Die digitale Personalakte für die öffentliche Verwaltung
Namhafte Kunden vertrauen auf Fabasoft
Unsere digitale Personalakte erfüllt höchste Datenschutz- und Sicherheitsstandards
Verwalten Sie Zugriffsrechte: Fabasoft Talents steuert Zugriffe auf HR-Dokumente rollenbasiert und auf Basis definierter Regelwerke. Berechtigungen lassen sich über Stammdaten aus HR-Systemen wie SAP automatisiert übernehmen und konsistent anwenden. So stellen Sie sicher, dass ausschließlich befugte Personen auf sensible Personaldaten zugreifen – für mehr Datenschutz, weniger administrativen Aufwand und verlässliche Compliance in Ihrer HR-Arbeit.
Personalakten rechts- und revisionssicher digitalisieren
Führen Sie elektronische Personalakten sicher, gesetzeskonform und jederzeit nachvollziehbar – ohne zusätzlichen Aufwand im Arbeitsalltag. Mit Fabasoft Talents schützen Sie sensible Daten Ihrer Mitarbeitenden konsequent und stärken zugleich die Compliance Ihrer Organisation.
Ein flexibel anpassbares Berechtigungskonzept stellt sicher, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf vertrauliche Informationen erhalten. Fabasoft Talents dokumentiert jeden Aufruf sowie jede Änderung automatisch vollständig, protokolliert diese revisionssicher und speichert sie nachvollziehbar. So schaffen Sie maximale Transparenz, reduzieren Datenschutzrisiken und gewinnen Sicherheit bei Prüfungen, Audits und internen Freigabeprozessen.
Vom Papier zur digitalen Arbeitsumgebung – Einführung der digitalen Personalakte
Mit Fabasoft Talents profitieren Sie von einer elektronischen Personalakte, die Fabasoft speziell für den Arbeitsalltag im öffentlichen Sektor entwickelt hat. Als Marktführer im Bereich elektronischer Akten übertragen wir bewährte Bedienkonzepte aus dem Behördenumfeld auf Fabasoft Talents – intuitiv, effizient und konsequent nutzerorientiert.
Der Wechsel von der analogen zur digitalen Aktenführung gelingt nahtlos, weil vertraute Abläufe aus der Papierakte erhalten bleiben und digitale Funktionen diese gezielt vereinfachen. Mitarbeitende blättern weiterhin durch Akten – nur strukturierter, schneller und transparenter.
Die benutzerfreundliche Oberfläche unterstützt effiziente Abläufe, verkürzt die Einarbeitung und erleichtert Personalprozesse im Alltag spürbar. Gleichzeitig integriert Fabasoft Talents Barrierefreiheit von Anfang an und unterstützt Beschäftigte bei individuellen Anforderungen im Arbeitsalltag. So entsteht eine digitale Personalakte, die alle Personen sicher, effizient und ohne Hürden nutzen können.
Nahtlose Integration der digitalen Personalakte
Integrieren Sie die digitale Personalakte von Fabasoft nahtlos in Ihre bestehende E-Government-Umgebung. Dank umfassender Anbindungen an etablierte Anwendungen, Standards und Schnittstellen – darunter SAP, XÖV-Standards, Governikus und Scan-Software – profitieren öffentliche Organisationen von durchgängigen, medienbruchfreien Abläufen und spürbar beschleunigten Personalprozessen.
FAQ
Eine digitale Personalakte verwaltet alle Daten und Dokumente der Mitarbeitenden als elektronisch geführte Akte. Statt Informationen in Papierordnern, E-Mail-Postfächern oder unterschiedlichen Systemen zu suchen, stehen alle relevanten Unterlagen strukturiert, aktuell und schnell auffindbar zur Verfügung.
Mit Fabasoft Talents führen Sie Personalakten vollständig digital und schaffen eine zentrale Informationsbasis für Ihre HR-Arbeit. Das reduziert Suchzeiten, beschleunigt Abläufe und unterstützt fundierte Entscheidungen – genau dann, wenn Informationen benötigt werden.
Eine digitale Personalakte beschleunigt Personalprozesse und schafft klare Strukturen. Mitarbeitende greifen ortsunabhängig auf berechtigte Informationen zu, bearbeiten Vorgänge direkt online und vermeiden Medienbrüche. Das entlastet HR-Teams im Tagesgeschäft und schafft Freiraum für strategische Aufgaben.
Fabasoft Talents bündelt alle relevanten Personaldaten an einem Ort (Single Source of Truth), führt durch klar definierte Abläufe und steuert den Zugriff über ein fein abgestuftes Berechtigungskonzept. Jede Änderung bleibt nachvollziehbar dokumentiert. Sensible Daten bleiben geschützt und Unternehmen erfüllen Compliance-Vorgaben einfacher.
Die wichtigsten Vorteile einer digitalen Personalakte auf einen Blick:
- Effizienzsteigerung durch Automatisierung: Wiederkehrende Aufgaben laufen automatisch ab, verkürzen Bearbeitungszeiten und sparen wertvolle Zeit. Das senkt den manuellen Aufwand und vermeidet Fehler.
- Sicherheit und Datenschutz: Verschlüsselung und definierte Sicherheitsmechanismen schützen sensible Personaldaten.
- Compliance: Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten lassen sich einfach einhalten und jederzeit nachweisen.
- Zugriffsrechte und Transparenz: Rollenbasierte Berechtigungen regeln den Zugriff auf vertrauliche Informationen. Jede Änderung bleibt lückenlos nachvollziehbar.
- Kostenersparnis: Schlanke Prozesse und ein geringerer Verwaltungsaufwand senken die laufenden Kosten im Personalwesen.
- Nachhaltigkeit durch Ressourcenschonung: Weniger Papier, Druck und Archivflächen schonen Ressourcen. Digitale Prozesse senken den Papierverbrauch und vermeiden doppelte Arbeitsschritte.
- Platzersparnis: Digitale Akten ersetzen Papierarchive und schaffen Ihnen mehr verfügbaren Raum.
In die digitale Personalakte gehören folgende Unterlagen:
- Personenbezogene Daten: Name, Adresse, Geburtsdatum, Sozialversicherungsnummer
- Informationen zum Beschäftigungsverhältnis: Arbeitsverträge, Zusatzvereinbarungen, Gehaltsabrechnungen
- Entlohnung: Lohn- und Gehaltsabrechnungen oder Bonusvereinbarungen
- Abwesenheiten: Urlaubsgesuch, Krankmeldungen, Homeoffice-Anträge
- Leistungsbeurteilungen: Dokumentation von Personalgesprächen oder Zielvereinbarungen
- Nachweise: Zeugnisse, Zertifikate oder Weiterbildungsbestätigungen
Fabasoft Talents unterstützt Organisationen beim Aufbau einer digitalen Personalakte und hilft dabei, die Inhalte klar zu strukturieren und gezielt bereitzustellen. Gleichzeitig hilft die digitale Personalakte, fachlich relevante Unterlagen sauber von nicht aktenrelevanten oder besonders sensiblen Informationen zu trennen. So behalten Sie den Überblick, schaffen Ordnung in Ihren Personalunterlagen und stellen sicher, dass nur die richtigen Informationen in die Akte gelangen.
Eine vollständig digitale Personalakte ist aktuell nicht generell für alle Inhalte verpflichtend. Papierakten bleiben bis Ende 2026 grundsätzlich weiterhin möglich. Ab dem 1. Januar 2027 gelten in Deutschland jedoch strengere Vorgaben für bestimmte entgelt- und sozialversicherungsrelevante Unterlagen: Unternehmen müssen diese elektronisch führen und prüffähig archivieren.
Mit Fabasoft Talents bereiten Sie Ihre Organisation frühzeitig auf diese Anforderungen vor. Die Software bündelt relevante Dokumente in einer gemeinsamen Datenumgebung, steuert Zugriffe gezielt und dokumentiert Bearbeitungsschritte nachvollziehbar. Damit schaffen Sie Rechtssicherheit für kommende Prüfungen sowie eine zukunftsfähige Struktur für Ihr gesamtes Personalwesen.
Der entscheidende Vorteil: Sie erfüllen neue Anforderungen nicht erst unter Zeitdruck, sondern nutzen die Umstellung, um HR-Prozesse nachhaltig effizienter, sicherer und transparenter zu gestalten.
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Die Trends am Arbeitsmarkt samt Fachkräftemangel erfordern ein Neudenken im HR-Bereich. Die digitale Personalakte hilft, diese Entwicklungen zu meistern.