Die Verwaltung erlebt derzeit einen „Generationenwechsel“. Mit der Transformation vom digitalen zur „intelligenten Akte“ startet die Fabasoft eGov-Suite in eine neue Ära. Die digitale Akte war in der Lage, Dokumente elektronisch zu speichern, Metadaten wie Datum, Absender oder Zuständigkeit zu ergänzen und das Papierarchiv zu ersetzen. Sie blieb jedoch „passiv“: erkannte keine Zusammenhänge und unterstützte Fachkräfte nicht aktiv bei Entscheidungen.
Die intelligente Akte verändert die Arbeit der Verwaltung grundlegend. Sie versteht Inhalte mithilfe von Mindbreeze AI, analysiert Texte, erkennt Zusammenhänge und beantwortet Fragen direkt aus dem organisationsinternen Datenbestand. Aus einer digitalen Akte wird ein Assistent, der Mitarbeitende im Alltag unterstützt und Verwaltungsarbeit spürbar erleichtert. Smarte Use Cases wie die automatische Dokumentenklassifikation oder die direkte Interaktion mit dem Datenbestand zeigen, wie künstliche Intelligenz Prozesse beschleunigt und Entscheidungen vorbereitet. Expert:innen gewinnen Freiräume für komplexe Aufgaben, während Routinearbeiten automatisiert ablaufen.
Standardisierte AI Use Cases mit der Fabasoft eGov-Suite
Mithilfe der Mindbreeze AI bringt die Fabasoft eGov-Suite standardisierte Anwendungsfälle direkt in den Verwaltungsalltag. Elektronische Aktenführung, Workflows, Dokumentenmanagement und KI-Funktionen interagieren nahtlos, ohne externe Systeme anbinden zu müssen. Behörden sparen Zeit, reduzieren Komplexität und arbeiten in einer einheitlichen Umgebung. Neue Solutions lassen sich unkompliziert ergänzen, da alle Fabasoft Solutions optimal aufeinander abgestimmt sind und direkt zusammenwirken. Beratung und Services kommen aus einer verlässlichen Hand: Fabasoft als Softwareproduktunternehmen und Cloud-Dienstleister stellt alle Technologien, inklusive Mindbreeze AI, selbst bereit und nutzt diese auch. Kunden profitieren von lokalen Ansprechpartnern und direktem Support, der Prozesse effizient begleitet und die Einführung neuer Solutions bzw. Funktionen erleichtert.
Chatten mit der Akte
Akten enthalten nicht nur einfache Sammlungen von Dokumenten, sondern sie haben eine hierarchische Struktur: Ganz oben befindet sich die Hauptakte, darunter Teilakten oder Unterordner, darin wieder Dokumente. Die Suche nach relevanten Informationen kostet Fachkräften wertvolle Zeit. Mit Mindbreeze AI lassen sich Akten direkt befragen.
Die KI versteht Inhalte und Kontext, verknüpft Informationen aus verschiedenen Quellen und fasst sie, passend zur Frage, zusammen. Fachkräfte chatten mit der Akte in natürlicher Sprache. Die KI prüft Zugriffsrechte und liefert sofort präzise Antworten.
Chat mit Dokumenten
Selbst einzelne Dokumente beanspruchen viel Aufmerksamkeit. Relevante Inhalte „verstecken“ sich in verschiedenen Abschnitten langer Texte. Der Chat mit Dokumenten ermöglicht gezielte Abfragen. KI berücksichtigt Metadaten, verknüpft Details und liefert präzise Antworten zu den wesentlichen Aussagen des Textes. Statt Hunderte Seiten zu lesen, erhalten Fachkräfte direkt die benötigte Information.
Interaktive Assistenz
Klare Verwaltungsregeln und übersichtliche, verständliche Handbücher erleichtern den Alltag. Die interaktive Assistenz beantwortet Fragen zur Arbeit mit dem elektronischen Akt (ELAK) oder zu organisatorischen Vorgaben – faktenbasiert, transparent und rollenbezogen. Zudem sorgen Quellenangaben für jederzeitige Nachvollziehbarkeit.
Zusammenfassungen
KI sorgt dafür, bei Akten mit umfangreichen Inhalten und jahrzehntelanger Historie den Überblick zu bewahren. Sie erstellt rollenspezifische Zusammenfassungen, die auf Metadaten und Inhalten basieren. Das heißt, die künstliche Intelligenz bereitet Informationen so auf, dass sie genau zu der Position sowie den Aufgaben des Mitarbeitenden passen – und berücksichtigt dabei auch die festgelegten Zugriffsrechte.
So erhalten Sachbearbeiter:innen etwa strukturierte Fakten und Fristen für die Bearbeitung. Die Amtsleiter:innen sehen strategische Kennzahlen, Berichte und Handlungsempfehlungen.
Metadaten-Extraktion
Metadaten lassen sich heute effizient aus Dokumenten gewinnen. KI erkennt Strukturen, extrahiert Schlüsselbegriffe und ordnet die Daten automatisch zu. Das vereinfacht die Aktenführung erheblich und reduziert den manuellen Aufwand.
Nutzen für die Verwaltung
Die intelligente Akte steigert Geschwindigkeit und Qualität der Verwaltungsarbeit. Mitarbeitende finden Informationen schneller, treffen fundierte Entscheidungen und reduzieren Routineaufgaben. Anträge lassen sich effizienter bearbeiten, Bürger:innen profitieren von kürzeren Durchlaufzeiten und besserem Service.
Fabasoft kombiniert jahrzehntelange Erfahrung in der öffentlichen Verwaltung mit modernster KI-Technologie. Die Integration von Mindbreeze AI in die Fabasphere bringt Wissen, Technologie und Support aus einer Hand. Behörden nutzen damit eine stabile, sichere und skalierbare Plattform, die europäische Datenschutzstandards erfüllt und volle Transparenz bietet.
