Künstliche Intelligenz beschäftigt derzeit nahezu jede Verwaltung. Gleichzeitig wächst die Zahl der Projekte, die nach einer ersten Euphorie kaum noch eine Rolle im Arbeitsalltag spielen. Genau dort setzten Alexander Coll von Fabasoft Österreich und Andreas Roth von Fabasoft Deutschland bei den Fabasoft eGov-Days in Wien und Berlin an. Statt über den nächsten Trend zu sprechen, rückten sie eine andere Frage in das Zentrum: Wie entsteht aus künstlicher Intelligenz ein echter Mehrwert für die tägliche Verwaltungsarbeit?
Ihre Antwort ist eindeutig. Nicht die Technologie entscheidet über den Erfolg, sondern der Anwendungsfall.
Vom Hype zum konkreten Nutzen
In den vergangenen Jahren standen häufig allgemeine KI-Assistenten im Mittelpunkt. Sie konnten Texte schreiben, Fragen beantworten oder Inhalte zusammenfassen. Beeindruckend war das allemal. Im Behördenalltag reicht das jedoch nicht aus.
Alexander Coll machte deutlich, dass Verwaltungen keine universellen Werkzeuge benötigen. Sie brauchen Unterstützung, die den jeweiligen Arbeitskontext kennt. Eine KI muss verstehen, welche Informationen zu einem Verfahren gehören, welche Dokumente bereits vorliegen und welche Aufgaben als Nächstes anstehen. Erst dann entstehen Ergebnisse, auf die Beschäftigte im Arbeitsalltag tatsächlich aufbauen können. Der entscheidende Unterschied liegt deshalb nicht im Sprachmodell, sondern im Kontext.
Die E-Akte liefert den entscheidenden Zusammenhang
Genau hier setzt die Fabasoft eGov-Suite an. Sie betrachtet die E-Akte nicht als reine Ablage für Dokumente. Sie bildet den gesamten Zusammenhang eines Verfahrens ab. Akten, Vorgänge, Metadaten, Rollen und Berechtigungen gehören bereits dazu.
Dadurch arbeitet die KI nicht mit beliebigen Informationen, sondern mit den Daten eines konkreten Verwaltungsverfahrens. Sie fasst Dokumente zusammen, extrahiert Metadaten oder beantwortet kontextbezogene Fragen. Gleichzeitig bleibt jederzeit nachvollziehbar, auf welche Inhalte sich ihre Antworten stützen.
Der Mensch trifft die Entscheidung
Ein weiterer Schwerpunkt des Vortrags war die Rolle der Beschäftigten. Gerade in der Verwaltung müssen Entscheidungen nachvollziehbar und rechtssicher sein. Deshalb übernimmt die KI vorbereitende Aufgaben. Sie liest Dokumente aus, bereitet Informationen auf oder erstellt Zusammenfassungen.
Die fachliche Bewertung und jede Entscheidung treffen weiterhin die Mitarbeitenden. Dieser Ansatz folgt dem Prinzip Human in the Loop. Die menschliche Prüfung bleibt ein fester Bestandteil des Verfahrens und wird in der E-Akte dokumentiert. So lässt sich jederzeit nachvollziehen, wer welche Entscheidung getroffen hat.
Nicht jeder Einsatz lohnt sich
Viele Organisationen beginnen ihre KI-Strategie mit einer einfachen Frage: Wo können wir überall KI einsetzen?
Alexander Coll und Andreas Roth empfahlen einen anderen Blickwinkel. Zunächst sollte geklärt werden, an welchen Stellen Beschäftigte regelmäßig Zeit für wiederkehrende Aufgaben aufwenden. Dort entsteht das größte Potenzial.
Geeignete Anwendungsfälle erkennen Verwaltungen unter anderem daran, dass Dokumente bereits digital vorliegen, sich Arbeitsschritte häufig wiederholen und sich der Nutzen später messen lässt. Ebenso wichtig ist, dass Datenschutz, Zuständigkeiten und Nachvollziehbarkeit jederzeit gewahrt bleiben. Erst wenn diese Voraussetzungen erfüllt sind, lohnt sich der Einsatz von KI.
KI gehört in den Arbeitsprozess
Ein zentrales Fazit des Vortrags lautet deshalb: KI sollte nicht nachträglich an bestehende Abläufe angehängt werden. Sie entfaltet ihren Nutzen dort, wo Beschäftigte ohnehin arbeiten.
In der Fabasoft eGov-Suite unterstützt sie direkt im Verfahren. Sie übernimmt wiederkehrende Aufgaben wie die Metadatenextraktion, erstellt Zusammenfassungen oder hilft bei der Vorbereitung einzelner Arbeitsschritte. Bedienstete wechseln dafür nicht in eine andere Anwendung, sondern arbeiten weiterhin in ihrer vertrauten Umgebung. So verkürzen sich Bearbeitungszeiten, die Qualität ist gleichbleibend hoch und es bleibt mehr Zeit für Aufgaben, die fachliches Wissen und Erfahrung erfordern.
Schritt für Schritt zum produktiven Einsatz
Ebenso praxisnah beschrieben die beiden Referenten den Weg von der ersten Idee bis zum produktiven Betrieb. Am Anfang stehen Workshops mit den Fachabteilungen. Gemeinsam werden geeignete Anwendungsfälle identifiziert und priorisiert. Anschließend zeigt ein schlanker Proof of Concept (PoC), ob die KI den gewünschten Mehrwert tatsächlich erreicht. Erst auf dieser Grundlage folgen Einführung und Roll-out. Dieses Vorgehen schafft eine belastbare Basis für Investitionsentscheidungen und hilft dabei, den Nutzen von KI nachvollziehbar zu machen.
Fazit
Die Fabasoft eGov-Days in Wien und Berlin haben deutlich gemacht, dass die öffentliche Hand heute weniger nach spektakulären Demonstrationen sucht. Sie erwartet nachvollziehbare Konzepte, die sich in bestehende Verfahren einfügen und den Arbeitsalltag erleichtern.
Genau das leistet die Fabasoft eGov-Suite. Künstliche Intelligenz arbeitet nicht losgelöst vom Verfahren, sondern gemeinsam mit der E-Akte und dem Workflow. Sie unterstützt Beschäftigte bei wiederkehrenden Aufgaben, schafft Freiräume für fachliche Entscheidungen und bleibt dabei jederzeit transparent und nachvollziehbar.
