Einführung der E-Akte Bund in der Stiftung Preußischer Kulturbesitz

Die Stiftung Preußischer Kulturbesitz (SPK) vereint Museen, Bibliotheken, Archive und wissenschaftliche Institute unter einem Dach. Ihre Bestände und Sammlungen enthalten einzigartige Zeugnisse der Geschichte der Menschheit und sind Basis intensiver Forschungs- und Vermittlungsarbeit. Die SPK ist eine bundesunmittelbare Stiftung des öffentlichen Rechts mit Sitz in Berlin und hat aktuell ca. 2.000 Beschäftigte. Sie ist damit die größte Arbeitgeberin im Kulturbereich in Deutschland. Der Bund und alle 16 Bundesländer finanzieren die Stiftung gemeinsam und arbeiten auch in ihren Gremien zusammen.

Die Einführung der E-Akte Bund bildet einen zentralen Baustein innerhalb der Digitalstrategie der SPK. Aufgrund ihrer Aufbauorganisation, die fünf relativ autonome Einrichtungen mit verschiedenen Standorten umfasst und gleichzeitig bestimmte Aufgaben zentral bündelt, wird die SPK in besonderem Maße von der Einführung der E-Akte profitieren. Dokumentenbasierte Geschäftsprozesse können endlich standortübergreifend digital durchgeführt werden. Zusammenarbeit an Dokumenten wird einfacher, E-Mail-Postfächer und Filesysteme werden entlastet. Zugleich stellt die Struktur der SPK das Vorhaben vor die Herausforderung, zentrale Vorgaben und lokale Regelungskompetenzen in ein angemessenes Verhältnis zu setzen, sodass die E-Akte möglichst geringe Einstiegshürden aufweist und von allen Beschäftigten gewinnbringend genutzt werden kann.

Das Geheime Staatsarchiv Preußischer Kulturbesitz hat innerhalb der SPK die Federführung für den Einführungsprozess übernommen. In der ersten Jahreshälfte 2021 fand die erfolgreiche Pilotierung in ausgewählten Organisationseinheiten statt. Mittlerweile arbeiten 100 Beschäftigte produktiv mit dem System. Der nächste Meilenstein ist der Start des Roll-Out, von dem sich alle Beteiligten eine zügige Überwindung der noch bestehenden Medienbrüche wünschen.