Die öffentliche Hand braucht digitale Werkzeuge, die Arbeit erleichtern und gleichzeitig hohe Anforderungen an Datenschutz, Nachvollziehbarkeit und Souveränität erfüllen. Genau hier setzt KI an: Sie fasst Inhalte zusammen, strukturiert Informationen und unterstützt bei wiederkehrenden Aufgaben. Dr. Tobias Abthoff, Geschäftsführer von Fabasoft Deutschland, erklärt, wie KI direkt in der E-Akte Mehrwert schafft und warum die Verantwortung dennoch bei den Beschäftigten bleibt.
Herr Abthoff, Sie sind seit kurzem Geschäftsführer von Fabasoft Deutschland und beschäftigen sich seit Jahren intensiv mit dem Thema KI. Was hat Sie an dieser Aufgabe besonders begeistert?
Mich reizt vor allem der Moment, in dem wir uns gerade befinden. KI ist nicht mehr nur ein Thema für Forschung oder einzelne Innovationsprojekte. Sie kommt jetzt dort an, wo Menschen täglich arbeiten: in Dokumenten, Vorgängen und Akten.
Gerade die Verwaltung steht vor einer großen Aufgabe. Sie muss schneller und digitaler werden, aber zugleich verlässlich, nachvollziehbar und souverän bleiben. Genau an dieser Schnittstelle kann Fabasoft viel bewegen. Wir bringen KI nicht als losgelösten Chatbot in Organisationen, sondern direkt in die E-Akte und damit in den Arbeitskontext der Beschäftigten.
Das ist für mich der entscheidende Punkt: Technologie wird erst dann wertvoll, wenn sie die konkrete Arbeit erleichtert. Sie bereitet Vorgänge vor, macht relevante Informationen schneller zugänglich und dokumentiert Entscheidungen nachvollziehbar. Diese Verbindung aus Innovation, Verantwortung und konkretem Nutzen hat mich an der Aufgabe besonders fasziniert.
KI ist derzeit das dominierende Technologiethema. Wo erleben Sie aktuell den größten Unterschied zwischen Hype und tatsächlichem Nutzen?
Der Hype entsteht dort, wo KI als Alleskönner präsentiert wird. Beeindruckende Demos, allgemeine Chats und große Versprechen. Das erzeugt Aufmerksamkeit, aber noch keinen belastbaren Mehrwert für alle Beteiligten.
Der tatsächliche Nutzen zeigt sich erst dort, wo künstliche Intelligenz eine klar abgegrenzte Aufgabenstellung löst. Etwa bei wiederkehrenden, dokumentenintensiven Aufgaben: Akten zusammenfassen, Eingänge klassifizieren, fehlende Unterlagen erkennen oder Fristen extrahieren. Hier kann KI sehr schnell und spürbar entlasten.
Deshalb glaube ich nicht an den großen Big Bang. Der richtige Einstieg ist meist ein kleiner, gut messbarer Prozess. Zum Beispiel ein Vorgang, in dem Beschäftigte immer wieder lesen, suchen und prüfen müssen. So wird aus einem Technologiethema ein echter Verwaltungsnutzen.
Viele Behörden beschäftigen sich derzeit mit KI. Gleichzeitig gibt es hohe Anforderungen an Datenschutz, Nachvollziehbarkeit und digitale Souveränität. Was braucht es aus Ihrer Sicht, damit KI in der öffentlichen Verwaltung als vertrauenswürdig gilt?
Vertrauen entsteht nicht durch ein einzelnes KI-Versprechen. Es entsteht durch Architektur, Transparenz und klare Verantwortung. Für Behörden heißt das konkret: Daten bleiben geschützt, Berechtigungen greifen und – das wichtigste – alle Ergebnisse sind durch die Angabe der von der KI genutzten Quellen jederzeit nachvollziehbar. Dabei setzt Fabasoft auf den „Human in the Loop“-Ansatz: Wir sehen KI nicht als Ersatz für Sachbearbeitung oder Fachverfahren. Sie bereitet vor, fasst zusammen, gibt Hinweise und strukturiert. Die fachliche Bewertung und die finale Entscheidung liegen weiterhin bei den zuständigen Beschäftigten.
Gerade in der öffentlichen Verwaltung ist das ein wesentlicher Faktor. Denn hier geht es nicht nur um Effizienz, sondern um Rechtssicherheit, Verantwortung und Vertrauen in staatliches Handeln. KI macht Verwaltung nicht autonom, sondern entscheidungsreif.
Viele Behörden haben bereits erste KI-Projekte gestartet – etwa mit allgemeinen Chat- oder Assistenzsystemen. Wie kann daraus produktiver Nutzen in der E-Akte werden?
Viele Organisationen starten nicht bei null – erste Piloten laufen und chatbasierte Systeme sind im Einsatz. Das ist wertvoll, weil es Akzeptanz schafft und zeigt, welche Fragestellungen in der Praxis Priorität haben.
Der entscheidende nächste Schritt ist die Überführung in den Arbeitskontext. Ein allgemeiner KI-Chat kann Wissen bereitstellen. In der E-Akte wird daraus konkrete Unterstützung für einen Vorgang. Die KI arbeitet dann mit den Dokumenten, Rollen, Berechtigungen und Prozessschritten, die für die Sachbearbeitung tatsächlich relevant sind.
Genau hier liegt der Mehrwert: Niemand muss bestehende KI-Erfahrungen über Bord werfen. Sie lassen sich fachlich schärfen, sicher einbetten und in produktive Behördenarbeit überführen. Der Pilot ist somit kein isoliertes Experiment, sondern ein tragfähiger Baustein für die digitale Verwaltung.
Hierfür gehen wir einen strukturierten Weg: Use Cases priorisieren, mit echten Akten prüfen, Erfolgskriterien festlegen und die tragfähigsten Fälle in den Roll-out bringen. Nicht jede Überlegung muss sofort in die Umsetzung gehen. Ein PoC (Proof of Concept) dient als Filter oder Machbarkeitsnachweis für eine Idee – fachlich, technisch und natürlich wirtschaftlich.
Fabasoft bringt KI direkt in die tägliche Verwaltungsarbeit – also in die E-Akte und in konkrete Prozesse. Warum liegt genau dort der entscheidende Hebel?
Weil die E-Akte der Ort ist, in dem die Verwaltung täglich arbeitet – mit Dokumenten, Vorgängen, Fristen und Entscheidungen. Eine isolierte KI beantwortet Fragen. Wenn sie direkt in der E-Akte agiert, versteht sie den Kontext. Sie weiß, welche Dokumente zu einem Vorgang gehören, wer Zugriff hat und welche Informationen für den nächsten Schritt relevant sind. Das verändert die Wirkung grundlegend. Aus einer allgemeinen Auskunft wird eine konkrete Arbeitsunterstützung. Die KI hilft nicht irgendwo im System, sondern direkt im aktuellen Arbeitsfluss.
Welche neuen Möglichkeiten ergeben sich dadurch konkret für Beschäftigte in Behörden?
Beschäftigte gewinnen vor allem zwei Dinge: Orientierung und Zeit. Die KI übernimmt die aufwendige Vorarbeit – Bedienstete steigen direkt in die Detailprüfung ein. Sie fasst zentrale Inhalte zusammen, hebt relevante Passagen hervor und beantwortet Fragen zum Vorgang. Sie klassifiziert eingehende Unterlagen, erkennt fehlende Nachweise und schlägt Folgeschritte vor.
Das Ergebnis: Die Sachbearbeitung startet schneller und konzentriert sich auf ihre fachliche Expertise. Gerade bei komplexen Vorgängen macht das den großen Unterschied. Die KI nimmt nicht die Verantwortung ab, sondern reduziert den Suchaufwand, vermeidet Medienbrüche und übernimmt wiederkehrende Schritte. Low-Code-/No-Code-Funktionen greifen die erkannten Informationen direkt auf und steuern sie in den passenden Prozess. So entstehen durchgängige Abläufe ohne zusätzlichen Entwicklungsaufwand. Und das Wichtigste: Die Verantwortung bleibt bei den Beschäftigten.
Ein zentrales Thema bei Fabasoft ist die Verbindung von KI mit Low-Code-/No-Code-Funktionen. Warum ist genau diese Kombination so spannend?
Weil Behördenarbeit sehr vielfältig ist. Jede Organisation hat eigene Verfahren, Rollen, Dokumenttypen und Prüflogiken. Gleichzeitig darf daraus nicht für jeden Anwendungsfall ein eigenes KI-Sonderprojekt entstehen.
Mit Low-Code-/No-Code-Anwendungen schaffen wir den nötigen Ausgleich. Fachbereiche passen Workflows und Arbeitslogiken eigenständig an, ohne jedes Mal tief in die Softwareentwicklung einzusteigen. KI ist dadurch nicht beliebig, sondern gezielt einsetzbar.
Der große Vorteil liegt in der Skalierung. Wer mit wiederverwendbaren Use Cases startet – etwa mit Zusammenfassung, Klassifizierung oder Vollständigkeitsprüfung – kann diese für unterschiedliche Fachbereiche anpassen. So entstehen keine KI-Unikate, sondern tragfähige Bausteine für viele Verfahren. Genau diese Verbindung aus Standardisierung und fachlicher Anpassbarkeit macht KI praxistauglich.
Welche Aufgaben in der täglichen Verwaltungsarbeit eignen sich besonders für den Einsatz von KI – und wo sehen Sie bereits spürbare Entlastung für Mitarbeitende?
Besonders hilfreich ist KI dort, wo viele Dokumente, klare Regeln und wiederkehrende Prüfschritte zusammenkommen. Das beginnt bei umfangreichen Akten, die sie zusammenfasst, oder Fragen zu internen Regelwerken, die sie direkt beantwortet. Es geht weiter mit der Klassifizierung eingehender Post, dem Erkennen fehlender Unterlagen oder dem Extrahieren von Fristen. Auch bei Förderanträgen, Bürgeranfragen sowie standardisierten Massenverfahren entlastet KI die Sachbearbeitung spürbar.
Die stärksten Effekte entfalten sich dabei nicht bei den spektakulärsten Fällen. Sie entstehen dort, wo Beschäftigte jeden Tag viel Zeit mit dem Einholen und Verarbeiten benötigter Informationen verbringen. Hier schafft KI Freiraum – für fachliche Bewertung, Kommunikation und echte Entscheidungen.
Was verändert sich, wenn KI-Informationen direkt in die Prozesse der E-Akte einfließen?
Dann wird aus einer reinen Information eine wirkliche Handlung. Wer nur eine Antwort bekommt, muss die nächsten Schritte selbst erledigen: Aufgabe anlegen oder Frist setzen. Wer KI direkt im Prozess einsetzt, überspringt diese Zwischenschritte.
Ein Beispiel: Die KI erkennt, dass in einem Antrag ein Nachweis fehlt. Es bleibt nicht bei einem Hinweis. Sie entwirft den Nachforderungstext, leitet den Vorgang direkt an den zuständigen Mitarbeitenden weiter, markiert ihn entsprechend und dokumentiert die Grundlage. Die Sachbearbeitung prüft, entscheidet und gibt frei. Das ist der Unterschied zwischen Chat und prozessintegrierter KI. Sie liefert nicht nur Wissen, sie macht Arbeitsschritte schneller, konsistenter und besser nachvollziehbar.
Was raten Sie Behörden, die jetzt mit KI in der E-Akte starten möchten?
Ich würde mit einer einfachen Frage beginnen: Wo entsteht aus Akteninhalten regelmäßig manueller Aufwand? Wer die Stellen kennt, an denen Beschäftigte täglich suchen und prüfen, findet den besten Einstieg. Genau dort entlastet KI am schnellsten. Ein guter Startpunkt ist ein klar abgegrenzter Prozess – etwa eine Zusammenfassung, eine Vollständigkeitsprüfung oder eine Eingangsklassifizierung. Was zählt, sind ein messbarer Nutzen, fachliche Validierung und ein realistischer Blick auf die Grenzen.
Dieses Interview ist auch im eGovernment Magazin erschienen
