Eine KI fasst eine 200 Seiten lange Akte in wenigen Sekunden zusammen. Sie findet die passende Information, extrahiert Daten aus einer Rechnung und formuliert sogar einen Antwortvorschlag. Das beeindruckt. Doch in der Verwaltung zählt mehr als Geschwindigkeit. Hier müssen Informationen korrekt sein. Entscheidungen brauchen eine nachvollziehbare Grundlage und das Wichtigste: sensible Daten müssen geschützt verarbeitet und gespeichert werden. Genau hier beginnt „Intelligence you can trust“.
Bei den Fabasoft eGov-Days in Wien und Berlin zeigte Stefan Arnold, Head of Fabasoft eGov-Suite, wie KI nicht nur beeindruckt, sondern wie sie als konkrete Unterstützung im Verwaltungsalltag agiert. Selbstverständlich dabei ist, dass die Daten der Kunden niemals ihre Umgebung verlassen. Jeder Schritt ist nachvollziehbar dokumentiert und alle Anwendungsfälle sind von Beginn an AI-Act-konform konzipiert.
Im Mittelpunkt standen drei Use Cases: intelligente Metadatenextraktion, Integration von KI in den Workflow und Use-Cases. Konkret ging es darum, wie bestehende Prozesse plötzlich mitdenken, ohne sie neu konzipieren zu müssen. Und das Highlight folgt zum Schluss: Unser neuer Assistent Fabi.
Metadaten-Extraktion: Aus Dokumenten werden nutzbare Informationen
Der erste Use Case setzt dort an, wo viele Verwaltungsprozesse beginnen: bei einem eingehenden Dokument. Eine Rechnung enthält zahlreiche Informationen. Rechnungsdaten, Beträge und einzelne Positionen müssen erkannt und für die weitere Bearbeitung verfügbar sein. Heute übernimmt diese Aufgabe häufig noch ein Mensch.
Mit Intelligent Document Processing und Mindbreeze AI lässt sich dieser Schritt automatisieren. Die benötigten Informationen werden definiert. Die KI erkennt die benötigten Informationen direkt im Dokument und ordnet sie den passenden Feldern zu.
Auch komplexere Angaben lassen sich erfassen. Bei einer Rechnung kann die KI beispielsweise die einzelnen Positionen erkennen und Namen und Beträge strukturiert ausgeben.
Damit entsteht aus einem Dokument direkt eine verwertbare Datengrundlage. Die Beschäftigten müssen Informationen nicht mehr mühsam übertragen und können schneller mit der eigentlichen Bearbeitung beginnen.
KI arbeitet dort, wo der Prozess läuft
Die Metadatenextraktion ist dabei nur der Anfang. Mindbreeze AI lässt sich direkt in bestehende Prozesse integrieren. Die zuvor gewonnenen Informationen können beispielsweise den nächsten Arbeitsschritt anstoßen. Innerhalb des Prozesses kann die KI eine Zusammenfassung erstellen oder prüfen, ob alle erforderlichen Dokumente vorliegen.
Die bestehenden Abläufe bleiben dabei erhalten. KI ergänzt sie an den Stellen, an denen sie konkrete Vorarbeiten übernehmen kann. Gleichzeitig bleibt der Prozess nachvollziehbar. Relevante Schritte lassen sich über Audit Logs dokumentieren. Die Anforderungen des AI Act fließen bereits in die Gestaltung der Use Cases ein.
So wird KI nicht zu einem zusätzlichen Werkzeug neben dem Fachprozess. Sie wird Teil des Prozesses.
Fabi bringt einen Assistenten direkt in die Fabasoft eGov-Suite.
Mit Fabi, der Friendly Artificial Business Intelligence, stellte Fabasoft einen neuen, tief integrierten KI-Assistenten für die Fabasoft eGov-Suite vor. Fabi kann Informationen aus Akten erschließen und Fragen zu deren Metadaten beantworten. Beschäftigte erhalten damit schnell einen Überblick über einen Vorgang, ohne sich zunächst durch die Akte arbeiten zu müssen
Seine Stärke zeigt sich aber dort, wo aus Informationen konkrete Arbeit entsteht. Über Tool Calling kann Fabi definierte Aufgaben ausführen. In der gezeigten Demo erstellt er einen Antwortvorschlag auf Basis eines Vorgangs und übernimmt vorhandene Attribute direkt in eine vorbereitete Vorlage.
Damit geht Fabi über einen klassischen Chatbot hinaus. Er liefert nicht nur Informationen, sondern unterstützt konkrete Arbeitsschritte. Fabi bringt die Intelligenz dorthin, wo die tägliche Arbeit stattfindet.
Vertrauen braucht klare Grenzen
Bei allen drei Use Cases bleibt ein Prinzip entscheidend: Die KI unterstützt. Der Mensch entscheidet. Die Technologie kann Informationen extrahieren, Inhalte zusammenfassen, Prüfungen vorbereiten oder Entwürfe erstellen. Die fachliche Prüfung und die Entscheidung bleiben bei den zuständigen Beschäftigten. Auch die Daten bleiben in der bestehenden Umgebung. Mindbreeze AI verarbeitet die Informationen direkt dort, wo sie für den jeweiligen Prozess benötigt werden.
Damit verbindet „Intelligence you can trust“ technologische Leistungsfähigkeit mit klaren Grenzen. KI soll nicht möglichst viel übernehmen. Sie soll genau dort helfen, wo sie einen konkreten Beitrag leisten kann.
Von der Demo zum Arbeitsalltag
Vor einem Jahr stand beim Fabasoft eGov-Day noch stärker die Frage im Raum, was KI künftig ermöglichen könnte. Heute geht es einen Schritt weiter. Metadaten entstehen automatisch aus Dokumenten. KI unterstützt bestehende Prozesse. Und mit Fabi zieht ein intelligenter Assistent direkt in die Fabasoft eGov-Suite ein. Aus einer Technologie, die beeindruckt, wird damit ein Werkzeug für konkrete Aufgaben. Genau dort, wo die Verwaltung täglich arbeitet.
Das ist für Fabasoft der Kern von Intelligence you can trust.
