Mit dem aktuellen Release erweitert Fabasoft Approve seine KI-Funktionen und verbessert wichtige Dokumentenprozesse. Im Fokus stehen die neue KI-gestützte Metadatenextraktion, ein intelligenterer KI-Chat mit zusätzlichem Metadaten-Kontext sowie Verbesserungen für suchbasierten Listen und der Synchronisierung angefragter Dokumente.
KI-gestützte Metadatenextraktion vereinfacht die Datenerfassung
Die neue KI-gestützte Metadatenextraktion automatisiert die Erfassung von Informationen aus Dokumenten. Auf Basis frei definierbarer Modelle erkennt die KI wichtige Eigenschaften und übernimmt diese direkt in die entsprechenden Metadaten des Objekts. Das reduziert den manuellen Erfassungsaufwand und beschleunigt die Verarbeitung von Dokumenten.
Bereits bei der Konfiguration unterstützt die KI: Prompts, Synonyme und Beispiele für die einzelnen Extraktionsdefinitionen lassen sich automatisch erstellen. Darüber hinaus analysiert die KI nicht nur Textinhalte, sondern auch Tabellen, Diagramme, technische Zeichnungen und Bilder. Ergänzt wird die Funktion durch eine JSON-Schnittstelle, über die sich Metadatenextraktionen und deren Definitionen einfach importieren lassen.
Eine neue Metadatenextraktion lässt sich in der Konfiguration unter dem Listeneintrag „KI-Elemente“ anlegen. Anschließend wird für jede zu extrahierende Eigenschaft eine Extraktionsdefinition erstellt und die entsprechende Zieleigenschaft zugewiesen.
Über das Kontextmenü „KI-gestützt befüllen“ generiert die KI auf Basis der Zieleigenschaft automatisch den passenden Prompt, sinnvolle Synonyme sowie Praxisbeispiele für den Eigenschaftswert.
Sobald eine Metadatenextraktion konfiguriert und für ein Objekt freigegeben ist, kann sie über „Metadaten extrahieren“ ausgewählt und gestartet werden.
KI-Chat liefert Antworten mit noch mehr Kontext
Der KI-Chat bietet nun noch kontextreichere Antworten. Neben dem eigentlichen Dokumentinhalt berücksichtigt die KI zusätzlich die Metadaten des aktuellen Objekts. Dazu zählen beispielsweise Statusinformationen, Projektzuordnungen, Verantwortlichkeiten oder Eigenschaften aus Kategorien.
Durch diesen zusätzlichen Kontext liefert der Chat Antworten, die noch besser auf das jeweilige Objekt abgestimmt sind. Gleichzeitig sorgt eine überarbeitete Darstellung für eine übersichtliche Benutzeroberfläche beim Chatten mit strukturierten Objekten, bei denen künftig ausschließlich der Chat angezeigt wird.
Die geteilte Ansicht mit Dokumentvorschau bleibt beim Chat mit einzelnen Dokumenten erhalten.
Suchbasierte Listen sind jetzt noch übersichtlicher
Die suchbasierten Listen sind ebenfalls optimiert. Gelöschte Objekte erscheinen künftig nicht mehr in den Suchergebnissen und Listenansichten. Stattdessen stehen sie ausschließlich im Papierkorb des jeweiligen Rooms oder über Suchordner zur Verfügung.
Dadurch konzentrieren sich Suchergebnisse auf aktive Inhalte und ermöglichen schnelleres und übersichtlicheres Arbeiten.
Verbesserte Synchronisierung angefragter Dokumente
Auch die Synchronisierung zwischen Dokumenten und angefragten Dokumenten (Dokumentinstanzen) wurde erweitert. Neben den Metadaten übernimmt Fabasoft Approve nun auch Eigenschaften von Dokumenteinträgen, beispielsweise den Namen oder gemeinsame Kategorieeigenschaften.
Dadurch stehen zusätzliche Informationen, etwa aus Lieferantendokumenten, auch während Review- und Freigabeprozessen zur Verfügung. Das verbessert die Zusammenarbeit mit externen Partnern und sorgt für eine konsistente Datenbasis über den gesamten Dokumentenprozess hinweg.
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