Das Wissen ist längst da. Die Frage ist, wie schnell wir es finden.
Ein Akt kann über Monate wachsen. Ein Antrag kommt hinzu, eine Stellungnahme, mehrere E-Mails, Rückfragen und frühere Entscheidungen. Alles Wichtige ist dokumentiert. Doch wer den Vorgang übernimmt, muss sich dieses Wissen oft erst zusammensuchen. Was wurde bereits entschieden? Was ist noch offen? Welche Frist gilt? Und auf welcher Grundlage entstand eine frühere Einschätzung? Gerade bei umfangreichen Akten kostet diese Suche viel Zeit, bevor die eigentliche fachliche Arbeit beginnen kann. Genau hier setzt KI im ELAK an. Beim gemeinsamen Vortrag von Philipp Strokosch, Geschäftsführer der Fabasoft Austria GmbH, und Harald Henry Maderbacher vom Bundesrechenzentrum (BRZ) beim Fabasoft eGov-Day 2026 in Wien ging es deshalb nicht darum, was künstliche Intelligenz theoretisch leisten kann. Im Mittelpunkt stand die Frage, wie daraus eine Unterstützung entsteht, die im Verwaltungsalltag wirklich ankommt.
KI dort einsetzen, wo die Arbeit stattfindet
KI kann relevante Inhalte schneller zugänglich machen, Zusammenhänge aufzeigen und einen ersten Überblick schaffen. Dafür muss sie dort arbeiten, wo die Informationen bereits zusammengehören: im ELAK. Die fachliche Prüfung und die abschließende Entscheidung bleiben dabei bei den zuständigen Mitarbeitenden. Die Fabasoft eGov-Suite verbindet Dokumente, Akten, Bearbeitungsschritte, Zugriffsrechte und Entscheidungen. Das ist der Unterschied zu einem allgemeinen KI-Chat.
Denn eine KI kann eine Frage beantworten. Ohne den passenden Kontext weiß sie jedoch nicht automatisch, welche Dokumente zu einem Vorgang gehören oder auf welche Informationen eine Person zugreifen darf. Im ELAK sieht das anders aus. Die KI arbeitet mit den Inhalten des jeweiligen Vorgangs und berücksichtigt dabei die bestehenden Zugriffsrechte. So bleibt die Unterstützung dort, wo auch die weitere Bearbeitung stattfindet.
Das Ziel ist klar: Weniger Zeit für die Suche, mehr Zeit für die fachliche Arbeit.
Was aus Zusammenarbeit entsteht
Damit das gelingt, braucht es mehr als technisches Know-how. Das gemeinsame Projekt von BRZ und Fabasoft im Auftrag des Bundeskanzleramts zeigt, wie unterschiedliche Kompetenzen zusammenwirken. Das BRZ kennt den Verwaltungs- und Betriebskontext des Bundes. Fabasoft bringt die Produktkenntnis der Fabasoft eGov-Suite sowie die Erfahrung mit Architektur und Integration ein. Gemeinsam mit den Nutzer:innen entstehen daraus konkrete Use Cases. Der Ausgangspunkt ist dabei nicht die Frage, welche neue KI-Funktion sich technisch umsetzen lässt. Entscheidend ist der Bedarf aus der täglichen Arbeit.
Die Ergebnisse gehen anschließend wieder zurück in die Praxis. Dort zeigt sich, was bereits funktioniert und wo noch nachgeschärft werden muss. So entsteht neben den konkreten Funktionen ein weiterer Wert: gemeinsames Wissen darüber, was KI in der Verwaltung tatsächlich leisten kann. Diesen Weg setzen Fabasoft, das BRZ und das Bundeskanzleramt auch in gemeinsamen Ideation-Workshops mit den Ressorts fort. Dort geht es nicht um möglichst viele KI-Funktionen. Im Mittelpunkt steht die Frage: Wo entsteht der nächste konkrete Unterstützungsbedarf? Erfahrungen aus dem Projekt fließen dabei auch in weitere Vorhaben. So beginnt nicht jedes neue KI-Projekt wieder bei null.
Vertrauen braucht klare Regeln
Je stärker KI mit dem Wissen einer Verwaltung arbeitet, desto wichtiger werden klare Grenzen. Verwaltungsdaten brauchen einen geschützten Betriebsrahmen. Zugriffsrechte gelten auch für die KI. Antworten müssen auf nachvollziehbaren Quellen beruhen. Und die fachliche Verantwortung bleibt bei den zuständigen Mitarbeitenden.
KI unterstützt. Der Mensch verantwortet. Diese Grundsätze schaffen die Basis für einen verantwortungsvollen Einsatz. Sicherheit und Nachvollziehbarkeit kommen dabei nicht erst am Ende hinzu. Sie gehören von Anfang an zur Gestaltung eines Use Cases.
Von der Funktion zur Wirkung
Eine technisch funktionierende KI-Funktion verändert den Arbeitsalltag nicht automatisch. Erst die Praxis zeigt, ob sie wirklich hilft. Dafür braucht es realitätsnahe Fälle, fachliche Prüfung und Rückmeldungen aus der täglichen Arbeit. Nutzer:innen müssen wissen, wofür die Funktion geeignet ist und wo ihre Grenzen liegen. Dann lässt sich auch der konkrete Nutzen bewerten: Finden Mitarbeiter:innen relevante Informationen schneller? Können sie nachvollziehen, worauf eine Antwort beruht? Und hilft die Funktion dabei, früher mit der eigentlichen fachlichen Prüfung zu beginnen?
Damit schließt sich der Kreis: Wirkung beginnt mit einem konkreten Bedarf. Sie entsteht durch die sichere Einbettung in den Arbeitskontext und zeigt sich erst in der tatsächlichen Nutzung.
Genau diesen Weg gehen das Bundesrechenzentrum und Fabasoft gemeinsam. Aus konkreten Anforderungen der Verwaltung entstehen praxisnahe Use Cases. Aus der gemeinsamen Arbeit erwächst Know-how. Und aus diesem Wissen entwickeln sich die nächsten Schritte. So wird aus einer technischen Möglichkeit eine Unterstützung, die dort ankommt, wo sie zählt: im konkreten Verwaltungsalltag.
