Beim Digital Public Summit Austria am 8. September in Wien ging es nicht um die Frage, ob KI die Verwaltung verändern wird. Sondern darum, wie KI aussehen muss, damit sie im Arbeitsalltag wirklich unterstützt.
Gemeinsam mit dem Bundeskanzleramt (BKA) zeigte Fabasoft, wie intelligente Unterstützung direkt im elektronischen Akt (ELAK) funktioniert. Philipp Strokosch, Geschäftsführer der Fabasoft Austria GmbH, und Michelle Miller, Organisatorin im Bundeskanzleramt, gaben im Plenum Einblicke in den KI-Use-Case „KI im ELAK“. Auf der Expert Stage vertieften Michelle Miller und Philipp Strokosch die Erfahrungen aus dem Go-live.
Vom Konzept in den Arbeitsalltag
Der ELAK gehört seit 2004 zum Alltag der österreichischen Bundesverwaltung. Rund 18.000 aktive Benutzer:innen arbeiten damit und greifen dabei auf Millionen von Akten und Dokumenten zu. Genau hier setzt KI an: Wenn die relevanten Informationen bereits im Akt liegen, sollte niemand lange danach suchen müssen.
Fabasoft hat drei KI-Funktionen in den ELAK integriert:
- Chatten mit dem Akt: Mitarbeitende stellen Fragen zu einem konkreten Vorgang und erhalten Antworten im passenden Kontext.
- Chatten mit dem Teamroom: Die KI erschließt Inhalte aus gemeinsam genutzten Arbeitsbereichen.
- Chatten mit der Hilfe: Fragen zur Bedienung und zu relevanten Regelungen beantwortet die Assistenz direkt im ELAK.
Die KI arbeitet somit genau dort, wo die Arbeit stattfindet. Sie ergänzt bestehende Abläufe, statt einen zusätzlichen Arbeitsschritt zu schaffen.
KI muss im Verwaltungsalltag bestehen
Auf der Bühne wurde schnell klar: Ein KI-Projekt in der Verwaltung endet nicht mit einer technischen Integration. Es muss sich im täglichen Einsatz bewähren. Seit Jänner 2026 arbeitet die KI im ELAK produktiv. Die Erfahrungen aus dem Go-live standen deshalb auch im Mittelpunkt der Expert Stage. Michelle Miller brachte die Perspektive des Bundeskanzleramts ein und zeigte, welche Anforderungen der produktive Einsatz mit sich bringt.
Dazu gehören vor allem Rechteprüfung und Nachvollziehbarkeit. Die KI darf nur auf Informationen zugreifen, für die eine Person auch die entsprechenden Berechtigungen besitzt. Alle Zugriffe und jedes Ergebnis müssen nachvollziehbar bleiben. Gleichzeitig zählt der konkrete Nutzen. Eine KI ist dann sinnvoll, wenn sie Mitarbeitende bei einer Aufgabe unterstützt und ihnen Zeit für andere Tätigkeiten verschafft.
KI bereitet vor. Der Mensch entscheidet. Dieses Prinzip bleibt auch im ELAK zentral.
Vier Monate bis zum produktiven Einsatz
Von der Umsetzung bis zum Go-live vergingen nur rund vier Monate. Dabei trafen unterschiedliche Voraussetzungen aufeinander: Die Ressorts brachten unterschiedliche Erwartungen und Vorkenntnisse mit. Gleichzeitig musste die KI in eine bestehende, hochsichere Umgebung passen. Das Projekt zeigt deshalb vor allem eines: KI lässt sich auch in einem sensiblen Verwaltungsumfeld produktiv einsetzen, wenn Fachlichkeit, Technik und klare Rahmenbedingungen von Beginn an zusammenspielen.
Austausch, der über den Vortrag hinausging
Genau diese Erfahrungen sorgten beim Digital Public Summit Austria für viele Gespräche. Die Diskussionen drehten sich nicht nur um technische Möglichkeiten. Es ging um die Fragen, die Verwaltungen aktuell beschäftigen: Wo kann KI konkret entlasten? Welche Voraussetzungen braucht der produktive Einsatz? Und wie lässt sich dabei die Kontrolle über Daten und Prozesse behalten?
Für Fabasoft war der Summit damit mehr als eine Bühne für einen Use Case. Die Gespräche mit den Teilnehmer:innen zeigten, wie groß das Interesse an konkreten Erfahrungen aus dem Verwaltungsalltag ist.
Unser Fazit: KI darf nicht neben der Verwaltungsarbeit stehen. Sie muss dort unterstützen, wo Akten bearbeitet, Informationen gesucht und Entscheidungen vorbereitet werden. Der Public AI Use Case „KI im ELAK“ zeigt, wie das bereits heute funktioniert.
