Vor welchen Herausforderungen steht die öffentliche Verwaltung aktuell in Bezug auf die Digitalisierung?
Die öffentliche Verwaltung durchläuft aktuell maßgebliche Veränderungen. Bürger:innen erwarten mittlerweile auch von den Behörden digitale Dienstleistungen, die einfach, schnell und effizient sind. Das erfordert jedoch Investitionen in neue Technologien und die Anpassung von Arbeitsabläufen. Aktuell ist das Thema künstliche Intelligenz besonders präsent. Mit dem Start von zum Beispiel ChatGPT war KI erstmals für die breite Masse zugänglich. Dabei entstand rasch eine Diskussion, wie der Einsatz von intelligenten Technologien in der öffentlichen Verwaltung erfolgen kann.
Auch die IT-Sicherheit der Systeme ist für Behörden seit jeher ein wesentlicher Faktor. Nichtsdestotrotz richten sich Cyberattacken immer häufiger gegen die öffentliche Hand. Um den Schutz der sensiblen Daten sicherzustellen, sind daher umfassende Maßnahmen notwendig.
Hinzu kommt der Fachkräftemangel, der auch im öffentlichen Dienst deutlich zu spüren ist. Aufgrund des demografischen Wandels und der Konkurrenz aus der Privatwirtschaft fehlt qualifiziertes Personal mit den notwendigen IT-Kenntnissen und Erfahrungen. Dabei muss sich die öffentliche Verwaltung als attraktiver Arbeitgeber präsentieren, um in Zeiten des Personalmangels gut ausgebildete Fachkräfte für sich zu gewinnen. Eine digital transformierte Behörde zeigt, dass es zahlreiche fachlich interessante Jobs gibt.
Mit welchen Ansätzen reagiert Fabasoft auf diese Herausforderungen?
Fabasoft schafft mit der eGov-Suite als führendes Produkt zur digitalen Aktenverwaltung die ideale Basis, um alle Akten und Dokumente innerhalb einer Behörde digital zu verwalten und die Behördenprozesse voll elektronisch abzuwickeln. Mit innovativen Solutions im Fabasoft eGov-Ökosystem adressieren wir zusätzliche Use Cases der Verwaltung, um den Arbeitsalltag der Beschäftigten zu erleichtern und die öffentliche Verwaltung durchgängig zu digitalisieren. Dabei ist „Done! on Fabasoft eGov“ entstanden. Das Produkt ermöglicht intelligente Automatisierungen, die manuelle, repetitive Aufgaben übernehmen. Dazu gehören zum Beispiel die Klassifizierung von Dokumenten, eine intelligente Textextraktion und die Generierung von Vorschlägen zur Bearbeitung sowie die Unterstützung bei oder die vollständig automatische Abarbeitung der jeweiligen Prozessschritte. Dadurch bleibt den Angestellten mehr Zeit, sich auf wesentliche inhaltliche Arbeiten zu fokussieren, die ihre fachliche Expertise benötigen. Neben der Entlastung der Mitarbeitenden steigern solche Arbeitsweisen außerdem die Attraktivität der öffentlichen Hand als Arbeitgeber.
Stichwort Automatisierung und KI: Bedeutet der Einsatz dieser Technologie nicht extrem viel Aufwand für Behörden? Steht das nicht im Widerspruch zur Entlastung des Personals?
Im Gegenteil – bei Fabasoft haben wir uns das Ziel gesetzt, dass die Automatisierung mit Done! on Fabasoft eGov schnell und einfach umsetzbar ist, denn die öffentliche Verwaltung braucht clevere Solutions, die einen raschen Nutzen stiften. Eine Behörde, die bereits ein elektronisches Dokumentenmanagement auf Basis der Fabasoft eGov-Suite in Betrieb hat, kann Done! on Fabasoft eGov prinzipiell von heute auf morgen einsetzen. Da das laufende System bereits einen riesigen Datenschatz enthält, ist ein umfangreiches Vorprojekt nicht notwendig. Die Technologie lernt automationsgestützt selbstständig aus diesen Daten. Es war uns besonders wichtig, dass das Modell einen sehr niederschwelligen Zugang bietet, der mit geringem personellen und zeitlichen Aufwand umsetzbar ist und somit Verwaltungsangestellte entlastet.
Wie sieht es mit der IT-Sicherheit und dem Datenschutz beim Einsatz von Automatisierungen aus?
Unsere Solution zur Automatisierung erfüllt dieselben Sicherheitskriterien wie alle anderen Fabasoft Produkte. Da die intelligente Technologie direkt in der Behörde zum Einsatz kommt und mit den Dokumenten arbeitet, die sich in der Fabasoft eGov-Suite befinden, muss die Verwaltung keine Daten an Dritte herausgeben. Das System lernt durch Userfeedback stetig dazu und verbessert dadurch auch laufend die Qualität der Automatisierungsvorschläge. Die Behörde kann den jeweilig gewünschten Automatisierungsgrad selbst bestimmen und an ihre individuellen Bedürfnisse anpassen.
Wie können Behörden mit der steigenden Gefahr von Cyberbedrohungen umgehen?
Bei aktuellen Bedrohungsszenarien, zum Beispiel Cyberangriffen, ermöglicht eine Cloud-Native-Architektur flexibel zu reagieren. Diese sorgt durch klar abgegrenzte Netzwerkfreischaltungen für Services und deren Speicherung in mehreren Instanzen für Sicherheit. Zudem erhöht deren Verteilung über verschiedene Rechenzentren die Widerstandsfähigkeit gegenüber Angriffen. Behörden können damit sehr rasch einzelne Bausteine austauschen oder aktualisieren und somit auch neue Funktionen oder Solutions wesentlich schneller für User implementieren. Daher folgen auch unsere Systeme im Fabasoft eGov-Ökosystem der Cloud-Native-Architektur, die wir in unserer Fabasoft PROCECO Cloud (vormals Fabasoft Cloud) und als On-premises- bzw. Private Cloud-Installationen direkt beim Kunden anbieten.
Sie sprechen vom Fabasoft eGov-Ökosystem – wie können Behörden sich das vorstellen?
In den vergangenen 20 bis 25 Jahren hat sich die Fabasoft eGov-Suite insbesondere in Deutschland, Österreich und der Schweiz als Querschnittsanwendung zur elektronischen Aktenverwaltung und Dokumentensteuerung in zahlreichen Behörden etabliert. Durch diese erfreuliche Entwicklung war es uns ein Anliegen herauszufinden, an welchen Stellen wir die öffentliche Verwaltung bei der digitalen Transformation weiter unterstützen können. Dabei haben wir erkannt, dass wir einen Mehrwert stiften, indem wir unseren Kunden zusätzliche, intuitiv anwendbare Solutions auf Basis der Fabasoft eGov-Suite zur Verfügung stellen. Daraus ist das Fabasoft eGov-Ökosystem entstanden: Unsere „one shared government reality“ besteht aus aufeinander abgestimmten Solutions „on eGov“, mit denen wir die konkreten fachlichen Anforderungen der öffentlichen Verwaltung gezielt erfüllen und rasche Projektierungen ermöglichen.
Neben den bereits genannten Automatisierungen bieten wir eine digitale Personalakte an, die im Freistaat Bayern eingesetzt wird. Außerdem stellen wir ein Online-Serviceportal zum raschen, bidirektionalen Informationsaustausch zwischen der Bevölkerung, Unternehmen und Behörden bereit, das mithilfe von Low-Code/No-Code den Arbeitsalltag der Beschäftigten erleichtert und gleichzeitig die Servicequalität steigert.
Können Behörden die anfangs genannten Herausforderungen mit den Solutions von Fabasoft meistern?
Die öffentliche Verwaltung maximiert durch den Einsatz des Fabasoft eGov-Ökosystems den Erfolg der digitalen Transformation und erreicht Ziele noch schneller. Wenn eine Behörde die Fabasoft eGov-Suite im Einsatz hat, kann sie weitere Solutions einfach, ohne umfangreiches Projekt einführen. Sie hat die Sicherheit, dass die Produkte den hohen Qualitätsstandards der Fabasoft eGov-Suite entsprechen, optimal aufeinander abgestimmt und in der Lage sind, miteinander zu interagieren. Obendrein ist es nicht mehr notwendig, Sicherheitsverfahren, Betriebs-, Datenschutz- sowie Rechte- und Rollenkonzepte usw. neu zu erstellen, und die User müssen sich an keine neue Oberfläche gewöhnen. Sie kennen die Arbeitsparadigmen bereits aus der Fabasoft eGov-Suite und damit ist keine umfangreiche Schulung notwendig. Die Oberfläche erfüllt die hohen Ansprüche der Barrierefreiheit und ist intuitiv gestaltet. Das hilft der öffentlichen Verwaltung dabei, effizient und nachhaltig zu agieren. Ein effektiver Know-how-Transfer und die Nutzung von bestehendem Wissen unterstützt Verwaltungsangestellte, was neben dem Einsatz von Automatisierungen ebenfalls dem Fachkräftemangel entgegenwirkt. Mit der Cloud-Native-Strategie geht Fabasoft außerdem aktiv in Richtung IT-Sicherheit und beugt Cyberangriffen vor. Das Fabasoft eGov-Ökosystem adressiert gezielt die aktuellen und künftigen Herausforderungen der öffentlichen Verwaltung und versucht sie mit zahlreichen unterschiedlichen Solutions zu meistern. Behörden können also darauf vertrauen, dass Fabasoft Produkte eine stetige Weiterentwicklung erfahren, aktiv auf neue Anforderungen reagieren und auf ihre Bedürfnisse eingehen.
Wie wird sich die digitale Transformation in der öffentlichen Verwaltung weiterentwickeln und welche Rolle spielt dabei die künstliche Intelligenz?
Viele Behörden sind bei der digitalen Transformation schon sehr weit gekommen. Dennoch handelt es sich dabei um einen fortlaufenden Prozess. Besonders im Hinblick auf das Thema Automatisierung und künstliche Intelligenz gibt es immer mehr Möglichkeiten, die öffentliche Verwaltung weiter zu unterstützen. Die Technologien bringen einerseits viele neue Chancen, andererseits müssen wir sie auch unter den Aspekten Risiko und Wirtschaftlichkeit betrachten. Dadurch können sie die Zukunft der digitalen Verwaltung maßgeblich beeinflussen. Neben der Steigerung der Servicequalität für Bevölkerung und Wirtschaft ist vor allem die Entlastung der Mitarbeitenden ein wesentlicher Punkt. In Anbetracht der Krisensituationen in den vergangenen Jahren und des demografischen Wandels sind Automatisierungen und künstliche Intelligenz essenziell, damit Behörden resilient und handlungsfähig bleiben und wir den Wohlstand unserer Gesellschaft erhalten können. Daher treibt auch Fabasoft den Fortschritt laufend voran und entwickelt aktiv neue Funktionen und Produkte für eine innovative Verwaltung der Zukunft.
