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Contract Lifecycle Management

So meistern Sie die Phasen des Vertragslebenszyklus mit digitalem Vertragsmanagement


Robin Schmeisser

Erstellt am 23. November 2022


Arbeiten am Laptop mit digitaler Checkliste

Jeder Vertrag durchläuft in seinem Leben unterschiedliche Phasen, die gemeinsam den sogenannten Vertragslebenszyklus bilden. Diese reichen von der Erstellung über die Verhandlung, Genehmigung und Erfüllung bis hin zum Controlling sowie der Archivierung der Unterlagen. Bei der effizienten Steuerung des Vertragslebenszyklus hilft ein durchdachtes Contract Lifecycle Management (CLM), mit dem Rechtsabteilungen stets den Überblick über ihre Vereinbarungen behalten.

 

Was ist Contract Lifecycle Management?

Das Contract Lifecycle Management hat zum Ziel, die einzelnen Phasen, die ein Vertrag durchläuft, zu standardisieren und damit den gesamten Vertragslebenszyklus zu optimieren. Aufeinander abgestimmte Prozesse ermöglichen die einfache Erstellung und Verwaltung von Vereinbarungen, was letztendlich zu einer Erhöhung der Transparenz sowie einer Minimierung des Risikos führt. Viele Unternehmen zählen bei der Umsetzung des CLM mittlerweile auf eine smarte Vertragsmanagement-Software, die dabei unterstützt, die einzelnen Arbeitsschritte zu automatisieren.

 

Die Phasen des Vertragslebenszyklus

In vielen Branchen und Abteilungen gestaltet sich der Vertragslebenszyklus ähnlich. Im Folgenden beschreiben wir die sechs elementaren Phasen, die durch den Einsatz einer smarten Software wie Fabasoft Contracts optimal ineinandergreifen.

Darstellung Contract Lifecycle Management

1. Vertragserstellung

Die erste Phase ist die Erstellung neuer bzw. Änderung bestehender Vereinbarungen. Diese häufig wiederkehrenden Aufgaben bergen Fehlerpotenzial und bedürfen daher besonderer Sorgfalt. Smartes Vertragsmanagement trägt durch den Einsatz künstlicher Intelligenz sowie durch Vorlagen und Templates nicht nur zu einer signifikanten Effizienzsteigerung, sondern auch zur Qualitätsverbesserung bei. Die hinterlegten Metadaten gelangen bei der Vertragsgenerierung direkt in die Dokumentenvorlagen, wodurch diese stets der aktuellen Rechtslage entsprechen.

Zusätzlich optimiert eine CLM-Software bei der Digitalisierung bestehender Verträge mithilfe künstlicher Intelligenz sowie OCR die Extraktion und Klassifizierung der enthaltenen Informationen. Damit lassen sich relevante Daten und Vereinbarungen rasch wiederfinden und bearbeiten.

 

2. Vertragsverhandlung

Ist der Vertrag erzeugt, beginnt die zweite Phase im Contract Lifecycle Management – die Verhandlung. Diese bedarf einer effektiv organisierten, nachvollziehbaren Zusammenarbeit unter Einhaltung strengster Datenschutz- und Sicherheitsbestimmungen. Ein modernes Tool bietet die Möglichkeit, sichere, passwortgeschützte Datenräume in der Cloud zu erstellen und so sämtliche Unterlagen für die Verhandlungen an einem Ort abzulegen. Diese Räume begünstigen die einfache Einbeziehung aller internen Abteilungen, externen Vertragspartner und juristischen Berater:innen.

Die automatische Versionierung macht jedwede Abänderung nachvollziehbar und das aktuellste Dokument stets ersichtlich. Über die Zeitreise-Funktion gelingt es, ältere Versionen rasch zu finden und bei Bedarf wiederherzustellen.

 

3. Vertragsgenehmigung

Nach Abschluss der Verhandlung startet die Software selbstständig die nötigen Prüf-, Genehmigungs- bzw. Freigabeprozesse und lenkt die Workflows regelbasiert an die jeweiligen Entscheider. Das sorgt nicht nur in der Verhandlungsphase, sondern im gesamten Vertragslebenszyklus einerseits für schnelle, revisionssichere Abläufe, andererseits für maximale Transparenz bezüglich Version und Status.

Zur Unterzeichnung der Vereinbarung verfügt jede moderne Vertragsmanagement-Software über eine systemeigene, rechtssichere, „fortgeschrittene elektronische Signatur“ gemäß eIDAS-Verordnung der EU. Die verschlüsselte Übertragung stellt die eindeutige Identifizierung der Vertragspartner sicher und bewahrt Dokumente vor unberechtigten Zugriffen oder Änderungen. Der Vorteil von digital abgeschlossenen Verträgen: Der automatisiert initiierte Zeichnungsprozess erfolgt medienbruchfrei, ohne Einbindung von Drittanbietern, und beschleunigt den Ablauf maßgeblich.

 

4. Vertragserfüllung

Haben alle Parteien signiert, folgt die Erfüllung der vereinbarten Vertragspflichten. In dieser Phase spielt das Fristenmanagement eine essenzielle Rolle, um Termine im Blick zu behalten und das Risiko im Hinblick auf Konventionalstrafen zu minimieren. Fabasoft Contracts unterstützt dabei durch eine übersichtliche, tabellarische Darstellung aller Fristen im integrierten, mit Microsoft Office gekoppelten, Kalender inkl. E-Mail-Remindern und Push-Notifications für mobile Endgeräte.

 

5. Controlling

Kommen in der täglichen Arbeit Fragen zu bestehenden Vereinbarungen auf, übernimmt in der Regel die Rechtsabteilung die Auskunftsfunktion und bereitet Informationen grafisch auf. Dazu braucht es zu jeder Zeit einen umfassenden Überblick über den Vertragsbestand. Eine smarte CLM-Software bündelt alle Daten und Dokumente in digitalen Akten an einem Ort – Stichwort „Single Point of Truth“.

Zudem helfen umfangreiche Auswertungsfunktionen dabei, Berichte auf Knopfdruck zu generieren und zu teilen. Individuelle Gestaltungsoptionen in den Vertragslisten, kombiniert mit vielfältigen Sortier-, Filter- und Analysemöglichkeiten, sind die Basis für eine rasche und einfache Erstellung dynamischer Berichte. So gelingt es, Parameter wie Lieferanten oder vereinbarte Maßnahmen sekundenschnell in unterschiedlichen Diagrammen zu visualisieren.

 

6. Archivierung

Auch nach erfolgreicher Vertragserfüllung ist der Lebenszyklus noch nicht beendet. Unternehmen müssen eine GoBD-konforme Langzeitarchivierung aller Vereinbarungen sicherstellen. Europäische Cloud-Anbieter weisen mit entsprechenden Zertifizierungen, etwa dem Anforderungskatalog C5 (Cloud Computing Compliance Criteria Catalogue) des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI), maximale Standards in puncto Datensicherheit nach. Zudem gilt der EU Cloud Code of Conduct (CoC) nach Level 3 als höchste Auszeichnung im Hinblick auf die Einhaltung der DSGVO und die Bescheinigung nach IDW PS 880 belegt eine revisionssichere Archivierung. Unbefugter Zugriff und Datenspeicherung außerhalb europäischer Lokationen sind dadurch ausgeschlossen.

Bei der Suche nach Verträgen im digitalen Archiv hält ein smartes Vertragsmanagement wie Fabasoft Contracts den Rechercheaufwand gering. Dafür sorgt neben den übersichtlichen, individuell gestaltbaren Listen mit Filter- und Sortierfunktionen insbesondere die intelligente, semantische Volltextsuche. Schon bei der Eingabe von Schlagwörtern liefert das System alle relevanten Ergebnisse aus den Inhalten des Archivs.

Unabhängig von der aktuellen Lebensphase, kann sich ein bestimmter Vertrag jederzeit zu einem Teil einer Rechtsangelegenheit entwickeln. Diese erfordert eine ebenso strukturierte und transparente Behandlung wie die jeweiligen Arbeitsprozesse innerhalb des CLM. Daher bezieht ein umfassendes Contract Lifecycle Management neben dem Vertragsmanagement immer auch das übergeordnete Legal Matter Management mit ein.

 

Fazit

Ein durchdachtes Contract Lifecycle Management ist die Grundlage zur effizienten Steuerung sämtlicher Vereinbarungen entlang ihres Lebenszyklus. Eine zertifizierte, cloudbasierte Vertragsmanagement-Software wie Fabasoft Contracts unterstützt Rechtsabteilungen dabei in jeder Phase mit zahlreichen, intelligenten Tools – ein Vertragsleben lang.