Technische Handbücher sind für produzierende Unternehmen ein zentrales Lieferobjekt, ob bei der Übergabe der vollständigen Anlagendokumentation oder bei der Inbetriebnahme komplexer Maschinen. Denn sie enthalten wichtige Informationen zu Betrieb, Sicherheit oder Wartung von Anlagen oder Maschinen. Doch ihre Erstellung ist oft zeitaufwendig, unübersichtlich und fehleranfällig.
In diesem Artikel zeige ich, wie sich die strukturierte Handbuchgenerierung mit einer Dokumentenmanagementsoftware wie Fabasoft Approve deutlich vereinfachen lässt und welche Vorteile sich daraus für Unternehmen ergeben.
Die typischen Herausforderungen bei der Handbucherstellung
Für viele Unternehmen, insbesondere in stark regulierten Branchen wie der Energieversorgung, sind technische Handbücher, Manuals, Wartungsdokumentationen und andere Informationssammlungen ein unverzichtbarer Teil der Unterlagen, die sie ihren Kunden als Bestandteil des Projekts übergeben. Doch gerade bei der Pflege von Hunderten oder sogar Tausenden Dokumenten, wie es bei der Dokumentation von Maschinen und Anlagen üblich ist, wird es schnell unübersichtlich.
Einer der größten Pain Points dabei: Es fehlt oft der klare Überblick darüber, welche Dokumente bereits geprüft bzw. wo noch Rückmeldungen offen sind oder welche Unterlagen noch unbearbeitet vorliegen. Wenn die Abstimmung über E-Mails oder verschiedene Sharefile-Systeme erfolgt, geht schnell der Zusammenhang verloren. Das führt zu Verzögerungen, doppelter Arbeit und mangelnder Transparenz.
Die strukturierte Handbuchgenerierung mit einer Dokumentenmanagementsoftware wie Fabasoft Approve bietet hier eine praxisnahe Lösung. Sie ermöglicht es, technische Informationen aus unterschiedlichen Quellen – etwa von Lieferanten, aus Umbauprojekten oder Wartungsunterlagen – an einem Ort zusammenzuführen, systematisch zu prüfen, versioniert zu verwalten und gezielt verfügbar zu machen.
So funktioniert die Handbuchgenerierung mit Fabasoft Approve
Die strukturierte bzw. regelbasierte Handbuchgenerierung in Fabasoft Approve sorgt dafür, alle relevanten Dokumente in einer gemeinsamen Ablagestruktur zu sammeln und thematisch nach Projekten zu ordnen. Diese strukturierte Sammlung bildet die Grundlage für spätere Schritte wie die gezielte Suche, das Filtern nach Inhalten oder das Prüfen und Aktualisieren von Dokumenten.
Die Idee dahinter: Alle wichtigen Unterlagen, z. B. Betriebsanleitungen oder technische Zeichnungen, sind so abgelegt, dass sie genau dort im Handbuch erscheinen, wo sie hingehören. Statt einzelne PDFs zu einem riesigen Gesamtdokument zusammenzufügen, lassen sich innerhalb eines Handbuches einzelne Handbuchbänder, Kapitel und Unterkapitel anlegen, in die die jeweiligen Dokumente einsortiert werden. So enthält beispielsweise ein Kapitel mit dem Titel „Sicherheitsbestimmungen“ sämtliche dafür relevanten Unterlagen.
Wiederverwendbare Templates
Ein besonderer Vorteil ist die Möglichkeit, komplette Handbuchstrukturen einmalig als Vorlage zu erstellen und für ähnliche Projekte beliebig oft wiederzuverwenden. Das spart nicht nur Zeit, sondern sorgt auch für einheitliche Strukturen, insbesondere bei häufig wiederkehrenden Produkttypen wie Pumpen, Motoren oder Standardanlagen.
Kundenspezifische Vorlagen und Textbausteine
Darüber hinaus können kundenspezifische Vorlagen und Textbausteine hinterlegt werden, die bereits alle relevanten Metadaten, beispielsweise KKS-Nummern oder DCC-Referenzen, enthalten. Diese Bausteine lassen sich flexibel an unterschiedlichen Stellen im Handbuch einsetzen oder in begleitende Dokumente wie Maßnahmenlisten und offizielle Schreiben integrieren. Das Ergebnis ist eine konsistente Datengrundlage, die den Pflegeaufwand reduziert und Fehlerquellen minimiert.
Automatisch erstelltes Deckblatt
Auch die optische Gestaltung lässt sich standardisieren. Bei Bedarf erstellt das System für jedes Handbuch automatisch ein Deckblatt, das individuell an die Kundenwünsche angepasst ist, einschließlich passendem Layout im Corporate Design. Auf diese Weise entsteht schnell eine einfach zu pflegende Dokumentation, die jederzeit aktuell, übersichtlich und leicht auffindbar bleibt.
Abstimmungsprozesse mit Lieferanten und Kunden
Bei der Erstellung technischer Handbücher ist die enge Abstimmung zwischen Lieferanten, Herstellern und Kunden unverzichtbar. Lieferanten stellen oft wichtige Dokumente wie Betriebsanleitungen, Prüfprotokolle oder technische Zeichnungen zu einzelnen Komponenten bereit, die der Hersteller prüfen, ergänzen und in das Handbuch integrieren muss. Gleichzeitig können Kunden – etwa der Betreiber einer Anlage – Rückmeldungen zu Inhalten geben, fehlende Informationen anfordern oder Korrekturen einbringen.
Fabasoft Approve unterstützt diesen Prozess, indem es alle Beteiligten in einen strukturierten Workflow einbindet. So ist jederzeit klar, für welche Dokumente bereits eine Freigabe vorliegt, wo noch Rückmeldungen ausstehen und welche Inhalte zu überarbeiten sind.
Ein Handbuchband per Geschäftsbrief versenden
Teil dieses Abstimmungsprozesses ist auch die Möglichkeit, einen kompletten Handbuchband in Form eines offiziellen Geschäftsbriefes („Letter“) an eine definierte Empfangsstelle zu versenden. Dabei kommen standardisierte Vorlagen zum Einsatz, welche die Software automatisch mit den relevanten Daten befüllt und die benötigten Dokumente (z. B. Sicherheitsvorgaben oder technische Zeichnungen) als Anhang beifügt. Der Versand selbst erfolgt direkt im System, wodurch unsichere oder verlustbehaftete Übertragungswege wie E-Mails entfallen.
Der Brief enthält einen Standard-Text mit frei gestaltbaren Platzhaltern, die das System beim Versand mit den korrekten Daten befüllt.
Die Empfangsstelle erhält eine übersichtliche Zusammenstellung aller versendeten Dokumente, kann Kommentare oder Anmerkungen hinzufügen und entscheidet anschließend, ob sie die Inhalte freigibt oder ablehnt. Das System erfasst die Antwort automatisch, ordnet sie dem ursprünglichen Schreiben zu und kann weitere Arbeitsschritte oder Freigabeprozesse auslösen.
KI-gestützter Dokumenten-Chat für schnelle Antworten
Ein integrierter Dokumenten-Chat sorgt für eine reibungslose Zusammenarbeit zwischen Lieferanten, Herstellern und Kunden. Die Beteiligten können in einem Handbuch gezielt Fragen zu umfangreichen Dokumenten stellen, etwa zu Betriebsanleitungen, Sicherheitsvorgaben oder Prüfanweisungen. Die KI durchsucht dabei die im jeweiligen Handbuchband enthaltenen Dokumente, filtert die relevanten Informationen heraus und liefert in wenigen Sekunden eine präzise, verständliche Antwort in natürlicher Sprache. Das reduziert Missverständnisse und beschleunigt Rückmeldungen im Abstimmungsprozess.
Digitale Signatur für freigegebene Dokumente
Lieferanten, Hersteller und Kunden können freigegebene Dokumente (z. B. rechtlich relevante Unterlagen) im Rahmen ihrer Abstimmung direkt digital signieren. Das beschleunigt die Freigabeprozesse, sorgt für rechtliche Verbindlichkeit und lückenlose Nachvollziehbarkeit aller Entscheidungen.
Die Vorteile im Überblick
Die strukturierte Handbuchgenerierung bringt weit mehr als nur Ordnung in die Dokumentation technischer Anlagen. Hier sind die wichtigsten Vorteile auf einen Blick:
- Klare Struktur
Statt lose gesammelter PDFs entsteht ein klar gegliedertes Handbuch mit Kapiteln, Unterkapiteln und thematischer Sortierung. So gelingt es, Informationen schneller zu finden und besser einzuordnen, selbst bei sehr großen Dokumentenmengen. - Schneller Zugriff auf relevante Informationen
Dank smarter Suchfunktionen und strukturierter Ablageformen finden Nutzer:innen in kürzester Zeit das benötigte Dokument oder die relevante Information. - Handbuchstrukturen als wiederverwendbare Templates
Mit Fabasoft Approve lassen sich komplette Handbuchstrukturen einmalig als Vorlage anlegen und immer wieder für ähnliche Projekte nutzen. Das spart Zeit und sorgt für eine einheitliche Struktur, gerade bei häufig wiederkehrenden Produkttypen. - Bessere unternehmensübergreifende Zusammenarbeit
Sämtliche für das Handbuch relevante Dokumente werden an einem Ort verwaltet und alle damit verbundenen Workflows sind nachvollziehbar abgebildet. Alle Beteiligten, inklusive externer Geschäftspartner wie Lieferanten und Kunden, wissen zu jedem Zeitpunkt, was zu tun ist und welches Dokument welchen Status hat. - Vollständer Überblick über alle Dokumente
Gerade bei großen technischen Anlagen ist es oft nötig, Hunderte oder Tausende Einzeldokumente zu verwalten. Die systematische Strukturierung und Filtermöglichkeiten helfen, jederzeit den Überblick zu bewahren. - Reduziertes Risiko von Verzugsstrafen
Automatisierte Erinnerungen unterstützen die fristgerechte Übermittlung der geforderten Dokumente.
Vom Dokumentenchaos zum klar strukturierten Handbuch
Die strukturierte Handbuchgenerierung leistet weit mehr, als nur Ordnung in technische Unterlagen zu bringen. Sie schafft eine neue Qualität im Umgang mit Informationen, indem sie Inhalte sinnvoll vernetzt, Abläufe vereinfacht und so letztendlich die Zusammenarbeit verbessert.
Insbesondere bei großen Projekten mit Hunderten oder sogar Tausenden Dokumenten zeigt sich der Mehrwert deutlich. Das System dokumentiert nicht nur, sondern unterstützt aktiv bei der täglichen Arbeit und lässt sich flexibel für ähnliche zukünftige Fälle wiederverwenden.
