Zugänglichkeit für alle: Barrierefreie Dokumente als Schlüssel zur Inklusion

Im Zuge der immer größer werdenden Bedeutung der digitalen Barrierefreiheit nimmt auch die Bereitstellung barrierefreier Dokumente eine zunehmend wichtige Rolle ein. Doch was sind barrierefreie Dokumente und welche Vorteile haben sie? Ab wann gilt ein Dokument aus technischer Sicht überhaupt als barrierefrei und welche Branchen sind betroffen?

Im nachfolgenden Artikel liefern wir die Antworten auf diese und weitere Fragen und werfen Licht auf ein durchaus vielschichtiges Thema.

Was sind barrierefreie Dokumente und wer profitiert davon?

Ein barrierefreies Dokument ist eine digitale Publikation, häufig im PDF-Format, deren Inhalt durch die Nutzung geeigneter Hard- und Software auch für Personen mit Beeinträchtigungen, etwa Seh- oder Höreinschränkungen, vollständig zugänglich ist. Dabei kann es sich unter anderem um einzelne PDFs oder umfangreichere Veröffentlichungen wie Zeitschriften, Bücher, Dokumentationen oder Geschäftsberichte handeln.

Mehr als eine Milliarde Menschen weltweit – alleine 9,6 Millionen in Deutschland – leben mit Einschränkungen und erhalten mit unterstützenden Techniken, beispielsweise Screenreader oder Braillezeile, einen eigenständigen und gleichberechtigten Zugang zu sämtlichen Inhalten.

Welche Vorteile bringen barrierefreie Dokumente?

Barrierefreie Dokumente fördern die Chancengleichheit der Bevölkerung und ermöglichen Menschen mit Einschränkungen die Teilhabe am gesellschaftlichen Leben. Sowohl den Usern als auch den Unternehmen, die sie publizieren, liefern sie eine Reihe von Vorteilen.

Für User:

• Gesteigerte Benutzerfreundlichkeit: Die Verwendung von eindeutigen Strukturen und klaren Formatierungen verbessert die Usability bzw. das Leseerlebnis von Dokumenten.
• Maximale Zugänglichkeit: Technische Hilfsmittel wie Screenreader oder Brailledisplay machen die Inhalte für Menschen mit Einschränkungen vollständig lesbar.

Für Unternehmen:

• Höhere Kundenbindung: Barrierefreie Dokumente sind ein besonderer Kundenservice, wodurch die Loyalität zum Unternehmen steigt.
• Mehr Inklusion: Durch die Bereitstellung vollständig zugänglicher Dokumente trägt ein Unternehmen einen wichtigen Teil zur Gleichberechtigung und Inklusion aller Menschen bei.
• Verbessertes Image: Ein spürbarer Beitrag zur Förderung der Inklusion und die Berücksichtigung verschiedener Konstitutionen zeugt von ehrlichem Engagement und führt langfristig zu einer positiven Außenwahrnehmung.

Welcher technische Standard gilt für ein barrierefreies PDF?

Der von Expertinnen und Experten aus aller Welt erarbeitete internationale Standard ISO 14289-1, auch bekannt als PDF/UA-Standard, hat sich mittlerweile für die Erstellung barrierefreier PDFs global etabliert. Die Abkürzung „UA“ steht für „Universal Accessibility“, also für die universelle Barrierefreiheit, was seinen Anspruch deutlich macht.

Im Juli 2012 hat die International Organization for Standardization (ISO) den PDF/UA-Standard unter dem offiziellen Namen „ISO 14289-1. Document management applications – Electronic document file format enhancement for accessibility“ veröffentlicht. Dieser liefert einheitliche sowie konkrete Anforderungen und technische Vorgaben zur Gestaltung eines entsprechenden Dokuments und bietet darüber hinaus weitere Vorteile:

• Gesetzeskonformität: PDF/UA erfüllt die Anforderungen an die digitale Barrierefreiheit, die in vielen Ländern und Branchen gesetzlich geregelt sind.
• Sicherheit: PDF/UA-Dokumente sind gegen unbefugte Veränderungen geschützt und es besteht die Möglichkeit, diese digital zu signieren.
• Langzeitarchivierung: PDF/UA-Dokumente sind für die Langzeitarchivierung konzipiert und bleiben auch in Zukunft verständlich und leicht nutzbar.
• Interoperabilität: PDF/UA-Dokumente sind mit allen gängigen Hilfstechnologien und Betriebssystemen kompatibel.

Checkliste: Wann gilt ein PDF als barrierefrei?

Um möglichst vielen Menschen zugänglich zu sein, muss ein PDF u. a. folgende Merkmale erfüllen:

• Dokumenteninhalte sind logisch strukturiert („tagged“)
• Dokument besteht aus durchsuchbarem Text
• Metadaten für interne und externe Suchfunktionen sind verfügbar
• Bildern und Grafiken liegt ein Alternativtext zugrunde
• Einstellungen zu beispielsweise Schriftgrößen oder Hintergrundfarben sind individualisierbar
• Dokumententitel ist selbsterklärend
• Schmuckbilder sind als Hintergrund gekennzeichnet
• Lesezeichen und Inhaltsverzeichnisse dienen als Navigationshilfe
• Erläuterungen für Abkürzungen und Akronyme sind enthalten

Barrierefreiheit lässt sich bereits bei der Erstellung eines Dokuments sicherstellen. Hierzu eignen sich verschiedene Methoden:

• Manuelle Prüfung: Eine Person prüft ein Dokument manuell auf die entsprechenden Anforderungen und verwendet dazu Richtlinien wie den PDF/UA-Standard als Referenz. Die Prüferin oder der Prüfer kontrolliert unter anderem, ob alternative Textbeschreibungen für Bilder und Tabellen vorhanden und sinnhaft sind, ob die Dokumentenstruktur klar und logisch aufgebaut ist oder ob Schriftarten und Farben gut lesbar sind.
• Systemgestützte Prüfung: Es existieren bereits Programme, die ein Dokument noch während der Erstellung automatisiert auf Barrierefreiheit prüfen. Das Multichannel-Publishing-System Xpublisher fordert Autorinnen und Autoren beispielsweise beim Integrieren von Bildern oder Tabellen zur Vergabe von Metadaten auf. Durch diese Vorgaben legen die User ein Dokument automatisch so an, dass am Ende ein vollständig barrierefreies Endprodukt vorliegt. Mit Xpublisher lassen sich zudem nicht nur neue Inhalte direkt barrierefrei erstellen, sondern auch aus bereits vorhandenen Inhalten (beispielsweise Altinhalte) PDF-Dokumente erzeugen.

Für eine verlässliche Konformitätsprüfung braucht es immer eine Kombination aus beiden Methoden. Während eine Software in der Lage ist, alle technischen Anforderungen zu kontrollieren, kann lediglich der Mensch das Dokument auf semantische Aspekte (z. B. Logik der Lesereihenfolge, Inhalt der Alternativtexte) überprüfen.

Die Gesetzeslage: Behörden als Vorreiter und weitere betroffene Branchen

Gesetze wie das Behindertengleichstellungsgesetz (BGG), das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz (BFSG) oder das Web-Zugänglichkeits-Gesetz (WZG), verpflichten Behörden bereits heute zur Nutzung barrierefreier Software und Bereitstellung ebensolcher Websites und Apps. So sind Behörden Vorreiter in Sachen digitaler Barrierefreiheit. 

Seit Ende 2022 weist außerdem das Onlinezugangsgesetz (OZG) Bund und Länder an, ihre Verwaltungsleistungen (z. B. Anträge, Formulare) elektronisch anzubieten und eine IT-Infrastruktur zu schaffen, die es jedem User ermöglicht, besonders nutzerfreundlich auf die Leistungen zuzugreifen. Das OZG ist demnach eng verbunden mit dem Aspekt barrierefreier Dokumente.

Neben Behörden werden aber noch weitere Einrichtungen und Branchen zur Bereitstellung barrierefreier Dokumente aufgerufen. So beschäftigen sich aktuell viele Unternehmen und Einrichtungen unterschiedlichster Branchen mit digitaler Barrierefreiheit, auch um künftigen gesetzlichen Regularien zu entsprechen. Dem liegt das im Juli 2021 in Kraft getretene Barrierefreiheitsstärkungsgesetz zugrunde, welches besagt, dass alle Produkte und Dienstleistungen, die nach dem 28. Juni 2025 in den Verkehr gebracht werden, frei von Barrieren sein müssen.

In den folgenden Branchen lassen sich schon heute entsprechende Entwicklungen beobachten:

• Bildungswesen: Schulen und Universitäten sind angehalten ihre Lehrmaterialien und andere Dokumente für alle Studierenden vollständig zugänglich zu machen.
• Finanzwesen: Finanzinstitute und Banken bauen ihr barrierefreies Angebot spürbar aus.
• Gesundheitswesen: Kliniken, Krankenhäuser und andere medizinische Einrichtungen stellen Patienteninformationen und medizinische Dokumente in barrierefreier Form bereit.
• Reise- und Tourismusbranche: Reiseunternehmen unterstützen Reisende mit Einschränkungen, indem sie entsprechende Dokumente zur Verfügung stellen.
• Regulierte Branchen: Branchen, die unter regulativen Anforderungen stehen, darunter Energieversorger, Versicherungen oder Medien, dehnen ihr Angebot ebenfalls aus, um allen Menschen einen uneingeschränkten Zugang bieten zu können.

Fazit und Ausblick

Die Förderung von Diversität, Inklusion und Gleichberechtigung aller Menschen hat in den letzten Jahren massiv Fahrt aufgenommen und wird auch die nächsten Jahre global weiter an Bedeutung zunehmen:

• Vorreiter der digitalen Inklusion können von echten Wettbewerbsvorteilen profitieren, daher empfiehlt es sich, sich frühzeitig mit dem Thema auseinanderzusetzen.
• In Bezug auf die Gesetzgebung wird es zukünftig weitere Fortschritte und Änderungen geben. Behörden sind schon jetzt gesetzlich verpflichtet, barrierefreie Endprodukte bereitzustellen. Für Unternehmen und ihre Produkte und Dienstleistungen gilt ab 2025 Gleiches. Wir entwickeln uns zu einer inklusiveren und gerechteren Gesellschaft, zu der schon jetzt jedes Unternehmen seinen Beitrag leisten kann.

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