Was spricht für die Einführung einer digitalen Personalakte in Behörden?
Eine digitale Personalakte schafft eine zentrale und verlässliche Informationsbasis für die Personalarbeit. Berechtigte greifen strukturiert auf Dokumente und Informationen zu. Fabasoft Talents reduziert Medienbrüche und vereinfacht Bearbeitungswege deutlich. Der eigentliche Mehrwert entsteht, wenn die digitale Personalakte nicht nur als elektronisches Archiv dient, sondern mit den dazugehörigen Personalprozessen interagiert. Digitale Workflows vernetzen Beschäftigte, Führungskräfte und Personalstellen. Dadurch verkürzen sich Durchlaufzeiten, manuelle Tätigkeiten reduzieren sich, und Entscheidungen lassen sich nachvollziehbar dokumentieren. Mit Fabasoft Talents können Behörden ihre Personalakten und Personalprozesse auf einer gemeinsamen digitalen Grundlage abbilden und so ihre Effizienz steigern. Dabei werden hohe Anforderungen an Datenschutz, Informationssicherheit und Nachvollziehbarkeit berücksichtigt.
Sie sprechen von digitalen Workflows. Warum sind diese für die öffentliche Verwaltung so wichtig?
Wiederkehrende Abläufe in der Personalarbeit wie Einstellungen, Teilzeit, Weiterbildung oder Abwesenheiten kosten Zeit. Besonders aufwendig wird es, wenn Informationen zwischen Papier, E-Mail und unterschiedlichen Fachverfahren übertragen werden müssen. Nehmen wir einen Teilzeitantrag: Beschäftigte erfassen die notwendigen Angaben digital, der Antrag wird an die zuständige Führungskraft weitergeleitet und anschließend von der Personalstelle bearbeitet. Alle Beteiligten sehen, wo der Vorgang steht und welche Schritte noch ausstehen. Genau solche Abläufe lassen sich mit Fabasoft Talents strukturiert digital abbilden.
Das ist gerade in der öffentlichen Verwaltung relevant. Geregelte Zuständigkeiten, Fristen und nachvollziehbare Entscheidungen sind hier besonders wichtig. Digitale Workflows verbinden diese Anforderungen mit effizienten Abläufen und schaffen damit mehr Transparenz und Verlässlichkeit im täglichen Verwaltungshandeln.
Das heißt, die Einführung einer digitalen Personalakte verändert nicht nur die Zusammenarbeit in der Personalabteilung, sondern auch über Abteilungsgrenzen hinweg. Wie lassen sich die Mitarbeitenden dabei aktiv in den digitalen Wandel einbinden?
Ein wesentlicher Erfolgsfaktor der Digitalisierung ist, dass Beschäftigte unmittelbar von den neuen Möglichkeiten profitieren. Mit Self-Service-Funktionen können sie Anträge digital einreichen, erforderliche Nachweise bereitstellen und den Bearbeitungsstatus verfolgen. Über ein Personalportal stellen Sie Dokumente sicher bereit und haben jederzeit Zugriff auf wichtige Unterlagen. Abhängig vom Berechtigungskonzept erhalten Beschäftigte zudem Einsicht in Ihre Personalakte. Das reduziert Rückfragen und manuellen Aufwand. Gleichzeitig erhalten Sie mehr Transparenz über die eigenen Personalangelegenheiten und können viele Vorgänge unabhängig von Öffnungszeiten oder papiergebundenen Abläufen anstoßen.
Datenschutz ist nicht nur in der öffentlichen Verwaltung ein sensibles Thema. Wie stellt Fabasoft Talents die Einhaltung sicher?
Personalakten enthalten besonders schützenswerte personenbezogene Informationen. Deshalb müssen Zugriffe klar geregelt und sämtliche relevanten Aktivitäten und Änderungen nachvollziehbar sein. Fabasoft Talents setzt differenzierte Rechte- und Rollenkonzepte ein. Zugriffe auf HR-Dokumente lassen sich rollenbasiert und anhand definierter Regeln steuern. Auch Berechtigungen aus bestehenden HR-Systemen können übernommen werden. Aktivitäten und Änderungen werden nachvollziehbar protokolliert.
Darüber hinaus spielen Aufbewahrungs- und Aussonderungsregeln eine wichtige Rolle. Sie unterstützen Organisationen, Informationen über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg strukturiert und regelkonform zu verwalten. Damit erhalten Behörden technische und organisatorische Werkzeuge, um Datenschutz, Informationssicherheit und Nachvollziehbarkeit konsequent in ihre digitalen Personalprozesse zu integrieren.
Die Einführung neuer Software ist oft mit Herausforderungen verbunden. Wie läuft die Implementierung der digitalen Personalakte in einer Organisation ab? Welche Voraussetzungen sind dafür notwendig?
Bei der Einführung der digitalen Personalakte setzen wir auf ein standardisiertes und zugleich anpassbares Vorgehen. Dabei klären wir von Anfang an alle wichtigen Themen: von der Aktenstruktur und Migration über Berechtigungen und Schnittstellen bis hin zu Scanprozessen, Schulungen und der organisatorischen Einführung. Gerade in großen und heterogenen Organisationen empfiehlt sich eine schrittweise Einführung. Erste Organisationseinheiten oder Prozessbereiche liefern dabei wertvolle Erfahrungen für die nächsten Schritte. Was sich bewährt, fließt direkt in die weiteren Roll-out-Stufen ein.
Ein standardisiertes Vorgehen macht ein Projekt dieser Größe nicht kleiner. Es schafft vielmehr einen klaren Rahmen, hilft dabei, unnötigen Aufwand zu vermeiden und macht die einzelnen Schritte besser planbar. Auch die Beschäftigten spielen eine entscheidende Rolle. Wir informieren und schulen sie frühzeitig und beziehen sie in die Einführung ein. Denn erst wenn die digitale Personalakte im Arbeitsalltag angenommen und sicher genutzt wird, zeigt sich ihr tatsächlicher Nutzen.
Welche Rolle spielen Low-Code-/No-Code-Technologien bei der Weiterentwicklung der Personalprozesse?
Anforderungen an Personalprozesse verändern sich kontinuierlich – etwa durch neue gesetzliche Vorgaben, organisatorische Veränderungen oder angepasste interne Abläufe. Deshalb müssen sich auch digitale Prozesse flexibel weiterentwickeln lassen, ohne dass jede Änderung ein aufwendiges IT-Projekt auslöst.
Fabasoft bietet dafür grafische Werkzeuge zur Prozessmodellierung. Fachliche Teams können Prozesse auf Basis von BPMN modellieren und Formulare, Metadaten sowie die Prozesslogik an die Anforderungen der Organisation anpassen. Auch die Umsetzung und Anpassung von Personalprozessen lässt sich damit stärker an den fachlichen Anforderungen ausrichten.
Geschulte Power User können innerhalb klar definierter Governance-Vorgaben bestimmte Änderungen selbst umsetzen. So lassen sich neue Anforderungen schneller in bestehende Prozesse übernehmen, ohne für jede fachliche Anpassung ein klassisches Softwareentwicklungsprojekt zu starten.
Welche Vorteile hat Fabasoft Talents für Organisationen, die bereits mit der Fabasoft eGov-Suite arbeiten?
Für bestehende Nutzer:innen der Fabasoft eGov-Suite ergeben sich zahlreiche Synerigen. Sie kennen die Bedienkonzepte bereits und können auf ihre Erfahrungen mit der Software, dem Betrieb und der Integration in die Verwaltungs-IT zurückgreifen.
Auch bestehende Schnittstellen und Infrastrukturkomponenten lassen sich je nach Systemlandschaft weiterverwenden. Das senkt technische Risiken bei der Einführung und erleichtert den Umstieg für die Anwender:innen. Fabasoft Talents kann in bestehende E-Government-Umgebungen integriert und unter anderem an HR-Systeme wie SAP angebunden werden.
Besonders relevant ist das Zusammenspiel mit der E-Akte. Übergreifende Verwaltungsprozesse und personalbezogene Prozesse können auf derselben technologischen Basis abgebildet werden. So lassen sich bestehende Strukturen nutzen und neue Prozesse nahtlos integrieren, statt für Personalprozesse eine vollständig separate Arbeitsumgebung aufzubauen.
Sie sprechen von der digitalen Personalakte als mehr als einem Archiv. Was bedeutet das konkret?
Die reine Digitalisierung der Papierakte ist nur der erste Schritt. Entscheidend ist, dass die Personalakte zum verlässlichen Kontext für digitale Personalprozesse wird. Sie enthält nicht nur Dokumente. Sie verknüpft Informationen mit Metadaten, Zuständigkeiten, Berechtigungen, Bearbeitungsständen und der Prozesshistorie. So sehen die Beteiligten nicht nur, welche Informationen vorliegen. Sie erkennen auch, welche davon aktuell und verbindlich sind und wie der Prozess weitergeht. Genau hier zeigt sich der Vorteil einer integrierten digitalen Personalverwaltung: Informationen und Prozesse greifen direkt ineinander. Die Akte liefert den Kontext, der für den nächsten Bearbeitungsschritt zählt.
Welche Rolle kann künstliche Intelligenz künftig in der digitalen Personalverwaltung spielen?
Künstliche Intelligenz kann Beschäftigte dort unterstützen, wo heute noch viel Zeit für die Suche nach Informationen, die Zuordnung von Dokumenten und wiederkehrende Aufgaben verloren geht. Bereits heute übernimmt KI beispielsweise die automatische Klassifizierung einge-hender Dokumente, findet relevante Informationen in großen Aktenbeständen und unterstützt Beschäftigte kontextbezogen bei der Bearbeitung von Personalvorgängen.
Gerade im öffentlichen Bereich darf KI dabei nicht losgelöst vom jeweiligen Vorgang arbeiten. Sie muss Berechtigungen, den Aktenkontext und den aktuellen Bearbeitungsschritt berücksichtigen. Die digitale Personalakte schafft dafür eine wichtige Grundlage: Sie führt Informationen, Zuständigkeiten und die Prozesshistorie strukturiert zusammen.
Damit wird KI nicht zum Selbstzweck. Sie kann dort unterstützen, wo sie einen konkreten Mehrwert schafft – und gleichzeitig innerhalb der bestehenden Regeln für Datenschutz, Berechtigungen und nachvollziehbare Prozesse arbeiten.
