Eine Rechnung prüfen, einen umfangreichen Akt durchsehen oder eine Antwort auf eine Bürgeranfrage vorbereiten: Viele Aufgaben in der Verwaltung kosten Zeit, weil Beschäftigte Informationen suchen, übertragen und für die weitere Bearbeitung aufbereiten müssen. KI kann genau diese Arbeitsschritte übernehmen. Wie das in der Praxis funktioniert, erläuterte Gerold Lins, Senior Key Account Manager eGov, beim Gipfeltreffen AI Cities Austria in Wien. Anhand von drei Use Cases aus der Fabasoft eGov-Suite machte er deutlich, wie KI direkt im Verwaltungsalltag unterstützt.
Informationen erfassen, statt sie abzutippen
Der erste Ansatzpunkt liegt bereits beim Eingang eines Dokuments. Rechnungen, Anträge und andere Schriftstücke enthalten zahlreiche Informationen, die Beschäftigte für die weitere Bearbeitung benötigen. Beträge, Namen, Rechnungspositionen oder andere Angaben mussten bisher häufig manuell erfasst und den passenden Feldern zugeordnet werden.
Mit Intelligent Document Processing und Mindbreeze AI übernimmt die KI diese Aufgabe. Sie erkennt definierte Informationen direkt im Dokument und überträgt sie strukturiert in die vorgesehenen Felder. Auch einzelne Positionen einer Rechnung lassen sich so erfassen und beispielsweise mit den jeweiligen Beträgen ausgeben. Das spart nicht nur Zeit bei der Datenerfassung. Die Informationen stehen auch direkt für die nächsten Bearbeitungsschritte zur Verfügung.
KI unterstützt dort, wo Verwaltungsprozesse laufen
Noch mehr Potenzial entsteht, wenn KI direkt in bestehende Workflows einzieht. Die zuvor erfassten Informationen können weitere Arbeitsschritte anstoßen. So kann die KI beispielsweise Dokumente zusammenfassen oder prüfen, ob alle erforderlichen Unterlagen vorliegen.
Damit müssen Behörden ihre bestehenden Abläufe nicht neu aufsetzen. Sie können ihre Abläufe gezielt um KI-Unterstützung ergänzen, die Beschäftige bei einzelnen Aufgaben entlastet. Gleichzeitig bleiben die Prozesse nachvollziehbar: Relevante Schritte lassen sich über Audit Logs dokumentieren. Für die Verwaltung bedeutet das weniger manuelle Routinearbeit und mehr Zeit für die fachliche Bearbeitung.
Fabi: Vom Nachschlagen zum aktiven Assistenten
Besonders anschaulich wird dieser Ansatz mit Fabi, der Friendly Artificial Business Intelligence. Der tief in die Fabasoft eGov-Suite integrierte KI-Assistent erschließt Informationen aus Akten und beantwortet Fragen zu deren Inhalten und Metadaten. Beschäftigte erhalten dadurch rasch einen Überblick über einen Vorgang, ohne sich zunächst durch sämtliche Dokumente arbeiten zu müssen.
Fabi geht aber noch weiter: Über sogenanntes Tool Calling kann der Assistent definierte Aufgaben direkt ausführen. In der vorgestellten Demo erstellte er einen Antwortvorschlag auf Basis eines Vorgangs und übernahm vorhandene Attribute in eine vorbereitete Vorlage.
Fabi liefert nicht nur Informationen, sondern unterstützt die Beschäftigten bei konkreten Aufgaben innerhalb ihrer gewohnten Arbeitsumgebung und berücksichtigt dabei den fachlichen Kontext sowie die geltenden Zugriffsrechte und Rollen. Aus einer Anfrage wird ein vorbereiteter Arbeitsschritt, den die zuständigen Personen fachlich prüfen und weiterbearbeiten können.
KI braucht Kontext und klare Grenzen
Alle drei Beispiele folgen einem gemeinsamen Prinzip: KI unterstützt die Beschäftigten, die fachliche Verantwortung bleibt beim Menschen. Die Technologie kann Informationen erfassen, Inhalte zusammenfassen, Prüfungen vorbereiten und Antwortentwürfe erstellen. Die Entscheidung treffen weiterhin die zuständigen Mitarbeitenden.
Auch der Umgang mit sensiblen Verwaltungsdaten spielt eine zentrale Rolle. Mindbreeze AI verarbeitet die Informationen direkt in der bestehenden Umgebung. Kundendaten verlassen diese nicht. Audit-Logs machen relevante Schritte nachvollziehbar, und die Use Cases berücksichtigen die Anforderungen des AI Act von Beginn an.
Praxisaustausch bei AI Cities Austria
Das Gipfeltreffen der AI Factory Austria (AI:AT) und Urban Innovation Vienna brachte KI-Verantwortliche und Interessierte aus Stadtverwaltungen in Wien zusammen. Fachvorträge und Arbeitsformate boten Raum, um konkrete Einsatzmöglichkeiten und Herausforderungen beim KI-Einsatz in der öffentlichen Verwaltung zu beleuchten.
Am Fabasoft-Stand konnten die Besucher:innen die vorgestellten Ansätze näher kennenlernen und sich mit dem Team austauschen. Der Vortrag von Gerold Lins machte dabei einen wichtigen Punkt deutlich: Der Mehrwert von KI entsteht nicht allein durch gute Antworten. Entscheidend ist, dass sie Informationen im richtigen Kontext verarbeitet und daraus konkrete Unterstützung für die tägliche Verwaltungsarbeit liefert.
