Die digitale Transformation betrifft heute alle öffentlich-rechtlichen Organisationen: von der kantonalen Verwaltung über Gemeinden und Burgergemeinden bis hin zu Hochschulen und Verbänden. Für sie ist die elektronische Dossierführung keine Option mehr, sondern zunehmend eine gesetzliche Notwendigkeit – wie in den Kantonen Bern und Zürich, die bereits Fristen zur Digitalisierung gesetzt haben. Weitere Kantone und Verwaltungen folgen diesem Trend.
Die Schweiz auf dem Weg zur „Digital First“-Nation
Die nationale Strategie „Digitale Schweiz 2026“ des Bundesrats1 setzt Leitlinien für die digitale Transformation auf allen föderalen Ebenen. Die Vision ist klar: Die Schweiz zählt zu den technologisch wettbewerbsfähigsten und innovativsten Ländern Europas. Dabei versteht der Bundesrat „digital“ nicht nur als technisches Thema, sondern als zwingend transformatives Element. Verwaltungen sollen Prozesse vorrangig für die elektronische Leistungserbringung ausgestalten und bestehende analoge konsequent daran ausrichten (digital first). Wirtschaft und Verwaltung arbeiten aktiv daran, dass sie untereinander ihre Dienstleistungen und Prozesse vollständig medienbruchfrei vollziehen (digital only). Ziel ist, die Behördenleistungen zu standardisieren und zu beschleunigen – über alle föderalen Ebenen hinweg.
Während der Bund Leitlinien vorgibt, gehen einige Kantone bereits weiter und setzen auf gesetzliche Pflichten – auch für kleinere öffentlich-rechtliche Körperschaften. Dabei müssen künftig auch Kirchgemeinden, Hochschulen oder Verbände ihre Geschäfte digital abwickeln. Die Geschäfte sind über ihren gesamten Lebenszyklus – von der Erstellung bis zur Archivierung oder Löschung – rechtssicher zu verwalten. Dies setzt eine gesetzeskonforme Software voraus: eine digitale Geschäftsverwaltung (GEVER-System).
1 Strategie Digitale Schweiz 2026, Bundeskanzlei
Kanton Bern: Verbindliche GEVER-Einführung bis 2027
Der Kanton Bern bekennt sich klar zur flächendeckenden Einführung von GEVER-Systemen in sämtlichen Behörden und bei autonomen Trägern öffentlicher Aufgaben2. Das Gesetz über die digitale Verwaltung (DVG) und die zugehörige Verordnung (DVV) bilden hierfür die rechtliche Grundlage. Bis zum 1. März 2027 müssen alle Behörden und öffentlich-rechtlichen Organisationen, die noch kein GEVER-System nutzen, ein Tool beschaffen, welches die gesetzlichen Regelungen erfüllt. Der Kanton Bern betont dabei, dass herkömmliche IT-Lösungen wie Microsoft Teams oder Netzlaufwerke die Anforderungen an die Revisionssicherheit und Archivierung aufgrund unzureichender Versionierung und fehlender Metadaten nicht erfüllen können.
2 Gesetzgebung über die digitale Verwaltung, Kanton Bern
Kanton Zürich: Fokus auf die elektronische Aktenführung ab 2029
Während im Kanton Zürich ab dem 1. Januar 2027 die rechtlichen Grundlagen für elektronische Verfahrenshandlungen in Kraft treten, rückt ein anderes Datum für die strategische Planung in den Fokus: der 1. Januar 2029. Ab diesem Zeitpunkt wird die elektronische Aktenführung für alle neuen Verfahrensakten im Kanton Zürich verpflichtend3. Spätestens dann müssen öffentliche Organe ihre internen Dossiers und Prozesse vollständig digitalisiert haben. Das Verwaltungsrechtspflegegesetz (VRG) nennt dabei explizit folgende Behörden, für die die Neuerungen gelten:
- Verwaltungsbehörden des Kantons, der Gemeinden und der Bezirke
- Organe der kantonalen öffentlichen Anstalten (z. B. Universität Zürich und Gebäudeversicherungsanstalt Kanton Zürich)
- Organe kantonaler öffentlicher Körperschaften (z. B. kirchliche Körperschaften oder kommunale Zweckverbände)
- Öffentliche Stiftungen (z. B. Zentralbibliothek Zürich)
- Genossenschaften des öffentlichen Rechts
Für Behörden bedeutet dies, dass sie bereits heute die Weichen für ein durchgängiges digitales System stellen müssen.
Kanton St. Gallen: eBaubewilligung als erster Schritt zur umfassenden Digitalisierung
Der Kanton St. Gallen verfolgt eine ambitionierte Digitalisierungsstrategie, bei der das aktuelle Projekt eBaubewilligungSG (eBauSG) lediglich der erste Anwendungsfall ist. Der X. Nachtrag zum Gesetz über die Verwaltungsrechtspflege (VRP) legt die Basis für das durchgängig elektronische Verwaltungsverfahren in Kanton, Gemeinden und weiteren öffentlich-rechtlichen Körperschaften. Das Ziel: Mittelfristig ist eine Totalrevision des Gesetzes geplant, um eine erfolgreiche umfassende Digitalisierung sämtlicher Verwaltungsverfahren zu realisieren4. Während beim Baubewilligungsverfahren bereits ein „Digital Only“-Ansatz für Gesuchstellende gilt, bereitet sich der Kanton darauf vor, dieses Modell künftig auch auf andere Behörden und Verfahren auszuweiten, um Medienbrüche konsequent zu vermeiden.
Success Story: Universität Luzern setzt auf Fabasoft OneGov
4 Erste Verwaltungsverfahren elektronisch abwickeln, Kanton St. Gallen
GEVER für kleine Organisationen: Der Mandantenverbund
Die Strategie des Bundes und die gesetzlichen Entwicklungen in den Kantonen machen deutlich: Die digitale Transformation ist für alle öffentlich-rechtlichen Organisationen – von Hochschulen über Burgergemeinden bis hin zu Zweckverbänden – keine ferne Option mehr, sondern eine unmittelbare Verpflichtung. Behörden müssen jetzt sicherstellen, dass sie über ein System verfügen, das Dokumente über den gesamten Lebenszyklus hinweg revisionssicher verwaltet und die strengen gesetzlichen Anforderungen erfüllt.
Gerade kleinere Körperschaften haben jedoch oft nicht die technischen Kapazitäten oder finanziellen Mittel, um ein vollständig eigenständiges GEVER-System zu führen. Die Lösung: Ein Mandantenverbund. Dieser ermöglicht es mehreren rechtlich selbstständigen Einheiten, in einer gemeinsamen, sicheren Cloud-Umgebung zu arbeiten – ohne die Eigenständigkeit aufzugeben. Der Mandantenverbund von Fabasoft OneGov bietet folgenden Mehrwert:
- Schneller Einsatz: Durch die Nutzung standardisierter Grundelemente und erprobter Prozessvorlagen verkürzt sich die Einführungszeit erheblich. So halten Organisationen unmittelbare gesetzliche Fristen ein und sind produktiver und moderner in ihrer Arbeit.
- Geteilte Ressourcen: Administration, Wartung und Support durch eine Expertenstelle spart Kosten und entlastet die eigene IT. Skaleneffekte bei Infrastruktur und Lizenzen machen die Digitalisierung auch für kleine Einheiten wirtschaftlich.
- Eigenständigkeit bewahren: Trotz gemeinsamer Plattform bleibt die organisatorische Autonomie voll gewahrt. Jede Institution verfügt über ein eigenes, individuell anpassbares Ordnungssystem sowie strikt getrennte Zugriffsrechte und Datenräume.
Im Mandantenverbund können auch kleinere Körperschaften ihre digitale Verwaltungsverantwortung souverän wahrnehmen, gesetzliche Fristen einhalten und gleichzeitig von modernster Technologie profitieren.
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