Das neue Jahr beginnt voller Motivation und Vorsätze, vieles zum Besseren zu verändern – aber die Umsetzung ist meist nicht von Dauer. Das kommt Ihnen bekannt vor? Deshalb an Gewohnheiten festzuhalten und sich keine Ziele zu setzen, bringt niemanden weiter. Die gute Nachricht gleich vorweg: Im Vertragsmanagement können Sie diese Komfortzone dank intelligenter Softwareprodukte ohne Bedenken verlassen und Ihre Neujahrsvorsätze durch den Umstieg von analogen auf digitale Methoden nicht nur schnell, sondern auch nachhaltig realisieren.
Mit digitalem Vertragsmanagement alte Gewohnheiten einfach ändern
Maxwell Maltz stellte schon Mitte des vergangenen Jahrhunderts fest, dass es mindestens 21 Tage braucht, um eine Gewohnheit zu entwickeln. Sie wieder loszuwerden, dauert unverhältnismäßig länger oder klappt gar nicht. Warum? Für eine erfolgreiche Veränderung fehlen neben Geduld oft ein klarer Grund, eine bewusste Entscheidung – und die passenden Werkzeuge.
Insbesondere im Vertragsmanagement tragen Gewohnheiten dazu bei, dass die Verwaltung in zahlreichen Betrieben seit Jahren analog erfolgt und weitreichende Verbesserungspotenziale ungenutzt bleiben. Digitale Tools zur Ablöse dieser aufwendigen und fehleranfälligen Routinen sind längst vorhanden. Dass die Zeit für den Umstieg reif ist, erläutere ich Ihnen anhand meiner sieben Neujahrsvorsätze, die sich durch moderne, cloudbasierte Standardprodukte und den Einsatz künstlicher Intelligenz (KI) sofort und nachhaltig umsetzen lassen. Und nicht nur das: Sie führen außerdem zu mehr Effizienz im Contract Lifecycle. Sie werden sehen, meine Vorsätze eignen sich auch für Sie.
1. Ich bewahre alle meine Verträge übersichtlich an einem Ort auf.
Standortgebundene Fileablagesysteme, Teamlaufwerke oder gar Papierakten in Büroschränken einzelner Abteilungen erschweren Handling und Übersicht enorm. Hoher Zeitbedarf und Risiken sind die Folge dieses über Jahre gewachsenen Systems.
Eine cloudbasierte Vertragsmanagement-Software vereint alle Dokumente und Informationen revisionssicher an einem Ort – Stichwort Single Source of Truth. Ein smartes Rollen- und Berechtigungskonzept samt Stellvertreter- bzw. Nachfolgeregelung sorgt dafür, dass nur definierte Personen auf die Daten zugreifen – 24/7 und von überall. Zusätzliche interne wie externe Beteiligte lassen sich unkompliziert und schnell integrieren. So erfolgt die Zusammenarbeit effizient und sicher. Lösen Sie verstreute Ablagestrukturen sowie umständliche Kommunikationswege auf, und nutzen Sie die Vorteile einer Cloud.
2. Ich verhandle Verträge in gesicherten Datenräumen anstatt per E-Mail.
E-Mails sind praktische und schnelle Kommunikationswege, aber nicht zu 100 Prozent (revisions-)sicher. So kann es passieren, dass Verträge verloren gehen, im Spam- bzw. Werbeordner landen oder sich unterschiedliche Versionen in Umlauf befinden. Diese Szenarien kosten viel Zeit und Geld.
Smartes Vertragsmanagement bietet Ihnen die Möglichkeit, sichere, passwortgeschützte Datenräume in der Cloud zu erstellen und dort sämtliche Unterlagen für die Verhandlungen abzulegen. Alle berechtigten Personen im Unternehmen, ebenso wie externe Partner, greifen darauf zu und arbeiten gemeinsam oder sogar gleichzeitig daran. Die automatische Versionierung macht jedwede Abänderung nachvollziehbar und das aktuellste Dokument stets ersichtlich. Über die Zeitreise-Funktion gelingt es Ihnen, ältere Versionen rasch zu finden und bei Bedarf wiederherzustellen. Das beweist: Vertragsverhandlungen via E-Mail entsprechen nicht mehr dem Stand der Technik.
3. Ich lasse die KI meine Verträge initial prüfen, statt selbst unnötige Zeit dafür aufzuwenden.
Sie erhalten oft umfassende Vertragswerke und müssen diese prüfen. Nach Stunden erster Sichtung aller Dokumente stellen Sie fest, dass absolute K.-o.-Kriterien enthalten sind. Künstliche Intelligenz ermöglicht es, Verträge auf Knopfdruck anhand von Checklisten oder auf bestimmte Klauseln zu kontrollieren. Damit ist jenes manuelle Durchsuchen und Abgleichen sofort vom Tisch.
Diese Methode eignet sich, um beispielsweise die Compliance zu internen oder regulatorischen Vorgaben sicherzustellen. Eine andere Möglichkeit ist, das System ad hoc via Chat zu bestimmten Vertragsinhalten zu befragen. Die KI liefert schnelle Antworten und Zusammenfassungen in beliebiger Sprache, inklusive nachvollziehbarer Quellenangaben.
4. Ich genehmige Verträge zukünftig auch mobil, außerhalb meiner Büroräumlichkeiten.
Jeden Tag im Büro einen Stapel Akten auf dem Schreibtisch zu bearbeiten oder gefühlt Hunderte E-Mail-Anhänge zu prüfen, gehört häufig zur Routine der Teammitglieder in Rechtsabteilungen. Was, wenn sich die Zeit vor oder zwischen externen Terminen nutzen ließe, um dringende Angelegenheiten zu erledigen?
Mit einer cloudbasierten Anwendung wickeln Sie die Ihnen zugeteilten Prozessschritte unter höchsten Sicherheitsstandards zeit- und ortsunabhängig ab – selbst von mobilen Endgeräten wie Laptops, Tablets oder Smartphones. Das zeigt, dass das Handling sensibler Vertragsdaten auch außerhalb der Büroräumlichkeiten unkompliziert und sicher funktioniert.
5. Ich muss mich nur mehr um meine To-dos kümmern, das System regelt den restlichen Prozess.
Haben die Verantwortlichen des zuständigen Fachbereiches die inhaltliche Prüfung der Dokumente durchgeführt? Wurden alle Anmerkungen in den Vertrag übernommen? Wer kümmert sich nach meiner Freigabe darum, dass alle Vertragspartner unterzeichnen?
Bei manuellen Abläufen müssen sich die Prozessbeteiligten oft mit solchen oder ähnlichen Fragen auseinandersetzen.
Intelligente Software punktet durch digitale Prüf-, Genehmigungs- und Freigabeprozesse, die selbstständig starten. Je nach Prozessart sind regelbasiert die richtigen Verantwortlichen eingebunden und erhalten automatisch eine Benachrichtigung, sobald für sie ein To-do entsteht. Die bereits abgeschlossenen Schritte im Prozess lassen sich jederzeit einsehen und nachvollziehen. Damit können Sie sich ganz auf Ihre Aufgaben konzentrieren – den Rest überlassen Sie einfach dem smarten Tool.
6. Ich unterschreibe Verträge digital statt auf Papier.
Die Verhandlungen waren erfolgreich, der Vertrag steht zur Unterzeichnung bereit. Vielfach drucken die Verantwortlichen die Unterlagen noch aus, teilen diese – mit bunten Post-its versehen – analog und scannen sie nach erfolgter Signatur wieder ein. Das ist nicht mehr zeitgemäß.
Eine moderne Vertragsmanagement-Software verfügt über eine systemeigene fortgeschrittene elektronische Signatur sowie die Integrationsmöglichkeit einer qualifizierten elektronischen Signatur gemäß eIDAS-Verordnung der EU. Diese beschleunigen den Ablauf signifikant. Die Vorteile liegen auf der Hand: Nach dem Start des Zeichnungsprozesses navigieren die Entscheidungsträger einfach und ohne Systemwechsel zum Unterschriftsfeld und schon erlangt der Vertrag Rechtsgültigkeit.
7. Ich habe alle meine Vertragsfristen jederzeit im Blick.
Oft erfassen mehrere Personen, teils bereichs- und standortübergreifend, die relevanten Vertragsfristen und Termine manuell in umfangreichen Listen, setzen Kalendereinträge und koordinieren diese via E-Mail oder Telefon. Doch diese Vorgehensweise ist ressourcenintensiv und vor allem fehleranfällig.
In digitalen Werkzeugen erkennt und klassifiziert die KI die wichtigsten Daten wie Vertragsart, -partner oder Fristen und bereitet diese strukturiert in individuell gestaltbaren Listen auf. Eine weitere bedeutende Komponente stellt ein integriertes Fristenmanagement mit E-Mail-Remindern und Push-Notifications dar, das ebenfalls auf KI-Technologie basiert. So behalten Sie nicht nur den Überblick über den Vertragsbestand, sondern übersehen auch keine Termine mehr. Der Umstieg von analoger auf digitale Verwaltung reduziert die manuellen Tätigkeiten und nimmt Ihnen die Sorge vor den Konsequenzen versäumter Fristen.
Prosit Neujahr: Mit digitalem Vertragsmanagement Vorsätze rasch und nachhaltig umsetzen
Die Ära der analogen Vertragsverwaltung auf Papier, via Telefon, E-Mail und mit gängigen Tabellenkalkulationsprogrammen sowie zusätzlichen Kalendereinträgen ist endgültig vorbei. Die Features einer smarten Vertragsmanagement-Software liefern Ihnen gute Gründe, „alte“ Gewohnheiten abzulegen und sich bewusst für ein intelligentes Standardprodukt wie Fabasoft Contracts zu entscheiden. Die sofortige Einsetzbarkeit und die Verwendung von KI-Technologien reduzieren Aufwand, Fehlerpotenzial und Risiken signifikant und tragen zu Wettbewerbsvorteilen bei. Damit gelingt die dauerhafte Umsetzung Ihrer Ziele – und Ihre Neujahrsvorsätze bleiben keine leeren Versprechen.
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