Die BayWa AG digitalisiert ihr Vertragsmanagement und die damit verbundenen Geschäftsprozesse mit der Software „Fabasoft Contracts“. Mithilfe transparenter Workflows und einer übersichtlichen Dokumentenaufbereitung ist das Unternehmen jederzeit über sämtliche Vertragsinhalte und -fristen informiert. Aktuelle Governance- und Compliance-Vorschriften sind ebenfalls stets berücksichtigt.
Bei der BayWa AG ergeben sich aufgrund eines breiten Lieferanten-Netzwerks aus verschiedenen Geschäftsbereichen jährlich Zehntausende Verträge, die es aktiv zu managen gilt. Um die unterschiedliche Vertragsverwaltung der einzelnen Bereiche Energie, Agrar und Bau einheitlich abbilden und gleichzeitig flexibel gestalten zu können, digitalisierte das international tätige Handels- und Dienstleistungsunternehmen nun seine Lieferantenvereinbarungen. Die Entscheidung fiel auf die Vertragsmanagement-Software „Fabasoft Contracts“.
„Die Software von Fabasoft Contracts ist nicht nur einfach und intuitiv bedienbar, sondern verfügt zudem über hohe Qualitäts- und Sicherheitsstandards“, erklärt Thomas Klingels, Leiter des strategischen Einkaufs der BayWa. „Mit dem gleichen Zeitaufwand können wir nun all jene Dinge tun, die früher nicht mit dieser Umsetzungsgeschwindigkeit möglich waren, etwa das frühzeitige Verankern neuer gesetzlicher Vorschriften, wie das LkSG oder EEG, in sämtlichen Vereinbarungen. Vertragsanpassungen und der Austausch mit externen Partnern gelingen nahtlos und sicher.“
„Ein Maximum an Datenschutz und Informationssicherheit sind heutzutage Grundvoraussetzungen bei vielen Unternehmen”, ergänzt Robin Schmeisser, Geschäftsführer der Fabasoft Contracts GmbH. „Mit unabhängigen Zertifikaten wie dem EU Cloud CoC, Level 3 oder dem BSI C5-Testat wird die Fabasoft-Cloud diesen nachweislich gerecht.“
BayWa verwaltet sämtliche Lieferantenvereinbarungen im cloudbasierten Standardprodukt von Fabasoft. Aktuell arbeiten knapp 350 interne User aus den Bereichen Bau, IT und dem strategischen Einkauf, zuzüglich der Lieferanten, mit der Software. Der Roll-out auf die restlichen Geschäftsbereiche ist in Planung. Die berechtigten Mitarbeitenden und externen Partner greifen in digitalen Datenräumen je Vertrag auf eine gemeinsame Version zu. Automatisierte Vertragsvorlagen samt Klauselbibliothek und strukturierte Workflows entlang des Vertragslebenszyklus vereinfachen die Prozesse dabei ebenso wie ein integriertes Fristenmanagement und eine intelligente Volltextsuche zum raschen Finden einzelner Dokumente im gesamten Archiv.
