange im Voraus jede Funktion festzulegen, können Verwaltungen mit dem starten, was sie tatsächlich brauchen, und das Verfahren später gezielt erweitern.
Fachverfahren dort, wo die Arbeit stattfindet
Der Vortrag von Jürgen Meister und Antonia Bischoff zeigte damit vor allem eines: Die E-Akte kann mehr sein als der Ort, an dem ein abgeschlossenes Verfahren seine Dokumente ablegt. Sie kann zum Ort werden, an dem das Verfahren selbst stattfindet.
Low-Code-/No-Code-Funktionen schaffen dafür den nötigen Spielraum. Die E-Akte bildet den vertrauten Rahmen. Dabei erhält die Sachbearbeitung genau das, was im Alltag zählt: einen durchgängigen Arbeitsablauf statt vieler einzelner Anwendungen.
Fazit: So wird aus der E-Akte eine Arbeitsumgebung, der nicht nur dokumentiert, was passiert, sondern die Bearbeitung selbst unterstützt.
