Mit dem aktuellen Release erweitert Fabasoft Approve die Möglichkeiten der KI-gestützten Dokumentenverarbeitung. Die Metadatenextraktion bietet neue Funktionen für Zusammenfassungen, eine bessere Nachvollziehbarkeit und eine einfachere Konfiguration. Darüber hinaus lassen sich Dokumentprüfungen flexibler gestalten und direkt in Bereitstellungsprozesse integrieren.
KI-gestützte Metadatenextraktion wird noch vielseitiger
Die Metadatenextraktion kann nun neben einzelnen Metadaten auch Zusammenfassungen zu definierten Eigenschaften erstellen. Dafür lassen sich direkt bei den jeweiligen Extraktionsdefinitionen Anweisungen hinterlegen. Die KI erstellt daraus bei der Metadatenextraktion eine passende Zusammenfassung.
Es können zusätzliche Anweisungen und Informationen auf der Eigenschaft selbst definiert werden.
Auch die Metadatenextraktionen sind nun nachvollziehbarer. Bei jeder Durchführung wird eine Signatur am Objekt angebracht, sodass ersichtlich ist, ob bereits eine Extraktion durchgeführt wurde. Zusätzlich speichert das Metadatenextraktionslog wichtige Informationen wie die verwendete Extraktion und den Zeitpunkt der Durchführung.
Die Erstellung von Extraktionsdefinitionen kann KI ebenfalls vereinfachen. Über „Extraktionsdefinitionen generieren“ erstellt die KI für ausgewählte Eigenschaften passende Definitionen und füllt deren Eigenschaften bereits vorab aus. Dadurch reduziert sich der manuelle Aufwand bei der Konfiguration deutlich.
Offene Fragen für flexiblere Dokumentprüfungen
Dokumentenprüfungen lassen sich nun noch flexibler gestalten. Neben klassischen Ja-Nein-Fragen können auch offene Fragen mit frei formulierbaren Antworten definiert werden. Damit eignen sich Dokumentprüfungen genauso für individuelle Fragestellungen, bei denen eine vorgegebene Antwortauswahl nicht ausreicht.
Bei der Dokumentprüfung wird die offene Frage „Was sind die häufigsten technischen Probleme?“ gestellt.
Die Antwort auf die oben gestellte offene Frage könnte beispielsweise wie in der Abbildung dargestellt aussehen.
Dokumentprüfungen direkt in den Bereitstellungsprozess integrieren
Bevor Lieferanten ein Dokument bereitstellen, kann nun eine Dokumentprüfung durchgeführt werden. Die Prüfung wird am Originaldokument festgelegt und muss gemacht werden, bevor der Lieferant die zugehörigen Dokumenteinträge bereitstellt.
Dabei kann individuell konfiguriert werden, ob die Prüfung erfolgreich abgeschlossen sein muss, bevor der Lieferant die zugehörigen Dokumenteinträge bereitstellen darf. So lassen sich qualitätsrelevante Prüfungen direkt in den Bereitstellungsprozess integrieren und Anforderungen bereits vor der Bereitstellung kontrollieren.
Bestehende Kommentare bei Dokumentanfragen wiederverwenden
Auch die Dokumentanfrage wurde um eine praktische Funktion erweitert. Bei übergeordneten Dokumenten können nun vorhandene Kommentareinträge ausgewählt und an den Lieferanten übermittelt werden. Dabei stehen auch Kommentareinträge aus weiteren übergeordneten Dokumenten zur Verfügung.
Die verfügbaren Kommentare erscheinen in der Kachel „Zusätzliche Kommentareinträge“ und lassen sich gezielt für die jeweilige Dokumentanfrage auswählen. So können bereits vorhandene Hinweise und Informationen aus der Dokumentenhierarchie wiederverwendet werden, ohne sie erneut erfassen zu müssen.
