Die Einführung einer Dokumentenmanagementsoftware (DMS) bzw. Qualitätsmanagementsoftware (QMS) gehört heute zu den zentralen Bausteinen jeder digitalen Unternehmensstrategie. Ob zur Erfüllung regulatorischer Anforderungen, zur Prozessoptimierung oder zur Steigerung der Effizienz und Transparenz – der Nutzen solcher Systeme ist unbestritten. Aber dennoch scheitern nach wie vor viele DMS-/QMS-Projekte oder bleiben weit hinter ihren Potenzialen zurück.
Im Folgenden zeige ich auf, welche Schlüsselfaktoren den Weg zum Erfolg ebnen.
Voraussetzungen für eine erfolgreiche DMS-/QMS-Implementierung
Ein modernes Dokumenten- und Qualitätsmanagementsystem (DMS/QMS) ist für Unternehmen ein entscheidender Hebel, um Prozesse zu optimieren, Qualitätsstandards einzuhalten und die Zusammenarbeit zu verbessern. Es bündelt projektspezifische Unterlagen wie Stücklisten, technische Zeichnungen oder Prüfberichte an einem Ort und ermöglicht eine vernetzte Sicht auf alle relevanten Informationen.
Entscheidend bei der Einführung ist, alles von Beginn an sinnvoll zu planen, klar zu kommunizieren und konsequent umzusetzen. Ein smartes DMS/QMS muss nicht nur funktional überzeugen, sondern sich auch gut in den Arbeitsalltag integrieren lassen.
Folgende Erfolgsfaktoren spielen dabei eine zentrale Rolle:
Klare Ziele und ein strukturierter Fahrplan
Vor der Auswahl eines DMS oder QMS empfiehlt es sich, klare Ziele zu definieren: Welche Prozesse gilt es zu optimieren? Welche Abteilungen sind beteiligt? Ebenso wichtig ist die frühzeitige Festlegung funktionaler und technischer Anforderungen. Gerade hier stellt sich auch die Frage nach dem Einsatz von künstlicher Intelligenz, sprich ob das zukünftige System KI-gestützt zum Einsatz kommt. Gerade im Dokumenten- und Qualitätsmanagement bieten KI-Funktionen wie automatische Vervollständigung von Listen, Dokumentenklassifizierung oder Datenextraktion hohes Potenzial.
💡Benefit: Ein strukturierter Fahrplan mit klaren Verantwortlichkeiten und realistischen Meilensteinen schafft nicht nur Transparenz und Orientierung, sondern bildet auch die Grundlage für eine zielgerichtete und auf die konkreten Anforderungen des Unternehmens abgestimmte Umsetzung.
Change-Management: Frühzeitige Einbindung der Nutzer:innen
Wer von Anfang an die User einbezieht, schafft Akzeptanz, fördert praxistaugliche Anforderungen und verhindert Fehlentwicklungen. Ein bewährter Weg ist, das Vorhaben zunächst in einem klar definierten Pilotprojekt zu erproben. Gemeinsame Workshops bieten sich an, um Anforderungen zu definieren und auf dieser Basis einen Proof of Concept (PoC) zu erstellen, der sich in der Praxis testen und weiterentwickeln lässt.
Parallel dazu braucht es klare, kontinuierliche Kommunikation über Ziele, Nutzen und konkrete Veränderungen im Arbeitsalltag. Verstehen die Betroffenen, warum sich etwas ändert und wie sie davon profitieren, kommen weniger Widerstände auf.
💡Benefit: Wenn die Nutzer:innen aktiv mitgestalten, entwickeln sie ein besseres Verständnis für das System und stehen Veränderungen deutlich offener gegenüber.
Nahtlose Integration in die bestehende IT-Landschaft
Damit ein DMS/QMS im Alltag echten Mehrwert bringt, muss es sich reibungslos in die bestehende IT-Struktur einfügen. Dazu gehört die Kompatibilität mit wichtigen ERP-, PLM- oder CRM-Systemen. Im Idealfall unterstützt die Software dafür moderne, standardisierte Schnittstellen (APIs), über die sich Daten automatisiert austauschen und Prozesse systemübergreifend abbilden lassen.
Gerade in frühen Projektphasen ist es wichtig, sich intensiv mit den technischen Rahmenbedingungen auseinanderzusetzen: Welche Systeme sind anzubinden? Welche Workflows laufen bereits digital? Und welche Dokumenttypen müssen regelmäßig zwischen Tools ausgetauscht werden? Nur wer diese Fragen frühzeitig beantwortet, kann Medienbrüchen effektiv vorbeugen und somit das volle Potenzial des DMS/QMS ausschöpfen.
💡Benefit: Eine durchdachte Systemintegration minimiert Medienbrüche, reduziert manuellen Aufwand und erhöht die Effizienz bereichsübergreifender Prozesse.
Sichere Zugriffskontrolle und Datenschutz
Eine klare, strukturierte Benutzeroberfläche mit rollenbasierten Berechtigungen stellt sicher, dass jede Person im System nur jene Informationen, Aufgaben und Funktionen sieht, die für ihre jeweilige Rolle relevant sind. Das ist insbesondere in regulierten Umgebungen mit sensiblen Dokumenten und Freigabeprozessen essenziell.
Gleichzeitig muss das System in der Lage sein, unternehmensweite Datenschutz- und Sicherheitsrichtlinien zuverlässig abzubilden: Wer darf welche Dokumente einsehen, bearbeiten oder freigeben? Lassen sich vertrauliche Daten revisionssicher verarbeiten? Derartige Anforderungen gilt es bereits in der Konzeptionsphase zu bedenken und technisch sauber umzusetzen, um Compliance-Vorgaben dauerhaft zu erfüllen.
💡Benefit: Ein klar definiertes Rollen- und Rechtemanagement schützt sensible Informationen, erleichtert den Arbeitsalltag der Mitarbeitenden und stellt sicher, dass Unternehmen regulatorische Vorgaben verlässlich einhalten.
Einfache Anpassbarkeit an die Anforderungen des Unternehmens
Ein entscheidender Erfolgsfaktor bei der Einführung eines DMS/QMS ist die Fähigkeit, Standardabläufe wie Dokumentenfreigaben, Genehmigungen oder Prüfprozesse schnell und ohne großen technischen Aufwand an unternehmensspezifische Anforderungen anzupassen. Moderne Systeme bieten hierfür vordefinierte Prozessbausteine, die sich flexibel kombinieren lassen.
Besonders vorteilhaft ist dabei eine No-Code-/Low-Code-Funktionalität, mit der Fachabteilungen eigenständig Formulare und ganze Workflows modellieren oder verändern, und das ganz ohne Programmieraufwand.
💡Benefit: Mit flexibel anpassbaren Workflows ohne Programmieraufwand verkürzen sich Projektlaufzeiten erheblich, der Personalaufwand sinkt, und durch den geringen Schulungsbedarf lässt sich das Tool schnell und effizient im Arbeitsalltag nutzen.
Schneller Roll-out dank agiler Projektumsetzung
Ein zentrales Erfolgskriterium bei der Einführung eines DMS/QMS ist die Geschwindigkeit, mit der erste Ergebnisse erzielt und Unternehmen reale Anwendungsfälle abbilden können. Moderne Systeme ermöglichen genau das. Durch eine agile Projektumsetzung, bei der vorab individualisierte Module und Templates zum Einsatz kommen, gelingt es, schnell ein funktionierender Prototyp aufzusetzen und sukzessive an die konkreten Anforderungen des Unternehmens anzupassen.
💡Benefit: Adaptierungen, die sich direkt und ohne lange Entwicklungszyklen im laufenden Projekt umsetzen lassen, reduzieren Komplexität und sorgen für einen raschen Roll-out.
Digitale Effizienz braucht ein smartes DMS/QMS
Die Einführung eines DMS/QMS stellt einen entscheidenden Schritt dar, um die Effizienz, Qualität und Transparenz im Unternehmen nachhaltig zu steigern. Das frühzeitige Erkennen gängiger Stolpersteine ermöglicht es, gezielt gegenzusteuern und damit die Grundlage für eine erfolgreiche Implementierung zu schaffen.
Ein modernes DMS/QMS-System wie Fabasoft Approve verfügt über smarte KI-Funktionalitäten, ein klar definiertes Rollen- und Berechtigungskonzept, flexibel anpassbare Workflows und integriert sich nahtlos in die bestehende IT- und Prozesslandschaft. Die einfache Benutzeroberfläche senkt zudem den Schulungs- und Ressourcenaufwand und sorgt für echte Akzeptanz im Arbeitsalltag.
Wer ein DMS oder QMS mit klaren Zielen, praxisnahem Fokus und aktiv eingebundenen Nutzer:innen einführt, legt den Grundstein für einen nachhaltigen Projekterfolg. So wird aus der Einführung kein einmaliges IT-Projekt, sondern ein zukunftsfähiges System, das den Arbeitsalltag wirklich verbessert und sich langfristig im Unternehmen etabliert.
