Verträge im Blick behalten, jederzeit und jederorts darauf zugreifen und somit schneller Entscheidungen treffen, die einen unmittelbaren Einfluss auf den Unternehmenserfolg haben: Der Einsatz einer intelligenten Vertragsmanagement-Software schafft viele Vorteile. Denn ein smartes Tool verbessert nicht nur die strukturelle Organisation in Abteilungen, sondern spart auch wertvolle Ressourcen entlang des gesamten Vertragslebenszyklus.
Den Überblick mit digitalem Vertragsmanagement bewahren
In Firmen existieren unterschiedliche Vereinbarungen – angefangen von Arbeits- und Kaufverträgen bis hin zu Dienstleistungs- und Rahmenverträgen. Deren Verwaltung ist für Betriebe erfolgsrelevant und erfordert demnach optimierte Abläufe.
Ein modernes Vertragsmanagement punktet unter anderem mit der Ablage sämtlicher Dokumente und Informationen an einem Ort, statt in mehreren Abteilungen verstreut. Das hilft, den Überblick zu bewahren und unerwünschte Risiken wie Verlängerungen, doppelte Versicherungen oder gar Rechtsstreitigkeiten aufgrund unvollständiger oder fehlerhafter Unterlagen zu vermeiden. Um alle Übereinkünfte einzuhalten, respektive pünktlich zu erfüllen, gilt ein digitales Vertragsmanagement heutzutage als unerlässlich.
Schneller fundierte Entscheidungen treffen
Setzen Unternehmen auf eine smarte Software für das Vertragsmanagement, gelingt das Handling von Vereinbarungen reibungslos. Verhandlungen, Vertragsabwicklungen, Fortschreibungen und Fristen bleiben damit zu jeder Zeit und an jedem Ort für die betroffenen Abteilungen überschaubar. Automatisierte Erinnerungen verhindern ungewollte Verlängerungen oder Konventionalstrafen. Auch die Metadaten wie Vertragspartner, -laufzeit oder -summen sind immer transparent einsehbar.
Im Hinblick auf den Datenschutz unterstützt ein revisionssicheres Archiv die vertrauliche Behandlung sensibler Inhalte. Den Zugriff darauf regeln die Verantwortlichen mithilfe eines rollenbasierten Berechtigungskonzepts. Das sorgt einerseits für eine Minimierung von Geschäftsrisiken und trägt andererseits zur Einhaltung der Compliance-Anforderungen bei.
Zusätzlich vereinfachen die automatisierten, bei Bedarf ohne Programmierkenntnisse individualisierbaren Workflows in einer smarten Software für das Vertragsmanagement die Verwaltungstätigkeiten enorm. Diese Vorteile zeigen, dass intelligente Tools die Produktivität steigern und – unter anderem durch den sinkenden Papierverbrauch – nachhaltiges, ressourcenschonendes Arbeiten fördern.
Transparenz und Effizienz im Vertragsmanagement schaffen
Einen äußerst schnellen und unkomplizierten Weg, sich von der manuellen Vertragsverwaltung zu verabschieden, bietet Fabasoft Contracts. Das Besondere an Contracts: Durch die Kombination von künstlicher Intelligenz und digitalen Workflows entlang des gesamten Contract Lifecycles optimiert die cloudbasierte Webanwendung sämtliche Vertragsprozesse eines Unternehmens.
So übernimmt beispielsweise beim Digitalisieren von Dokumenten die KI das Auslesen der relevanten Daten. Nach dem praktischen Hochladen der Verträge via Drag-and-drop stehen diese sortiert in Listen und gut auffindbar allen Berechtigten zur Verfügung. Durch übersichtliche Dashboards bleiben Vereinbarungen immer im Blick. Eine Vielzahl von Datenanalysen schafft zudem eine Basis, um fundierte, strategische Entscheidungen zu treffen.
Einen weiteren Pluspunkt des Tools stellt die KI-gestützte Suche dar, die auf Knopfdruck die gewünschten Informationen anzeigt und Fragen der Verantwortlichen gezielt und rasch beantwortet. Um keine Frist zu verpassen, ermöglicht der mit Microsoft Outlook gekoppelte Kalender eine aktive Steuerung der Termine samt Erinnerungen via E-Mail oder Push-Benachrichtigung. Das revisionssichere Archiv bewahrt sämtliche Dokumente inklusive der vorgenommenen Änderungen auf, was jeden einzelnen Schritt transparent und nachvollziehbar macht.
Darüber hinaus unterstützen Features wie der mobile Aktenzugriff durch die zugehörige App oder die systemeigene, rechtsgültige digitale Signatur einen völlig orts- und zeitunabhängigen Zeichnungsprozess, selbst für externe Vertragspartner.
Fazit
Eine smarte Vertragsmanagement-Software eröffnet Unternehmen neue Chancen hinsichtlich Effizienz und Nachhaltigkeit. Zur Digitalisierung in Betrieben gehört die Verwaltung von Vereinbarungen daher unbedingt dazu. Dank optimierter Prozesse beschleunigt Fabasoft Contracts die Zusammenarbeit aller unternehmensinternen wie auch -externen Beteiligten.
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