Digitale Signaturen sind modern und praktisch. Aber wie sieht es mit deren Rechtssicherheit aus? Sollten Entscheidungsträger Verträge vorsichtshalber handschriftlich unterfertigen? Keineswegs. Die „fortgeschrittene elektronische Signatur“ gemäß eIDAS-Verordnung (electronic IDentification, Authentication and trust Services) der Europäischen Union ist rechtswirksam – und wesentlich sicherer als ihr handschriftliches Gegenstück.
Digitale Signaturen als Standard im Vertragsmanagement
Das Vertragsmanagement erfolgt zunehmend digital. Folglich kommt auch elektronischen Unterschriften eine immer größere Bedeutung zu. Dennoch bevorzugen es Entscheidungsträger oft, sensible Verträge handschriftlich statt digital zu unterzeichnen. Die Ursachen hierfür liegen in Unsicherheiten bezüglich Rechtswirksamkeit und Beweiskraft bei Rechtsstreitigkeiten. Doch diese müssen nicht sein.
Elektronisch unterfertigte Verträge gelten als rechtssicher, wenn sie der sogenannten eIDAS-Verordnung der EU entsprechen*.
Diese Kriterien müssen elektronische Signaturen gemäß eIDAS-Verordnung erfüllen
Die eIDAS-Verordnung – Verordnung (EU) Nr. 910/2014 – enthält europaweit einheitliche Vorschriften für digitale Transaktionen. Sie regelt, unter welchen Voraussetzungen elektronisch übermittelte und unterzeichnete Dokumente den gleichen Rechtsstatus wie jene auf Papier erlangen.
Dazu legt sie drei Stufen der elektronischen Unterschrift fest:
- die einfache elektronische Signatur
- die fortgeschrittene elektronische Signatur
- die qualifizierte elektronische Signatur
Je mehr Sicherheitskriterien die elektronische Signatur erfüllt, desto höher sind Rechtswirksamkeit und Beweiskraft des unterfertigten Dokuments.
Mehr als eine eingescannte Unterschrift: Die „fortgeschrittene elektronische Signatur“
Eingescannt gilt die handschriftliche Unterschrift zwar als „einfache elektronische Signatur“ gemäß eIDAS-Verordnung, jedoch mit geringen Erfolgschancen bei Rechtsstreitigkeiten. Verschlüsselt – und dadurch wesentlich sicherer – entspricht sie der „fortgeschrittenen elektronischen Signatur“, die sich für das digitale Unterfertigen von Verträgen bestens eignet.
Digitale Signaturen gehören mittlerweile zu den Grundfunktionen eines modernen Vertragsmanagements. Die Anforderungen sind hoch: Diese müssen eindeutig, fälschungssicher und überprüfbar sein. Das trifft auf die „fortgeschrittene elektronische Signatur“ laut eIDAS-Verordnung zu. Die verschlüsselte Übertragung sorgt für die eindeutige Identifizierung des Unterzeichners und bewahrt das Dokument vor unberechtigten Zugriffen oder Änderungen.
Schutz durch Verschlüsselung
Die Vertragsmanagementsoftware Fabasoft Contracts beinhaltet eine rechtssichere „fortgeschrittene elektronische Signatur“ gemäß eIDAS-Verordnung. Dabei kommt die Sicherheitsarchitektur Fabasoft Secomo zum Einsatz.
Die echte Ende-zu-Ende-Verschlüsselung schützt sensible Daten durchgängig, vom Arbeitsplatz oder mobilen Endgerät weg. Der geheime Schlüssel verhindert unerwünschten Zugriff. Der Zeichnungsprozess erfolgt medienbruchfrei und geräteunabhängig, ohne Einbindung von Drittanbietern. Das trägt zur besonderen Sicherheit des Verschlüsselungsstandards Fabasoft Secomo bei.
Auf zur digitalen Signatur
Die Verwendung der „fortgeschrittenen elektronischen Signatur“ im Vertragsmanagement bringt viele Vorteile: Unternehmen profitieren neben einem einfachen und schnellen Zeichnungsprozess besonders von modernsten Verschlüsselungstechnologien. Diese machen digital unterfertigte Verträge nachvollziehbar, fälschungssicher – und heben das Sicherheitsniveau weit über jenes von Papier. Ganz sicher.
*) Im Anwendungsbereich der fortgeschrittenen elektronischen Signatur bestehen für gewisse Vertragsarten Einschränkungen. Beispielweise bei Verträgen, die notariell zu beglaubigen sind oder die einer qualifizierten elektronischen Unterschrift bedürfen. Damit setzen wir uns in einem weiteren Beitrag genauer auseinander.
