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Schachermayer optimiert Prozesse durch digitales Vertragsmanagement

Success Story aus der Holz- und Metallverarbeitungsbranche

Robin Schmeisser

Erstellt am 10. Februar 2021

Schachermayer-Fabasoft-Contracts

Brancheneinblick

Das bereits seit 1838 eigentümergeführte Familienunternehmen Schachermayer Großhandelsgesellschaft m.b.H. stand vor der Herausforderung, IT-Lizenzverträge transparent und zentral zu verwalten. Die steigende Anzahl von IT-Lizenzen als Folge der fortschreitenden Digitalisierung von Geschäftsprozessen im Unternehmen erforderte die Implementierung eines zentralen Systems. Besonders in der Anschaffung von Lizenzen werden die Forderungen und Verbindlichkeiten komplexer. Durch den Trend hin zu modularen Enterprise Architekturen steigt der Bedarf an einer transparenten und kompletten Darstellung und Verwaltung aller Verträge sowie der daraus resultierenden Vertragspflichten. Zudem ist ein gesamtheitlicher Überblick über sämtliche Fristen für eine umfassende Risikoabschätzung unabdingbar.

Anwendungsfall

Bis zur Einführung von Contracts gab es keine zentrale Vertragsdatenbank, die den Zugriff auf IT-Lizenzverträge abteilungsübergreifend erlaubt hätte. Der Austausch von Vertragsdokumenten wie Software-Lizenzverträge, Rahmen- und Einzelvereinbarungen, NDAs oder Service Level Agreements erfolgte per E-Mail, das führte zu einem enormen Verwaltungsaufwand und mangelnder Übersichtlichkeit. Daraus resultierten verpasste Fristen und unnötige Mehrkosten. Daher galt es, ein zentrales System zur effizienten und konsolidierten Verwaltung von IT-Verträgen einzuführen. Um schnell zu einer Lösung zu kommen und die abteilungs- und unternehmensübergreifende Zusammenarbeit zu erleichtern, suchte die Firma Schachermayer nach einem cloudbasierten Standardprodukt zum Managen der digitalen Vertragsunterlagen sowie der vertragszentrierten Prozesse.

IT-Lizenzverträge übersichtlich verwalten

Unternehmensweit arbeiten seit November 2019 Mitarbeiter verschiedener Bereiche mit der cloudbasierten Vertragsmanagementsoftware Contracts. Zur geregelten Bearbeitung und Einsicht der Verträge bietet die Software ein entsprechendes Rollen- und Berechtigungskonzept. Somit kann die Geschäftsleitung auf sämtliche Verträge zugreifen, während Mitarbeiter aus den Abteilungen nur die für ihren Aufgabenbereich notwendigen Verträge sehen. Zur optimalen Verwaltung von Rahmenvereinbarungen ermöglicht ein intelligentes Dashboard den Überblick über alle Laufzeiten und Konditionen und verhindert somit das Treffen zusätzlicher Einzelvereinbarungen. Contracts unterstützt mit einer integrierten Kalenderfunktionen und automatisierten Benachrichtigungen bei der Einhaltung von Kündigungsfristen und Vertragslaufzeiten, was gleichzeitig das Fristenmanagement von Lizenzverträgen optimiert. Das vermeidet Risiken und unnötiges Budget.

Die Lösung: Contracts

Ziel von Schachermayer war es, eine sofort und ohne teures, aufwendiges IT-Projekt einsetzbare Lösung zu finden. Contracts ist als SaaS-Anwendung verfügbar und daher mit nur wenigen Klicks als Webanwendung einsatzbereit. Da Usability einen kritischen Erfolgsfaktor für Schachermayer darstellt, kristallisierte sich der Mehrwert nach einer kurzen Testphase der Vertragsmanagement Software heraus. Lizenzverträge werden per Drag & Drop in die Cloud bewegt und nach Vertragsart und -partner automatisch klassifiziert. Rahmenverträge und Einzelvereinbarungen sind entsprechend miteinander verknüpft, somit ist die Nachvollziehbarkeit klar definiert, welcher Einzelvertrag zu welchem Rahmenvertrag gehört. Je nach Vertragsart ermöglicht die Cloudlösung das gesammelte Einsehen sämtlicher Verträge. Daraus ergibt sich ein effizientes Lizenzmanagement und einen klaren Kostenvorteil.

Der Mehrwert von effizientem Vertragsmanagement

Contracts wandelt vormals komplexe, intransparente und weitgehend manuelle Aufgaben in einen plan-, steuer- und kontrollierbaren Prozess um. Damit trägt das Fabasoft Produkt positiv zum effektiven Lizenzmanagement von Schachermayer bei. Es minimiert damit verbundene Risiken und Kosten, und optimiert Prozesse deutlich.

 

Über Schachermayer

Die Schachermayer-Großhandelsgesellschaft m.b.H. mit Hauptsitz in Linz ist ein eigentümergeführtes Familienunternehmen. Als Großhandelspartner für holz- und metallverarbeitende Gewerbe, Industrie und Handel unterstützt Schachermayer seine Partner mit Serviceleistungen in der Produktion, Lagerwirtschaft und im Einkauf. Das Unternehmen hat Niederlassungen in 13 europäischen Ländern.

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