Die Zeit der klassischen IT-Projekte ist vorbei. Statt monatelanger Planung und starrer Strukturen beginnt mit KI und Cloud-native-Technologien die Ära der Data-driven Projects.
Diese Projekte bringen Tempo, Flexibilität und Entscheidungsstärke. Organisationen reagieren in Echtzeit, basierend auf Daten, die in Softwareprodukten wie der Fabasoft eGov-Suite integriert genutzt werden.
Weniger Ballast, mehr Wirkung
Klassische Projekte setzten große Teams voraus: Projektmanager:innen, Stellvertretungen, Tester:innen, Fachadministratoren. Heute reicht oft ein kleines Team. Der Fachadministrator gibt die Richtung vor.
Features lassen sich einfach aktivieren, sobald sie bereitstehen – ohne monatelange Vorbereitungen und Ausfallzeiten. Das Ergebnis: Projekte wandeln sich von Mammutaufgaben zu effizienten, dynamischen Prozessen.
KI macht Daten wertvoll
Behörden und Unternehmen sitzen auf riesigen Datenmengen. Bisher lagen sie ungenutzt in Akten, Datenbanken oder Posteingängen. KI erschließt nun diesen Datenschatz und bringt Struktur in die Datensammlungen.
Ein zentraler AI Use Case der Fabasoft eGov-Suite ist die Zusammenfassung: Künstliche Intelligenz fasst komplexe Vorgänge – etwa von Akten mit mehreren hundert Seiten – kompakt zusammen. Mitarbeitenden erhalten in kürzester Zeit einen klaren Überblick über Sachverhalte, den wichtigsten handelnden Personen und den zentralen getroffenen Entscheidungen.
Zusammenfassungen werden nach individuellen Anforderungen und Zugriffsrechten erstellt, sodass jede Person genau die Informationen erhält, die für ihre Aufgaben relevant sind. Sachbearbeitende bekommen strukturierte Fakten und Fristen, welche die Bearbeitung deutlich beschleunigen. Führungsebenen erhalten Kennzahlen, Berichte und Handlungsempfehlungen, während IT-Teams die für ihre Tätigkeiten relevanten Daten einsehen.
Ergänzend dazu wird der elektronische Akt durch KI zum intelligenten Akt. Die integrierte Chat-Funktion beschleunigt die Arbeit direkt: Gezielte Fragen werden sofort und fallbezogen beantwortet. So bleibt der Informationsfluss stets transparent und effizient, selbst bei umfangreichen Akten und mit jahrzehntelanger Historie. Die KI unterstützt damit nicht nur den Überblick, sondern steigert auch die Qualität und Treffsicherheit von Entscheidungen erheblich.
Kulturwandel in Projekten
Data-driven Projects führen einen Haltungswechsel herbei. Herkömmlich stand die lange Diskussion über die Funktion im Vordergrund. AI-Projekte funktionieren anders:
Bei diesen Projekten wird die künstliche Intelligenz aktiviert und sofort mit Daten genutzt. Das Deployment ist nicht das Ende des Projekts, sondern der Anfang. Die Optimierung erfolgt erst, nachdem die Funktion mit den realen Bestandsdaten zur Verfügung steht.
Angelehnt an das CRISP-DM-Modell, das hauptsächlich in Data-Mining-, Forschungs-, Analyse- und Entwicklungsprojekten zum Einsatz kommt, gliedert sich die Einführung von AI-Funktionen eines Standardprodukts in drei Phasen: Business Understanding, Data Understanding sowie Evaluation.
Data Sets mit typischen Fragen und Nutzungsszenarien kombiniert mit klaren Bewertungskriterien für eine präzise und hilfreiche Antwort bilden die Grundlage der Arbeit. Diese Kombination wird zu einem Datensatz verarbeitet, der die Basis für das Verbessern der AI Funktionen bietet. Das Data Set kann so wiederkehrend und iterativ für das Optimieren und Messens des Fortschritts verwendet werden. So entsteht eine strukturierte Herangehensweise, um AI gezielt für konkrete Use Cases einzusetzen. Statt Angst vor Veränderung entsteht Offenheit: KI und Cloud-native-Systeme erleichtern und unterstützen die Arbeit. Projekte werden schneller, transparenter und bringen spürbaren Nutzen für alle Beteiligten.
Fazit:
Data-driven Projects wandeln klassische IT-Vorhaben in dynamische Prozesse. Fabasoft begleitet Kunden bei dieser Transformation. Ein essenzieller Schritt ist die Fabasphere, das neue Cloud-native-Zuhause für Dokumente und Prozesse. Auf der technologischen Basis des Fabasphere AI Core – bestehend aus der Fabasoft Cloud und Mindbreeze AI – bietet die Fabasphere ein vernetztes Ökosystem aus Solutions für unterschiedliche Anforderungen. Hier sorgen smarte Workflows, KI-gestützte Automatisierung und nahtlose Integrationen für klare Strukturen und reibungslose Zusammenarbeit. Statt isolierter Solutions entsteht intelligentes Wissensmanagement, das sich an die komplexen Bedürfnisse führender Organisationen und an Menschen hinter ihren Erfolgen anpasst.
