Künstliche Intelligenz (KI) revolutioniert zunehmend Geschäftsprozesse – auch im Vertragsmanagement, das für Einkaufsabteilungen eine zentrale Rolle spielt. Im Beschaffungswesen sind insbesondere Lieferantenverträge, Rahmenvereinbarungen, Service-Level-Agreements (SLAs) und allgemeine Einkaufsbedingungen relevant. Diese Vereinbarungen regeln Lieferkonditionen, Preise, Lieferfristen, Qualitätsanforderungen, Zahlungsmodalitäten und Compliance-Aspekte.
Die manuelle Erstellung, Verwaltung und Analyse von Verträgen ist oft zeitintensiv und fehleranfällig. Gerade im Einkauf, wo es meist gilt, zahlreiche Lieferantenverträge mit umfangreichen Konditionen zu überblicken, hilft KI dabei, die Verhandlungsposition zu stärken, fundierte Entscheidungen zu treffen, operative Kosten zu senken sowie Risiken frühzeitig zu erkennen und zu minimieren. Von der automatisierten Vertragserstellung über die intelligente Analyse bis hin zur Risikobewertung und Einhaltung rechtlicher Bestimmungen – KI-gestützte Vertragsmanagement-Software zeigt Betrieben neue Wege auf, ihre Beschaffungsprozesse effizienter und sicherer zu gestalten.
Compliance-Vorgaben sicher einhalten
Dank der Fähigkeit, große Textmengen zu analysieren, spielt die KI in der Vertragsverhandlungsphase sowie bei laufenden Änderungen von Rechts- und Compliance-Vorgaben eine entscheidende Rolle. Mit KI-Prüfkatalogen lassen sich Verträge auf verschiedenste Aspekte hin kontrollieren – beispielsweise auf von Legal definierte K.-o.-Kriterien oder bestimmte Klauseln. Speziell bei neuen oder geänderten Gesetzen wie in der Vergangenheit durch das Lieferkettengesetz (LkSG) oder DORA im Finanzbereich, ist dieses Feature ein wertvolles Tool, um mit nur wenigen Klicks den gesamten Vertragsbestand mit Lieferanten auf Compliance zur Regulatorik zu überprüfen. Das manuelle Durchsuchen und Abgleichen von Dokumenten entfällt damit. Bei Handlungsbedarf erstellt die Software automatisch die passenden Ergänzungsvereinbarungen mittels Klauselbibliothek und startet die Genehmigungs- und Zeichnungsprozesse inklusive digitaler Signatur. Die Lieferanten sind dabei nahtlos in die Workflows eingebunden, um Medienbrüche zu vermeiden.
Schnellere Entscheidungen treffen
Auch um rasch fundierte Entscheidungsgrundlagen zu erhalten, bietet die KI verschiedene Möglichkeiten – darunter die Generierung von verständlichen Kurzzusammenfassungen. Je nach Dokument – ob Lieferantenvertrag, SLA oder NDA – berücksichtigt die KI bei der Textanalyse die unterschiedliche Ausprägung der Dokumente. So gelingt Einkaufsleiter:innen der schnelle Überblick über die wichtigsten Konditionen, selbst bei umfangreichen und vielschichtigen Vertragswerken. Das Ergebnis sind kürzere Bearbeitungszeiten sowie raschere Entscheidungen und Vertragsabschlüsse.
Zusätzlich können Verantwortliche der KI mittels Chat-Funktion Fragen zu Vertragsinhalten stellen, etwa „Welche Lieferfristen gelten für diesen Vertrag?“ oder: „Welche Sanktionen sind bei Lieferverzug vorgesehen?“. Das System liefert in wenigen Sekunden die passende Antwort, inklusive Quellenangabe.
KI nutzen – ohne Kompromiss bei der Datensicherheit
KI-Tools gibt es mittlerweile viele – doch die Sicherheit der eingesetzten Daten muss dabei stets an erster Stelle stehen. Da es sich vor allem im Vertragsmanagement um streng vertrauliche Informationen handelt, sind versteckte Abhängigkeiten, unklare Datenflüsse oder unbefugte Zugriffe durch Dritte strikt zu vermeiden. Um die eigene digitale Souveränität zu stärken, ist es für Unternehmen daher wichtiger denn je, auf europäische Anbieter zu setzen, die ihre Daten sicher und rechtskonform innerhalb der EU speichern und verarbeiten. Zum Nachweis maximaler Datenschutz- und Informationssicherheitsstandards dienen unabhängige Zertifikate wie das C5-Testat des BSI oder der EU Cloud Code of Conduct auf Level 3.
Fazit
Künstliche Intelligenz im Vertragsmanagement bietet dem Einkauf eine Vielzahl von praxisnahen Vorteilen. Der Schlüssel zum maximalen Nutzen der KI liegt dabei in ihrem gezielten Einsatz: Dort, wo sie präzise Ergebnisse liefert und signifikante Effizienzgewinne ermöglicht. Entscheidend ist, den gesamten Geschäftsprozess zu betrachten und beispielsweise KI mit digitalen Workflows zu kombinieren, um eine ganzheitliche Digitalisierung zu erreichen.
