Ein Mitarbeitender in einem Unternehmen stellt einen Förderantrag. Er tippt die Angaben ins Formular, lädt die Nachweise hoch und klickt auf Absenden. Auf dem Bildschirm erscheint eine Bestätigung, kurz und freundlich. Für das Unternehmen endet die Geschichte an dieser Stelle, für die Behörde beginnt die Bearbeitung erst.
Was nach diesem Klick tatsächlich passiert, war das Thema eines Vortrags beim Fabasoft eGov-Day in Berlin. Dr. Tobias Abthoff, Geschäftsführer von Fabasoft Deutschland, und Andreas Voglmayr, beschrieben darin den Weg vom digitalen Eingang bis zur wirksamen Entscheidung. Ihre Kernfrage dabei: Wo bricht dieser Weg heute noch ab, und was verbindet ihn?
Der Medienbruch, der bleibt
Der Antrag kommt digital an, landet in vielen Behörden aber als PDF im Posteingang. Dort beginnt die Arbeit wieder von vorn: Beschäftigte übertragen die Angaben manuell, sortieren die Unterlagen und ergänzen Vermerke per Hand. Der Antrag ist also digital eingegangen, wird aber nicht automatisch weiterverarbeitet. Genau das ist der Medienbruch – der erste Schritt digital und die folgenden Schritte erfolgen manuell.
Künstliche Intelligenz kann diesen Bruch abmildern. Sie liest den Antrag, erkennt Fristen, Beträge und Zuständigkeiten und übernimmt sie selbstständig als Metadaten. Das nimmt Beschäftigten mühsame manuelle Arbeit ab. Eine durchgängige Verbindung zwischen Antragstellung und interner Bearbeitung entsteht dadurch allein aber noch nicht. Anders sieht es beim Einsatz der Online-Services der Fabasoft eGov-Suite aus. Wenn der Online-Service und die interne Bearbeitung durchgängig verbunden sind, entsteht ein geschlossener Kreislauf. Fehlt ein Nachweis, löst der Workflow eine Rückfrage aus, die Antwort kommt über denselben Kanal zurück, und das Unternehmen sieht jederzeit den Bearbeitungsstand.
Vier Bausteine, eine Landkarte
Vier Bausteine tragen dieses Verfahren: der Online-Service, der den Kontakt nach außen hält, der Workflow, der Aufgaben, Fristen und Freigaben steuert, die künstliche Intelligenz, die liest, prüft und verdichtet, und die E-Akte, die alles zusammenhält. Diese vier Bausteine sind zugleich die Landkarte, mit der die Vortragenden Abthoff und Voglmayr durch den weiteren eGov-Day führten.
Die E-Akte übernimmt dabei eine besondere Rolle, da sie einzelne Bausteine verbindet und den fachlichen Kontext für das gesamte Verfahren bereitstellt. Zwei Schreiben können wortwörtlich gleich klingen und trotzdem eine völlig unterschiedliche Bedeutung haben. Das eine ist ein Entwurf, das andere fachlich freigegeben. Ein gewöhnlicher Dokumentenchat sieht diesen Unterschied nicht. Die E-Akte sieht ihn ab, weil sie neben dem Text auch Status und Historie berücksichtigt.
Die Entscheidung bleibt beim Menschen
Bei aller Technik ziehen Abthoff und Voglmayr eine klare Grenze: Künstliche Intelligenz bereitet den Vorgang bis zur Entscheidungsreife vor, sie entscheidet nicht, sondern strukturiert relevante Informationen und unterstützt dabei, fehlende Angaben oder Widersprüche zu erkennen. Sobald fachliches oder rechtliches Ermessen gefragt ist, prüft die zuständige Fachkraft die Hinweise und entscheidet selbst. Jede Aktivität der KI fließt in den bestehenden Audit-Trail der Fabasoft eGov-Suite ein und bleibt bis zur Quelle nachvollziehbar.
Move the AI, not the Data
Der prägnanteste Satz des Vortrags lautete: Move the AI, not the Data. Der Grund dafür liegt im Wesen der E-Akte. Wer dort etwas einsehen darf, hängt nicht nur von einer festen Rolle ab, sondern auch vom aktuellen Stand eines Verfahrens. Eine Kopie der Dokumente allein würde diese dynamische Logik nicht abbilden.
Also holt Fabasoft die fachliche KI-Logik selbst in die E-Akte. Prompts, Prüfschemata und Verarbeitungsschritte ziehen in die vertraute Umgebung um, während das Sprachmodell dahinter austauschbar bleibt. Die E-Akte stellt damit die Ausführungsumgebung der Fachlogik bereit, den sogenannten Harness. Erprobt haben sie das der Plausibilitätsprüfung aus dem Projekt SPARK des Bundesministeriums für Digitales und Staatsmodernisierung (BMDS). Die Fachlogik extrahiert Aussagen aus Dokumenten, vergleicht zusammengehörige Angaben und prüft Widersprüche anhand der ursprünglichen Textstellen.
Klein beweisen, weit tragen
Wie findet dieses Zusammenspiel den Weg in andere Behörden? Fabasoft folgt einem festen Einführungsprozess: Information, Ideation, Machbarkeitsnachweis, Roll-out. Jeder Schritt endet mit einer bewussten Entscheidung, bevor Aufwand und Budget wachsen. Die Erfolgskriterien für Fehlerquote, Zeitgewinn und Akzeptanz stehen schon vor dem ersten Test fest. Was überzeugt, wandert in den produktiven Betrieb. Was nicht überzeugt, wird überarbeitet, bevor es weitere Ressourcen bindet.
Der Kreis schließt sich
Am Ende liegt der Förderantrag bei der zuständigen Fachkraft. Sie kann die aufbereiteten Informationen und Hinweise prüfen und auf dieser Grundlage entscheiden. Gleichzeitig bleibt der Prozess für das antragstellende Unternehmen auch nach dem Absenden nachvollziehbar. Der digitale Kanal endet nicht mit dem Absenden, sondern verbindet Antragstellung, Bearbeitung und Rückmeldung. So schließt sich der Kreis zwischen Außen- und Innensicht.
Genau darin liegt für Fabasoft der Kern von High-Performance Government: nicht mehr Tempo um seiner selbst willen, sondern eine Verwaltung, die ihren Auftrag spürbar besser erfüllt.
