Effizient mit Lieferanten zusammenarbeiten – ganz ohne E-Mail

Im technischen Einkauf spielen einerseits ein reibungsloser Ablauf des Beschaffungsprozesses, andererseits langfristige Beziehungen zu den einzelnen Lieferanten eine bedeutende Rolle. Dementsprechend wichtig ist es, dass sowohl Zulieferer als auch Käufer schnell und ortsunabhängig auf relevante Daten und Dokumente zugreifen können und zu jeder Zeit am selben Informationsstand sind. Bewerkstelligen lässt sich diese unternehmensübergreifende Kommunikation mit einem zentralen technischen Daten- und Dokumentenmanagementsystem.

Der Beschaffungsprozess im technischen Einkauf ist komplex

In Industriezweigen wie dem Maschinen- und Anlagenbau gestaltet sich der Beschaffungsprozess in der Regel äußerst aufwendig. Bestellungen von Maschinen setzen sich meist aus Hunderten von verschiedenen Positionen zusammen. Zu diesen gehören unzählige Dokumente, etwa technische Zeichnungen oder Konstruktionsdaten, die Beschäftigte aus dem eigenen Unternehmen erstellen und mit den betreffenden Lieferanten und Dienstleistern mehrfach austauschen. Eine effiziente Zusammenarbeit erfordert eine perfekt aufeinander abgestimmte Kommunikation der am Workflow beteiligten Partner.

Die Herausforderungen bei der Kommunikation mit Lieferanten

In der Praxis sehen sich Betriebe jedoch mit einer Reihe von Herausforderungen konfrontiert, die die Kooperation mit Zulieferern, Kunden sowie weiteren Geschäftspartnern erschweren und den gesamten Bestellprozess immer wieder verzögern.

Fehlende Transparenz

Der unternehmensübergreifende Austausch wichtiger Daten und Unterlagen erfolgt häufig nach wie vor über E-Mail oder diverse Upload- bzw. Downloadplattformen wie ein Lieferantenportal. Dabei fehlt oft eine Rückmeldung, ob der Empfänger das Dokument gelesen oder überhaupt erhalten hat. Im Einkauf geht aufgrund dieser mangelnden Transparenz schnell der Überblick darüber verloren, ob der Zulieferer mit der richtigen Dateiversion arbeitet bzw. wer noch welche Informationen benötigt.

Hoher manueller Aufwand

In vielen Fällen sind Daten dezentral in unterschiedlichen Systemen abgelegt, wodurch sich die Suche danach sehr zeitintensiv gestaltet. Zudem haben mitunter nicht alle Verantwortlichen Zugriff auf relevante Unterlagen, was unnötige Abstimmungsrunden und Korrekturschleifen nach sich zieht.

Risiko von Verzugsstrafen

Fehlende unternehmensübergreifende Erinnerungsfunktionen führen zum Übersehen wichtiger Fristen oder zur verspäteten Erteilung von Fertigungsfreigaben an die Lieferanten und in der Folge zu hohen Konventionalstrafen.

Eine zentrales Daten- und Dokumentenmanagementsystem für die effiziente Zusammenarbeit

Für die effiziente Zusammenarbeit mit Geschäftspartnern empfiehlt sich die Verwendung eines zentralen Dokumentenmanagementsystems. Darin lassen sich spezielle Datenräume anlegen, um Informationen innerhalb und außerhalb der Organisation kontrolliert auszutauschen. Die Software übernimmt die Bestell- und Metadaten direkt aus dem ERP-System (z. B. SAP) und ordnet sie den jeweiligen Dokumenten zu. Dem Zulieferer liegen somit sämtliche Details zu jeder Zeit übersichtlich vor.

Bei jedweden Änderungen erzeugt das Tool automatisch eine neue Version und verständigt die betroffenen Personen. Auf diese Weise arbeiten alle Zuständigen mit den aktuellsten Unterlagen, angefangen vom Vertrieb, über die Konstruktionsabteilung, die Beschaffung bis hin zu den Kunden und Lieferanten.

Eine derartige Lösung bringt eine Reihe von Vorteilen mit sich:

Vorteil #1: Volle Transparenz und Nachvollziehbarkeit

Informationen sind zentral an einem Ort gespeichert und von überall abrufbar, im Büro oder von unterwegs. Dadurch behalten sämtliche Beteiligten den Überblick über zu erledigende Aufgaben, Bestellungen, Projektstatus, Dokumentationsumfang, Revisionen sowie Freigaben oder Fristen. Änderungen an Dokumenten, Metadaten oder ganzen Projekten bleiben stets nachvollziehbar.

Vorteil #2: Signifikante Zeitersparnis durch automatisierte Prozesse

Die Anwendung benennt von Zulieferern hochgeladene Unterlagen selbstständig nach den definierten Vorgaben um und ordnet sie automatisiert der bestehenden Bestellposition eines Auftrags zu. Zusätzlich verkürzen automatisierte Prüf- und Freigabeworkflows die Projektlaufzeiten.

Vorteil #3: Direkte Integration von Lieferanten

Die Einbindung der Lieferanten erfolgt direkt in die Plattform – egal, wo auf der Welt sie sich befinden. Somit gelingt der bidirektionale Austausch wesentlicher Dokumente ganz ohne Medienbrüche. Der Zulieferer erhält eine Übersicht über die ihm zugeordneten Tasks und Bestellungen sowie über den aktuellen Status der Dokumentationsanforderungen.

Vorteil #4: Einfache Anbindung an bestehende ERP-Systeme

Der nahtlose Datenaustausch mit SAP und anderen bestehenden ERP-Systemen ermöglicht bei der Erstellung einer Bedarfsanforderung (BANF) die automatische Übermittlung von bestellrelevanten Unterlagen wie Zeichnungen oder Zertifikate.

Vorteil #5: Minimiertes Risiko

Unternehmensübergreifende und vollständig automatisierte Erinnerungen sorgen für die Einhaltung wichtiger Termine sowie die fristgerechte Übermittlung aller notwendigen Dokumente. Das verhindert Lieferverzögerungen und reduziert das Risiko von Verzugsstrafen.

Lieferanten und Kunden kommunizieren auf einer Ebene

Die Einführung eines intelligenten Daten- und Dokumentenmanagementsystems wie Fabasoft Approve trägt dazu bei, die Herausforderungen im technischen Einkauf denkbar einfach zu bewältigen. Ein derartiges Produkt verwaltet sämtliche Informationen zentral und bildet alle damit verbundenen Workflows nachvollziehbar und unternehmensübergreifend ab.

Die Integration von Geschäftspartnern wie Lieferanten und Kunden in automatisierte Übermittlungs-, Prüf- sowie Freigabeprozesse reduziert den manuellen Aufwand erheblich und stellt maximale Transparenz sicher. Der zeit- und ortsunabhängige Zugriff gewährleistet darüber hinaus, dass Zulieferer zu jeder Zeit den Überblick über Dokumentationsanforderungen, Lieferstatus und Bestellinformationen behalten.

Auf lange Sicht lassen sich reibungslose Abläufe im Beschaffungsprozess nur dadurch realisieren, seine Lieferanten mit ins Boot zu holen und mit ihnen über eine zentrale Plattform effizient zusammenzuarbeiten.