Am 1. September 2026 haben sich in Zürich Vertreter:innen von Kantonen, Städten, Gemeinden und verwaltungsnahen Organisationen mit Fabasoft und unserem Partner Nexplore an einen Tisch gesetzt. Die Frage: Wie lässt sich Microsoft Teams mit Fabasoft OneGov verbinden, so dass die Zusammenarbeit einfach bleibt und geschäftsrelevante Dokumente trotzdem rechtssicher im richtigen Dossier landen?
Heute ein Medienbruch
In vielen Verwaltungen ist Microsoft Teams der Ort für Chats, kurzfristige Abstimmungen und die Zusammenarbeit. Fabasoft OneGov ist die intelligente Geschäftsverwaltung, in der Verwaltungen Geschäftsdokumente nachvollziehbar führen und rechtssicher ablegen.
Dazwischen liegt Handarbeit. Dokumente werden hin- und herkopiert, Versionen laufen auseinander, Entscheide bleiben in Chatverläufen hängen. Genau dieser Medienbruch war der Ausgangspunkt des Workshops.
Fabasoft und Nexplore stellten den Kund:innen dazu zwei Anwendungsfällen als Diskussionsgrundlage vor:
- Von OneGov nach Teams: Dokumente oder ein Dossier temporär in einem Teams-Arbeitsraum bereitstellen, gemeinsam bearbeiten und nach Abschluss samt Versionen ins Dossier zurückführen.
- Von Teams nach OneGov: Ein in Teams gestartetes Projekt wird aktenrelevant. Dokumente und Metadaten wandern strukturiert in ein OneGov-Dossier, der Arbeitsraum wird bereinigt.
Die zentralen Fragen an die Teilnehmenden: Wie sieht Ihr Alltag mit Teams und GEVER aus? Wo liegen Ihre grössten Hürden bei Berechtigungen, Metadaten und Governance? Was ist Ihr zwingendes Must-have für eine erste Ausbaustufe?
Gerade weil die Antworten auseinandergingen, war die Diskussion ergiebig: ob Dokumente in Teams gespiegelt oder physisch übertragen werden sollen, wie sich Berechtigungen und Authentifizierung über Entra ID abbilden lassen, ob Chatverläufe und Notizen aktenrelevant sind. Beim Umfang einer ersten Ausbaustufe war die Haltung dagegen einhellig: schlank umsetzen.
Technik allein reicht nicht
Die Integration ist nicht nur eine technische Aufgabe. Es braucht auch organisatorische Regeln: Welche Inhalte dürfen überhaupt in Teams entstehen, wer entscheidet über die Überführung ins Dossier, und ab wann gilt ein Arbeitsraum als abgeschlossen.
«Der Workshop hat gezeigt, dass Teams zwar in aller Munde ist, aber nicht überall gleich stark im Einsatz. Unabhängig davon beschäftigt die öffentlichen Verwaltungen die Frage, wie sie die Nutzung von Teams ermöglichen und gleichzeitig sicherstellen können, dass geschäftsrelevante Dokumente im richtigen Dossier in GEVER abgelegt werden. Wir diskutierten offen verschiedene Lösungsansätze, wodurch sowohl die Grenzen der technischen Möglichkeiten als auch die Notwendigkeit normativer Regelungen im Umgang mit Teams und GEVER deutlich wurden. Workshops dieser Art führen nicht immer direkt zum Ziel, signalisieren den Kunden aber die Möglichkeit zur Partizipation und zeigen auf, wie schnell sich solche Themen zu komplexen Herausforderungen entwickeln können.»
Jargo de Luca, Prozess- und Recordsmanager, Staatskanzlei des Kantons St. Gallen
Wie es weiter geht
Aus den Ergebnissen entsteht ein priorisierter Backlog und daraus ein konkreter Vorschlag an interessierte Organisationen. Der Entwicklungsstart mit Pilotkund:innen ist Anfang 2027 geplant. In monatlichen Steering-Meetings bestimmen wir gemeinsam das weitere Vorgehen. Getestet wird dabei auf dem eigenen Teams-Tenant der Pilotkund:innen.
Zwei Punkte sind bereits gesetzt: Die Anbindung auf Seite der Fabasphere wird integraler Produktbestandteil und ist in den OneGov Lizenzen enthalten. Die Teams-seitige Erweiterung stellen wir Open Source zur Verfügung.
«Ich habe insbesondere den Austausch mit anderen Verwaltungen geschätzt. Zu sehen, wie sie arbeiten, wo sie auf Hürden stossen und welche Bedürfnisse bestehen, ist für ein Projekt wie die Integration von Teams sehr wertvoll.»
Balázs Csapó, Produktmanager GEVER, Amt für Informatik (AFI) Kanton Thurgau
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