Sie kennen dieses Szenario: Viele Personen arbeiten gemeinsam an einem Dossier oder einem wichtigen Bericht, pflegen Änderungen ein, speichern das Dokument und informieren alle Beteiligten. Dass dabei alle stets auf den aktuellsten Bericht zugreifen, anstatt sich über die ebenfalls im Umlauf befindlichen Versionen „Bericht_final_final“ oder „Bericht_final_v2“ Gedanken machen zu müssen, klingt zwar gut, aber weniger vertraut für Sie? Und dass immer nachvollziehbar ist, wer wann welche Änderungen vorgenommen hat, sich ältere Versionen bei Bedarf wiederherstellen lassen und benötigte Begleitunterlagen auf Knopfdruck auffindbar sind, scheint für Sie bislang reine Fiktion?
Eine moderne Geschäftsverwaltungs-Software kann das – und mehr. Sie ermöglicht es einerseits, Dokumente vollständig und strukturiert in einer sicheren Datenumgebung mit klar geregelten Zugriffsrechten abzulegen und sorgt andererseits für effiziente, mittels KI automatisierte Verwaltungsprozesse. Aktualität, Transparenz, Revisionssicherheit und Compliance bleiben gewahrt – und stellen die Basis für fundierte Entscheidungen dar.
Strukturierte Dokumentenverwaltung: Arbeiten mit einer einzigen, verlässlichen Version
Eine digitale Geschäftsverwaltung (GEVER) ist daher kein Nice-to-have, sondern Grundvoraussetzung für moderne und sichere Verwaltungsarbeit. Ein GEVER-System unterstützt Mitarbeitende bei der Handhabung von Dossiers, Dokumenten und Prozessen. Es stellt sicher, dass keine Duplikate entstehen. Das Dokument existiert nur an einem Ort und alle Beteiligten arbeiten mit derselben Version – Stichwort «Single Source of Truth». Die automatische Versionierung dokumentiert jede Änderung transparent und sorgt so für Revisionssicherheit. Voraussetzung dafür ist ein sauber definiertes Rollen- und Berechtigungskonzept. Wer darf bearbeiten, wer freigeben und wer nur lesen? Damit halten Organisationen nicht nur gesetzliche Pflichten ein, sondern sorgen auch für Datensicherheit.
Digitale Geschäftsverwaltung (GEVER): Grundlage für revisionssichere Dokumentenablage und automatisierte Prozesse
Moderne GEVER-Software unterstützt Verwaltungen bei der Datenablage und im Dokumentenmanagement durch Automatisierungen und KI-Tools. Solche Funktionalitäten bieten nicht nur Daten- und Revisionssicherheit, sondern sparen auch Zeit und minimieren Routineaufgaben. In Fabasoft OneGov weist die integrierte KI Dokumente automatisch einem bestehenden Dossier zu oder erstellt Zusammenfassungen in beliebigen Sprachen. Die semantische Volltextsuche ermöglicht es, Dokumente rasch und einfach mit Schlagwörtern zu finden, ohne genaue Suchbegriffe kennen zu müssen. Prüf- und Freigabeprozesse lassen sich mittels rechtsgültiger digitaler Signatur komplett digital durchführen – das Ausdrucken, Unterschreiben und erneute Einscannen entfällt.
Die Zukunft der digitalen Geschäftsverwaltung
Fabasoft OneGov vereint Dokumentenmanagement, Versionierung und digitale Signaturen in einer Solution. Eine strukturierte digitale Ablage schafft Effizienz, Transparenz und Sicherheit. Sie verhindert Datenchaos nachhaltig. Zudem handelt es sich bei Fabasoft OneGov um «swiss made software»: Entwickelt und betrieben in der Schweiz mit Datenhaltung in Schweizer Rechenzentren.
