Künstliche Intelligenz nimmt im Vertragsmanagement eine immer bedeutendere Rolle ein, um Abläufe zu optimieren und Wettbewerbsvorteile zu sichern. Sei es bei der Erstellung, Analyse oder Verwaltung von Verträgen – künstliche Intelligenz ermöglicht es, effizienter, präziser und weniger fehleranfällig zu arbeiten, was nicht nur operative Kosten senkt, sondern auch rechtliche Risiken minimiert. Welche Möglichkeiten KI-Vertragsmanagement bietet und was Schweizer Unternehmen dabei beachten müssen, erklärt Pascal Habegger, Geschäftsführer der Fabasoft 4teamwork AG, dem Schweizer Vertriebspartner der Contract Management-Software Fabasoft Contracts, in folgendem Blog.
Verträge automatisiert auf Compliance prüfen
Unternehmen stehen vor der Herausforderung, steigende gesetzliche sowie interne Vorgaben umzusetzen. Für viele Schweizer Betriebe gilt es dabei, neben nationalen Gesetzen, wie dem neuen Datenschutzgesetz (nDSG), auch Vorschriften aus anderen Ländern oder der EU zu beachten, sofern internationale Geschäftsbeziehungen zu den jeweiligen Ländern bestehen. Ein Beispiel aus dem Finanzsektor ist etwa die EU-Verordnung DORA (Digital Operations Resilience Act).
Besonders bei Änderungen in der Regulatorik ist KI ein wertvolles Werkzeug, um Ressourcen zu schonen und Risiken zu vermeiden. KI-Prüfkataloge bieten die Möglichkeit, wahlweise einzelne Verträge oder den gesamten Vertragsbestand auf verschiedenste Aspekte hin zu kontrollieren – beispielsweise auf von Legal definierte K.-o.-Kriterien oder auf bestimmte Klauseln. Nach Abschluss der Analyse bereitet das System die Bewertungen inklusive der identifizierten Inhalte übersichtlich auf. Manuelles Durchsuchen und Abgleichen von Dokumenten entfällt damit.
Sollte Handlungsbedarf bestehen, erstellt die Software daraufhin automatisch die benötigten Ergänzungsvereinbarungen basierend auf der Klauselbibliothek und startet optional die definierten Genehmigungs- und Zeichnungsprozesse, inklusive integrierter digitaler Signatur. Bei Fabasoft Contracts stehen dafür sowohl eine systemeigene „fortgeschrittene elektronische Signatur“ als auch eine integrierte „qualifizierte elektronische Signatur gemäss dem schweizerischen Bundesgesetz über die elektronische Signatur ZertES oder der eIDAS-Verordnung der EU zur Verfügung. Diese sind rechtswirksam und wesentlich sicherer als ihr handschriftliches Gegenstück. Die externen Partner sind dabei direkt in die Workflows eingebunden, um Medienbrüche zu vermeiden.
Schnell an Informationen gelangen
Neben der Vertragsprüfung erfordert auch die Informationsgewinnung auf manuellem Wege viel Zeit, vor allem bei umfangreichen Vertragsakten und -dokumenten. Mittels Chat-Funktion können die Verantwortlichen die KI zu ihren Vereinbarungen befragen und damit ihren Arbeitsaufwand spürbar reduzieren. Die KI liefert dank Large Language Modell (LLM) in wenigen Sekunden die passende Antwort aus den Vertragsinhalten, inklusive nachvollziehbarer Quellenangabe.
KI nutzen – ohne Kompromiss bei Datenschutz und IT-Sicherheit
KI-Tools gibt es mittlerweile viele – doch die Sicherheit der eingesetzten Daten muss dabei stets an erster Stelle stehen. Da es sich vor allem im Vertragsmanagement um streng vertrauliche Informationen handelt, sind versteckte Abhängigkeiten, unklare Datenflüsse oder unbefugte Zugriffe durch Dritte strikt zu vermeiden. Um die eigene digitale Souveränität zu stärken, ist es für Schweizer Unternehmen daher wichtiger denn je, auf europäische Anbieter – im besten Fall mit Schweizer Datenlokation – zu setzen, die ihre Daten sicher und rechtskonform innerhalb der EU speichern und verarbeiten.
Die europäische Vertragsmanagement-Software Fabasoft Contracts bietet hierfür eine eigene Datenlokation in der Schweiz an. Unterschiedliche unabhängige Zertifikate und Testate, wie die Zertifizierung nach BSI C5 oder der EU Cloud Code of Conduct auf Level 3, bestätigen die Erfüllung maximaler Datenschutz- und Datensicherheitsstandards.
Sie möchten mehr über Fabasoft Contracts erfahren? Hier finden Sie weitere Funktionen der smarten Contract Management-Software.
