Die standardisierte Abwicklung von Geschäftsprozessen ist heute eine essenzielle Voraussetzung zur effizienten Bearbeitung von Anträgen. Vor allem in der öffentlichen Verwaltung, der in den kommenden Jahren ein erheblicher Mangel an Fachkräften droht, hilft die Automatisierung von Geschäftsabläufen deutlich.
Bedeutung von Prozessmanagement in der öffentlichen Verwaltung
In der öffentlichen Verwaltung der Schweiz ist die Optimierung von Geschäftsprozessen besonders wichtig, da hier zahlreiche, oft vielschichtige Arbeits- und Organisationsschritte ablaufen, die nahtlos ineinandergreifen müssen. Effizientes Prozessmanagement hilft dabei, Bürokratie abzubauen, Bearbeitungszeiten zu verkürzen, Abläufe zu vereinfachen und dadurch letztlich die Zufriedenheit der Bevölkerung zu erhöhen.
So können öffentliche Ämter Abläufe wie die Bearbeitung von Dokumenten oder die Abrechnung von Sozialleistungen und gesamte Prozesse, beispielsweise Verfahren für Baugenehmigungen, automatisieren. Dies reduziert nicht nur den Arbeitsaufwand für die Mitarbeitenden, sondern minimiert auch die Fehlerquote und erhöht die Transparenz. In Fällen, in denen eine vollständige Automatisierung von Geschäftsprozessschritten nicht möglich oder zulässig ist, ermöglichen digitale Bearbeitungsschritte eine einfachere und schnellere Prozessabwicklung.
Die Vorteile von automatisiertem Prozessmanagement in der öffentlichen Verwaltung
In der Praxis führt die Automatisierung von Geschäftsprozessen zu einigen wesentlichen Vorteilen.
Effizienzsteigerungen
Einer der Hauptvorteile liegt in der erheblichen Steigerung der Effizienz. Mitarbeitende erfahren durch die Automatisierung von Routineaufgaben eine Entlastung und können sich auf andere wichtige Aufgabenstellungen konzentrieren. Abläufe, deren Bearbeitung mehrere Wochen in Anspruch nimmt, lassen sich durch automatisierte Workflows auf wenige Tage reduzieren.
Kosteneinsparungen
Öffentliche Verwaltungen können durch optimiertes Prozessmanagement den Aufwand für wiederkehrende, manuelle Arbeiten vermindern und dadurch Kosten sparen. So minimieren automatisierte Prozesse etwa den Bedarf an Papierdokumentationen und reduzieren gleichzeitig Fehlerquellen durch manuelle Eingaben.
Höhere Dienstleistungsqualität
Gesteigerte Effizienz und weniger Kostenaufwand tragen auch zu einer Verbesserung der Dienstleistungsqualität bei, da sie schnellere und präzisiere Bearbeitungen von Geschäften ermöglichen. Die Bevölkerung und Unternehmen profitieren von kürzeren Wartezeiten und höherer Genauigkeit bei der Abwicklung von Anliegen. Dies stärkt wiederum das Vertrauen in die öffentliche Verwaltung.
BPMN 2.0 zur effizienten Geschäftsabwicklung
BPMN 2.0 (Business Process Model and Notation) ist ein Standard zur Modellierung von Geschäftsprozessen. Spezialisierte BPMN-Software erlaubt die visuelle Darstellung von Prozessen und deren anschliessende Automatisierung. Diese Editoren sind essenziell, um umfangreiche Prozesse klar und verständlich abzubilden und sie in entsprechende Systeme zu überführen. Eine Investition in automatisierte Prozesse lohnt sich und leistet einen wesentlichen Beitrag zur Modernisierung der öffentlichen Verwaltung.
Prozessautomatisierungen mit der neuen Generation von Fabasoft OneGov
Die komplett in der Schweiz entwickelte neue Generation von Fabasoft OneGov baut auf der Fabasoft Cloud auf. Den kantonalen und kommunalen Verwaltungen sowie verwaltungsnahen Organisationen steht damit ein GEVER-System zur Verfügung, das weit über die Anforderungen einer digitalen Geschäftsverwaltung hinausgeht. Fabasoft OneGov bietet einen integrierten BPMN 2.0-Editor, der das medienbruchfreie Erstellen und Auslösen von Geschäftsprozessen erlaubt. Fabasoft OneGov-Kunden erhalten dadurch ein äusserst performantes GEVER-System samt einer intelligenten Prozessengine und einem Dokumentenablagesystem aus einer Hand, ohne auf weitere Software zur Prozessmodellierung zurückgreifen zu müssen.
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