Eine digitale Personalakte schafft zusätzlichen Mehrwert, wenn sie die Personalabteilung über die Ablage hinaus bei ihren täglichen Aufgaben unterstützt. Entscheidend ist, dass relevante Informationen schnell verfügbar sind und direkt in den nächsten Arbeitsschritt einfließen.
Beim Fabasoft eGov-Day Berlin 2026 machten Jens Hagemann, Head of Sales eGov DE, und Alexander Giese, Consultant bei Fabasoft Deutschland, anhand konkreter HR-Use-Cases greifbar, wie Fabasoft Talents die tägliche Personalarbeit erleichtert. Dokumente werden strukturiert übernommen, relevante Informationen stehen direkt zur Verfügung und ausgewählte Vorgänge lassen sich medienbruchfrei bearbeiten. So sinkt der Aufwand für administrative Routinen und die Personalabteilung kommt schneller zum nächsten Arbeitsschritt.
Von der digitalen Ablage zur aktiven Personalarbeit
Fabasoft Talents verbindet Personalakten, Dokumente und dokumentenzentrierte Prozesse direkt im Arbeitsalltag der Personalabteilung. So stehen Informationen dort zur Verfügung, wo sie gebraucht werden, und lassen sich unmittelbar weiterverarbeiten.
Das beginnt bereits beim Eintritt neuer Mitarbeitender. Unterlagen lassen sich direkt der richtigen Personalakte und dem passenden Register zuordnen. Die Personalabteilung behält den Überblick und muss Informationen weder nachträglich zusammensuchen noch mehrfach ablegen.
Auch im laufenden Arbeitsalltag erleichtert Fabasoft Talents den Zugriff auf relevante Informationen. Strukturierte Register, eine schnelle Suche und KI-gestützte Funktionen helfen dabei, Inhalte rasch zu finden und direkt weiterzuverarbeiten. Die Personalabteilung prüft die Ergebnisse und trifft die fachlichen Entscheidungen weiterhin selbst.
Beschäftigte aktiv in Prozesse einbinden
Auch Beschäftigte können ausgewählte Vorgänge direkt anstoßen. Ein Beispiel ist die Einreichung von Weiterbildungsnachweisen: Mitarbeitende übermitteln das Dokument, Fabasoft Talents ordnet es der richtigen Personalakte zu und die HR-Abteilung prüft den Vorgang.Bei diesem Vorgang entfällt die Übernahme aus E-Mails oder anderen Ablagen und damit verschwindet ein typischer Medienbruch.
Bestehende HR-Systeme sinnvoll ergänzen
Fabasoft Talents lässt sich über Schnittstellen in die bestehende HR-Landschaft integrieren und beispielsweise mit SAP HCM oder SAP SuccessFactors verbinden. Das führende HR-System liefert Stammdaten und relevante Ereignisse. Fabasoft Talents ergänzt sie um die zugehörigen Dokumente und dokumentenzentrierten Prozesse. So entsteht ein Arbeitsbereich, der sich in die bestehende HR-Landschaft einfügt.
Weniger administrative Routinen, mehr Zeit für wirksame Personalarbeit
Der entscheidende Vorteil von Fabasoft Talents: Die Personalabteilung gewinnt Zeit für die Aufgaben, bei denen es auf den Menschen ankommt. Informationen lassen sich schneller finden, Unterlagen strukturiert bearbeiten und ausgewählte Prozesse direkt mit den Mitarbeitenden abwickeln. So bleibt HR mehr Zeit für die persönliche Betreuung, Recruiting und Personalentwicklung.
Der Einstieg kann dabei gezielt erfolgen. Ein einzelner HR-Prozess, der heute besonders viel manuelle Arbeit verursacht, kann als Ausgangspunkt dienen. Entscheidend ist, dass die digitale Personalakte mehr leistet als die reine Ablage: Sie unterstützt die Personalabteilung direkt bei ihrer täglichen Arbeit.
