Zahlreiche Verfahren, knappe Ressourcen und wachsende Erwartungen an digitale Services verändern den Verwaltungsalltag grundlegend. Gleichzeitig treiben Automatisierung, KI und moderne HR-Systeme den Wandel voran. Andreas Voglmayr, Business Unit Executive bei Fabasoft, erklärt, wie E-Akte, digitale Personalakte und intelligente Anwendungen zusammenspielen – und welche Hebel aus seiner Sicht zu nachhaltiger Entlastung führen.
Herr Voglmayr, welche Rolle spielt modernes Verwaltungsmanagement bei der Bewältigung der aktuellen Herausforderungen?
Modernes Verwaltungsmanagement ist entscheidend dafür, ob Behörden handlungsfähig bleiben. Die Verwaltung entwickelt sich weg von einer dokumentenzentrierten Bearbeitung hin zur aktiven Steuerung von Abläufen.
Der Druck steigt: Erfahrene Mitarbeitende gehen in den Ruhestand, viele Stellen bleiben unbesetzt. Gleichzeitig erwarten Bürger:innen schnelle Rückmeldungen – geprägt von digitale Nutzererfahrungen aus dem E-Commerce.
Wer beispielsweise einen Reisepass beantragt, erwartet eine zügige Bearbeitung ohne Rückfragen. Diese Erwartung lässt sich nicht primär durch Personalaufbau erfüllen, sondern durch klare Strukturen und durchgängige Prozesse.
In vielen Behörden war die E-Akte der erste Schritt der Digitalisierung. Warum reicht eine reine digitale Ablage heute nicht mehr aus?
Die E-Akte hat zwar vielerorts das Papier ersetzt, aber die Prozesse blieben oft analog. Entscheidend ist nicht das Dokument allein, sondern dessen Kontext. Erst wenn E-Akte, gesteuerte Prozessschritte und Fachverfahren ineinandergreifen, entsteht ein durchgängiger Arbeitsfluss. Die Fabasoft eGov-Suite verknüpft die E-Akte direkt mit gesteuerten Workflows. Sie klassifiziert Dokumente, führt diese mit strukturierten Daten zusammen und steuert Verantwortlichkeiten. So arbeiten Mitarbeitende ohne Medienbrüche, treffen schneller Entscheidungen und bringen Verfahren voran. Die E-Akte bleibt ein wichtiger Baustein. Ihren vollen Nutzen entfaltet sie jedoch erst, wenn sie aktiv in die tägliche Arbeit eingebunden ist und nicht nur als digitale Ablage dient.
Wenn Behörden ihre Abläufe konsequent digital denken: Wo liegen derzeit die größten Potenziale für Automatisierung und KI im Verwaltungsalltag?
Die größten Effizienzgewinne entstehen, wo Automatisierung und flexible Prozessgestaltung zusammenspielen. Künstliche Intelligenz erkennt, klassifiziert und bereitet Inhalte auf. Low-Code/No-Code ermöglicht es, diese Funktionen in Abläufe zu integrieren.
Ein Beispiel ist der Posteingang: Das System klassifiziert eingehende Dokumente automatisch und überführt diese in die richtige E-Akte. Fristen und Wiedervorlagen steuern die nächsten Schritte. Standardisierte Vorgänge laufen weitgehend automatisiert – und nachvollziehbar dokumentiert. So können sich Sachbearbeitende auf komplexe Entscheidungen konzentrieren.
Die E-Akte bildet dabei das Fundament. Jeder Schritt wird nachvollziehbar dokumentiert - auch automatisierte Entscheidungen. Wer später prüft, erkennt klar, wie ein Ergebnis zustande kam. Diese Transparenz ist eine zentrale Voraussetzung für Vertrauen sowie für die Einhaltung rechtlicher und revisionssicherer Anforderungen.
Viele Verwaltungen möchten Prozesse schneller anpassen, stoßen jedoch an Grenzen ihrer IT-Ressourcen. Wie helfen Low-Code-/No-Code-Ansätze konkret?
Low-Code/No-Code verlagert die Prozessgestaltung in die Fachbereiche. Expert:innen passen Arbeitsweisen selbst an und reagieren direkt auf neue Vorgaben. Das ist entscheidend, weil sich rechtliche und organisatorische Rahmenbedingungen laufend ändern. Die IT übernimmt weiterhin Verantwortung für Architektur, Sicherheit und Governance. Aus meiner Sicht gilt dabei: Die Technik folgt den fachlichen Anforderungen.
In der Fabasoft eGov-Suite sind Low-Code-/No-Code-Funktionen direkt in die E-Akte eingebunden. Fachbereiche modellieren Abläufe visuell, orientiert an Standards wie BPMN 2.0, und implementieren sie unmittelbar. Planung und Umsetzung sind eng verzahnt. Zudem sind alle Prozessschritte über den gesamten Lebenszyklus eines Vorgangs nachvollziehbar.
Kann künstliche Intelligenz hier zusätzliche Unterstützung im Verwaltungsalltag liefern?
Ja, insbesondere in Bereichen mit hohem Dokumenten- und Informationsaufkommen. In der Fabasoft eGov-Suite stehen dafür konkrete, praxisnahe KI-Anwendungsfälle bereit. KI erkennt eingehende Dokumente, ordnet sie automatisch zu und extrahiert relevante Inhalte. Sie fasst umfangreiche Schriftstücke zusammen, sodass Mitarbeitende schneller den Überblick gewinnen. Mit der KI-Funktion „Chat mit Dokumenten“ stellen Nutzer:innen gezielte Fragen in natürlicher Sprache und erhalten präzise Antworten direkt aus den vorhandenen Informationen.
Effiziente Prozesse sind das eine – das Herz jeder Verwaltung sind die Mitarbeitenden. Welche Rolle spielen digitale Personalprozesse für ein funktionierendes Verwaltungsmanagement?
Moderne Personalprozesse steuern den gesamten Employee Lifecycle: von Recruiting über Onboarding bis hin zur Mitarbeiterentwicklung. Dafür braucht es eine strukturierte Datenbasis. Viele Organisationen verfügen bereits über ein HR-System. Häufig fehlt jedoch eine durchgängige digitale Personalakte. Fabasoft Talents schließt diese Lücke und schafft messbaren Mehrwert im operativen Alltag. Prozesse und Genehmigungen – etwa Teilzeit- oder Abwesenheitsanträge – laufen vollständig digital und ortsunabhängig. Mitarbeitende und Führungskräfte greifen jederzeit auf relevante Informationen zu. Das erleichtert Zusammenarbeit und reduziert Medienbrüche im Alltag.
Natürlich erfordert ein Umstieg erstmal Aufwand, denn Organisation und Struktur müssen neu gedacht werden, dieser Transformationsschritt zahlt sich jedoch mittel- und langfristig aus. Mit „Talents“ schöpfen unsere Kunden aus dem Vollen und schaffen eine durchgängige Digitalisierung ihrer Prozesse und so sind sie auch für zukünftige Aufgaben gerüstet.
Wie lassen sich Datenschutz und Effizienz in Fabasoft Talents verbinden?
Personaldaten zählen zu den sensibelsten Informationen in einer Verwaltung. Fabasoft Talents basiert auf einem differenzierten Rollen- und Berechtigungskonzept. Dieses steuert präzise, wer Inhalte sehen, bearbeiten oder freigeben darf. Jede Aktion wird protokolliert und bleibt nachvollziehbar. So entsteht ein durchgängiger, revisionssicherer Prozess, der Sicherheit und Effizienz verbindet. Die digitale Personalakte bleibt jederzeit kontrollierbar und gleichzeitig flexibel nutzbar.
Ein weiterer Aspekt ist die sichere Zusammenarbeit über Self-Service-Funktionen. Dabei stoßen Mitarbeitende und Führungskräfte bestimmte Personalvorgänge selbst an, etwa Anträge oder Genehmigungen, und bearbeiten sie direkt im System.
Organisationen, die mit der Fabasoft eGov-Suite arbeiten, bringen bereits viele Voraussetzungen mit. Sicherheitsmechanismen und Schutzbedarfe lassen sich direkt auf die digitale Personalakte „Talents“ übertragen. Dadurch entsteht ein konsistentes Sicherheitsniveau über alle Bereiche hinweg.
Wenn eine Behörde ihre Prozesse konsequent digital organisiert und Automatisierung stärker nutzt: Woran merken Mitarbeitende im Alltag zuerst, dass sich ihre Arbeit tatsächlich verändert?
Die Veränderungen werden im Arbeitsalltag schnell greifbar: Systeme übernehmen wiederkehrende Schritte und bereiten Informationen so auf, dass sie sofort nutzbar sind. Routinetätigkeiten treten in den Hintergrund, während fachliche Entscheidungen stärker in den Mittelpunkt rücken. Viele erleben genau das als echten Gewinn im Arbeitsalltag: weniger kleinteilige Abstimmung, mehr inhaltliche Tiefe – und damit auch mehr Kapazität für wertschöpfende und fachlich anspruchsvolle Aufgaben.
Dieses Interview ist auch hier erschienen: eGovernment
