Fabasoft OneGov bietet vielseitige Möglichkeiten, diverse Anwendungsfälle eigenständig zu aufzusetzen. Am Beispiel der neuen Friedhofsverwaltung wird deutlich, welche Vorteile sich für die öffentliche Verwaltung dadurch ergeben. Ein Interview mit Gabriel Beutler, Technical Consultant bei der Fabasoft Schweiz.
Die Geschäftsverwaltung Fabasoft OneGov entwickelt sich stetig weiter. Wie funktioniert das im Detail?
Gabriel Beutler: Richtig, Fabasoft OneGov ist mehr als eine reine Geschäftsverwaltung im Sinne des klassischen GEVER-Begriffs. Bei der Solution handelt es sich um ein umfassendes Dokumenten- und Prozessmanagementsystem, das sich beliebig erweitern lässt.
Im Fall der Friedhofsverwaltung haben unsere Kunden nach einer voll integrierten Anwendung zur Verwaltung von Todesfällen gesucht – ein Prozess, der alle Gemeinden tangiert und überall ähnlich abläuft. Gemeinsam mit Fachgruppen der öffentlichen Verwaltungen haben wir die exakten Abläufe und Anforderungen diskutiert und die in der Geschäftsverwaltung nötigen Datenfelder definiert. Nach Abschluss der Prozessausarbeitung ging es nur noch darum, die Ablagen im Ordnungssystem zu bestimmen und nötige Vorlagen zu hinterlegen. Eine kurze Schulung und die Migration allfällig bereits vorhandener Daten – schon ist die Friedhofsverwaltung operativ einsetzbar.
Das heisst, die Friedhofsverwaltung ist ab sofort bei allen Fabasoft OneGov-Installationen verfügbar?
GB: Ja, sie ist für alle Kunden erhältlich – und lediglich einmalig pro Installation einzurichten. Wir übernehmen das auf Wunsch in OneGov und kümmern uns auch um die Datenmigration. Dies geht natürlich auch aus Drittsystemen heraus sehr einfach.
Welche Vorteile bietet die Friedhofsverwaltung konkret?
GB: Mit der Friedhofsverwaltung können Gemeinden Dokumentvorlagen hinterlegen und anhand der im System erfassten Metadaten automatisch Bestattungsbewilligungen und weitere notwendige Dokumente generieren lassen. Die manuelle Formulierungsarbeit fällt weg, das erspart viel Aufwand durch repetitive Tätigkeiten. Zudem ist es möglich
- Friedhöfe und Grabbelegungen zu verwalten
- Todesfälle zu bearbeiten
- Fristen und Termine zu überwachen
- Bestattungsbewilligungen und andere relevante Dokumente automatisch zu formulieren
- aktuelle und vergangene Grabbelegungen komplett nachzuvollziehen
- alle notwendigen Unterlagen und die Korrespondenz in Dossiers abzulegen
- aktuelle Friedhofsbelegungen zu analysieren und zu reporten
Mit welchen Kosten müssen die Gemeinden für diese Integration rechnen?
GB: Da es sich bei der Friedhofsverwaltung um eine Adaptierung der in Fabasoft OneGov mitgelieferten Möglichkeiten und nicht um ein separates Modul handelt, fallen nur einmalig Aufwände für die Initialiserungsarbeit und die Datenmigration aus bisherigen Systemen an. Im Gegensatz zu anderen Anbietern, die jede zusätzliche Fachanwendung als separates Modul mit wiederkehrenden Kosten verkaufen, ist Fabasoft OneGov im Grunde eine «all-inclusive» Solution, die keine zusätzlichen monatlichen Kosten nach sich zieht. Die Einführung von OneGov bietet also die Möglichkeit, kostspielige Zusatzmodule durch eine einzige Geschäftsverwaltung abzulösen. Zudem konsolidieren Verwaltungen so ihre Systeme und Fachanwendungen. Es ist also nur ein einziges System zu bedienen, zu unterhalten und durch die User zu erlernen – ein weiterer wirtschaftlicher Vorteil, von dem die Verwaltung deutlich profitiert.
Sind noch weitere Fachanwendungen wie die Friedhofsverwaltung in Fabasoft OneGov integrierbar?
GB: Absolut. Sämtliche standardisierten Prozesse lassen sich in OneGov abbilden. Das kann Einbürgerungsprozesse, Zivilstandsänderungen oder die Kontrolle von Hunden und vieles mehr umfassen. Vor Kurzem haben wir mittels No-/Low-Code einen Task- und Aufgabenmanager erstellt. Ein nützliches Tool direkt in OneGov, das allen Kunden zur Verfügung steht.
Im Grunde gilt: Sobald ein Ablauf in Gemeinden standardisiert festgelegt ist, können wir diesen in Zusammenarbeit mit einem Kunden in OneGov umsetzen und für alle interessierten Parteien bereitstellen.
Können die Endkunden diese Arbeiten auch selbst vornehmen?
GB: Grundsätzlich geht das, ja – wenn das Know-how für das technische Set-up vorhanden ist. Wir unterstützen unsere Kunden aber gern in der Einschätzung und Beurteilung der Anwendungsfälle. Lassen sich diese auf weitere Kundengruppen ausweiten, stellen wir das Ergebnis allen OneGov Usern zur Verfügung. Alternativ ist in der Solution auch ein BPMN 2.0 Prozessdesigner integriert, der relativ einfach anzuwenden ist. Individuelle Prozesse können die Gemeinden oder Ämter so auch ganz simpel selbst erstellen und verwalten.
Sie möchten mehr über die Individualisierungsmöglichkeiten in Fabasoft OneGov und die Friedhofsverwaltung erfahren oder Ihre Ideen für neue Standardprozesse und Fachanwendungen besprechen? Dann freuen wir uns auf Ihre Kontaktaufnahme.
