Beim KI-Konklave im Haus der Digitalisierung in Tulln einigten sich die Spitzen der Bundesministerien auf einen gemeinsamen Fahrplan für den Einsatz von künstlicher Intelligenz. Die Bundesregierung stellte das Programm unter dem Namen „Public AI“ vor und verankerte es in einem Ministerratsvortrag. Ziel ist ein klarer Rahmen für KI-gestützte Anwendungen in der gesamten Bundesverwaltung.
Der Hintergrund: In den kommenden Jahren geht ein großer Teil der öffentlich Bediensteten in Pension. Gleichzeitig steigen die Anforderungen an Tempo, Qualität und Service. KI soll hier gezielt unterstützen. „Public AI“ bündelt deshalb zentrale Vorhaben der Verwaltung unter einer gemeinsamen Initiative. Eine souveräne KI-Infrastruktur des Bundesrechenzentrums (BRZ) bildet die technische Grundlage und steht allen Ressorts zur Verfügung.
Beim Konklave legten die Ministerien fünf konkrete Anwendungsfelder fest . Sie reichen von generativer KI für den Arbeitsalltag über Unterstützung bei parlamentarischen Anfragen bis zu digitalen Wissensassistenten für Schulungen. Ein zentraler Bereich betrifft den elektronischen Akt.
- GovGPT – KI im Arbeitsalltag der Verwaltung
GovGPT unterstützt Bundesbedienstete bei täglichen Aufgaben. Das System erstellt Texte, fasst Unterlagen zusammen und hilft beim Aufbau von Wissenssammlungen. - KI im ELAK – Der intelligente Akt
Der elektronische Akt erhält KI-gestützte Assistenzfunktionen. Mitarbeiter:innen stellen Fragen zu gesamten Aktenbeständen und erhalten strukturierte Antworten aus den enthaltenen Dokumenten. Dadurch lassen sich Inhalte schneller erfassen und Anforderungen des Informationsfreiheitsgesetzes leichter erfüllen. - KAPA – Unterstützung bei parlamentarischen Anfragen
Parlamentarische Anfragen nehmen stark zu und verlangen präzise Recherche. KAPA (KI-gestützte Anwendung für parlamentarische Anfragen) hilft dabei, Informationen zu sammeln, Inhalte zu ordnen und Antworten vorzubereiten. Die Verantwortung bleibt immer bei den zuständigen Mitarbeiter:innen. - KI-SUN – Wissensassistent für Schulung und Weiterbildung
KI-SUN (Künstliche Intelligenz für Schulungsunterlagen) greift auf umfangreiche Schulungsunterlagen der Bundesverwaltung zu und beantwortet Fragen dazu direkt. Bedienstete können sich rasch in bestehenden Materialien orientieren. Der Assistent steht bereits zur Verfügung und wächst laufend weiter. - Agentische KI – Systeme, die Prozesse anstoßen
In einer nächsten Phase übernehmen KI-gestützte Systeme einzelne Abläufe selbstständig. Ein Beispiel ist die Terminvereinbarung für Bürger:innen. Die Anwendung prüft freie Zeitfenster, trägt den Termin ein und versendet die Bestätigung automatisch. Dadurch sinkt der organisatorische Aufwand im Alltag der Verwaltung.
KI zieht in den ELAK ein
Der elektronische Akt gehört zu den wichtigsten Arbeitsinstrumenten der österreichischen Verwaltung. Hier laufen Dokumente, Entscheidungen und fachliche Abstimmungen zusammen. Mit KI erhält der ELAK nun neue Funktionen.
Mitarbeiter:innen können künftig Fragen in natürlicher Sprache an Aktenbestände stellen und erhalten strukturierte Antworten direkt aus den Dokumenten. Die KI hebt zentrale Inhalte hervor, ordnet Informationen und erleichtert die Auswertung umfangreicher Unterlagen. So entsteht schneller ein Überblick über komplexe Vorgänge.
Fabasoft setzt dieses Projekt gemeinsam mit dem Bundesrechenzentrum um. Zu Beginn stehen drei konkrete KI-Use Cases bereit: Chat mit dem Akt, Chat mit dem Teamroom und Chat mit der Hilfe. Anwender:innen öffnen ein Chatfenster direkt im ELAK und stellen ihre Frage. Die digitale Assistenz durchsucht die vorhandenen Inhalte und liefert eine präzise Antwort.
Der Nutzen zeigt sich unmittelbar im Arbeitsalltag. Dokumente lassen sich schneller erfassen, relevante Informationen treten deutlich hervor und umfangreiche Akten verlieren ihre Komplexität. Bedienstete gewinnen Zeit für fachliche Entscheidungen, Bürger:innen erhalten rascher eine Rückmeldung.
Mit Public AI entsteht ein gemeinsamer Rahmen für KI in der Verwaltung. Die intelligente Akte zeigt, wie sich dieser Ansatz konkret umsetzen lässt: direkt im zentralen Arbeitswerkzeug der Verwaltung und mit klar erkennbarem Mehrwert im Alltag.
