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Allgemein

Ein technisches Daten- und Dokumentenmanagement, abgekürzt DMS, bezieht sich auf die Organisation und Verwaltung von projekt- und produktspezifischen Unterlagen in technischen Unternehmen. Beispielsweise fallen in großen Industrie- und Infrastrukturprojekten oftmals unzählige Unterlagen an, die unterschiedliche Abteilungen und externe Geschäftspartner mehrfach untereinander austauschen und abstimmen müssen. Dazu gehören Stücklisten, Verträge, 3D-Modelle, Maßzeichnungen, Prüfberichte, Abnahmeprotokolle, Datenblätter, Zertifikate oder Zulassungen.

Approve on Fabasoft PROCECO fügt als cloudbasiertes Daten- und Dokumentenmanagementsystem alle Daten aus den verschiedenen Quellen zusammen und vernetzt sie miteinander, sodass jederzeit eine ganzheitliche Sicht gegeben ist. Der gesamte Austausch von Unterlagen sowie die vertragsrelevante Kommunikation mit Lieferanten und Kunden erfolgt über eine sichere, hochgradig anpassbare Plattform. Damit verfügen Fachkräfte aus dem Einkauf, der Konstruktion, dem Projektmanagement oder dem Qualitätsmanagement stets über sämtliche Informationen, die sie für ihre Arbeit benötigen.

Vielschichtige Produkt- oder Projektstrukturen sowie Zusammenhänge mit Bauteilen oder Informationen aus anderen Systemen lassen sich nur schwer mit einem herkömmlichen DMS abbilden. Die Verwendung eines technischen Dokumentenmanagementsystems empfiehlt sich daher insbesondere für Unternehmen aus dem industriellen Umfeld mit einem hohen täglichen Aufkommen von Dokumenten und Informationen, die unternehmensübergreifend mit Lieferanten, Kunden, Behörden etc. ausgetauscht und abgestimmt werden müssen sowie umfangreichen Prüf- und Genehmigungsprozessen unterliegen.

Unsere Alleinstellungsmerkmale sind die hohe Anpassungsfähigkeit mit Low-Code-/No-Code-Editoren sowie die außergewöhnliche Benutzerfreundlichkeit mit einer Vielzahl von Funktionen für das Dokumenten- und Prozessmanagement. Eine weitere Besonderheit liegt in der Einbeziehung interner und externer Partner (wie Kunden, Lieferanten usw.) in die Zusammenarbeit zur Digitalisierung von Geschäftsprozessen entlang der gesamten Wertschöpfungskette.

Ja, in Approve werden Workflows automatisiert und jederzeit nachvollziehbar ausgeführt. Für die Erstellung von individuellen Prozessen steht ein grafischer BPMN 2.0-Editor zur Verfügung. Dieser ermöglicht dem User, Geschäftsprozesse auch ohne Programmierkenntnisse zu modellieren. Über Ad-hoc-Prozesse können interne wie externe Personen flexibel zur Teilnahme an Prozessschritten wie „Prüfen“, „Freigeben“ oder „Genehmigen“ eingeladen werden. Somit werden Dokumente vollständig digital und ohne Prozess- und Medienbruch über Unternehmensgrenzen hinweg gelenkt.

Alle an einem Prozess beteiligten Benutzer:innen finden ihre anstehenden Aufgaben in ihrem persönlichen Arbeitsvorrat in der webbasierten Benutzeroberfläche. Darüber hinaus werden sie per E-Mail über neu eingehende Aufgaben informiert. Diese Aufgaben können zeit- und ortsunabhängig am PC, Tablet oder Smartphone abgearbeitet werden.

Ja, die Benutzeroberfläche ist in 22 Sprachen verfügbar: Bulgarisch, Chinesisch (vereinfacht), Deutsch, Englisch, Französisch, Kroatisch, Indonesisch, Italienisch, Japanisch, Niederländisch, Norwegisch, Polnisch, Portugiesisch, Rumänisch, Russisch, Serbisch, Slowakisch, Slowenisch, Spanisch, Tschechisch, Türkisch und Ungarisch.

Ja, Approve unterstützt zahlreiche unterschiedliche Dateiformate. Wir bieten auch einen integrierten 3D-Viewer, in dem verschiedene 3D-/CAD-/BIM-Dateien wie .dwg, .dxf, .stp, .ifc usw. angezeigt werden können.

Die Anmeldung kann über Benutzername und Passwort, Client-Zertifikate, SAML 2.0 oder Active Directory erfolgen. Für eine Zwei-Faktor-Authentifizierung stehen Mobile-PIN (über SMS oder als E-Mail) und Einmalpasswort über RADIUS-Server zur Verfügung. Der Zugriff ist über gängige Webbrowser, WebDAV und über eigene iOS- bzw. Android-Apps möglich.

Ja, dank der cloudbasierten Technologie können Sie jederzeit über den Webbrowser und die iOS- bzw. Android-App auf die Daten zugreifen und Arbeitsschritte erledigen.

Ja, der Cloud-Ordner ermöglicht es, Inhalte mit Endgeräten zu synchronisieren. Somit haben Sie jederzeit und überall den aktuellen Stand Ihrer Dokumente (im Webclient sowie auf Ihrer lokalen Festplatte) zur Verfügung. Dokumente können auf diese Weise auch ohne Internetverbindung in gewohnter Umgebung bearbeitet werden. Sobald wieder eine Verbindung zum Internet besteht, werden diese automatisch in die Cloud zurücksynchronisiert.

Externe Geschäftspartner können direkt in Approve eingebunden werden, indem sie Zugang zu den für sie relevanten Informationen bekommen sowie in unternehmensübergreifenden Geschäftsprozessen mitarbeiten.

Ja, Approve ist mandantenfähig und erlaubt auch die Abbildung umfangreicher Szenarien mit mehreren involvierten Werken.

Ja, Geschäftsobjekte können mit Schlagworten versehen werden. Begriffe sind frei oder über einen Thesaurus standardisiert wählbar.

Ja, Approve unterstützt bei der Umsetzung von gängigen Kennzeichnungssystemen wie KKS, DCC und weiteren kunden- oder branchenspezifischen Ordnungskriterien, indem es die korrekte Zuordnung von Dokumenten zu den entsprechenden Anlagenelementen ermöglicht.

Mitarbeitende suchen in der gemeinsamen Datenumgebung einfach nach den entsprechend hinterlegten Codes, anstatt lange Dateinamen oder Beschreibungen einzugeben. Auf diese Weise gelingt für jeden beliebigen Anwendungsfall eine schnelle und einfache Identifikation der richtigen Dokumente. Änderungen an der Dokumentenklassifizierung werden zudem jederzeit nachvollziehbar dokumentiert, was die Gefahr von Fehlzuordnungen minimiert. Approve stellt sicher, dass sämtliche Projektbeteiligten denselben Informationsstand haben und große Projekte reibungslos und effizient ablaufen.

Ja, sogenannte Citizen Developer können auch ohne Programmierkenntnisse eigene Formulare/Prozesse/Regeln für Vorlagen bzw. Textbausteine etc. mittels Low-Code/No-Code erstellen und anpassen.

Die Funktion „Zeitreise" ermöglicht, Dokumente, Metadaten, Ordner oder auch ganze Projekte zu bestimmten Zeitpunkten in der Vergangenheit zu betrachten. Dadurch werden Änderungen nachvollziehbar und ältere Zustände können bei Bedarf auch wiederhergestellt werden. Die lückenlose Versionierung von Dokumenten sowie die automatische, revisionssichere Archivierung liefern einen wichtigen Beitrag zur Erfüllung des Compliance-Managementsystems. Zudem gibt es einen vollständigen Audit-Trail für die Einhaltung von Compliance-Richtlinien. Die Fabasoft Cloud bietet eine revisionssichere Archivierung, die nach IDW PS 880 zertifiziert ist.

Ja, der integrierte 3D-Viewer ermöglicht die interaktive Ansicht von 3D-Modellen in einem Overlay. Sie können das 3D-Modell ganz bequem per Tastatur und Maus drehen, zoomen und positionieren. Unterstützte dreidimensionale Formate sind unter anderem die Standards IFC und STEP.

Schnittstellen

Approve unterstützt zahlreiche Schnittstellen (SOAP, XML, REST/JSON/OpenAPI, CalDAV, CardDAV, WebDAV, CMIS etc.) zur Koppelung mit bereits bestehenden Tools wie ERP- oder CRM-Systemen. Neben der intern verfügbaren Texterkennung der Fabasoft Cloud bieten wir zudem auch eine Standardschnittstelle mit ABBYY Cloud OCR SDK an.

Für einen hochoptimierten und effizienten Informationsaustausch ermöglicht Fabasoft Approve die Modellierung von spezialisierten Webservices auf Basis von Standardprotokollen wie SOAP oder REST.

Ja, im Zuge von Webservice-Schnittstellen basierend auf HTTPS, bspw. SOAP/XML oder REST/JSON.

Ja, für projektspezifische Integrationen stehen alle notwendigen Webservice-Schnittstellen für eine einfache Anbindung an SAP bereit. So können Standard-SAP-Objekte (z. B. Aufträge, Bestellungen etc.) per XML-IDOC an Fabasoft übertragen werden.

Support und Trainings

Um mit unserem Support-Team in Kontakt zu treten und schnelle Hilfe zu erhalten, nutzen Sie bitte den Support-Button in der Benutzeroberfläche. Dieser erlaubt auch das automatisierte Erstellen eines Screenshots und die Übermittlung von Zusatzinformationen für die effektive Ticketbearbeitung.

Weitere Kontaktmöglichkeiten: E-Mail an cloudsupport@fabasoft.com oder Telefon:

Deutschland: +49 69 6435515 300
Österreich: +43 732 606162 300
Schweiz: +41 31 310 06 43

Der Support steht in den Sprachen Englisch und Deutsch zur Verfügung.

Der 24/7-Basis-Support der Fabasoft Cloud ist bereits in den Lizenzgebühren von Approve inkludiert. Darüber hinaus bieten wir weitere, an konkrete Kundenbedürfnisse angepasste Support-Modelle als kostenpflichtige Zusatzpakete an.

Kosten

Unser Pricing als Software as a Service gestaltet sich wie folgt:

  • Vollzugriff: 60 EUR je User pro Monat (bietet den vollen Funktionsumfang)
  • Lesezugriff + Kommentieren: 18 EUR je User pro Monat (Funktionsumfang: Lesender Zugriff [inklusive Suche], Dokumente kommentieren, Dokumente digital signieren, Workflow-Aktivitäten durchführen, die keine Bearbeitungsrechte benötigen)
  • Zugriff für externe Mitglieder: 12 EUR je User pro Monat (bietet für externe Mitglieder wie Lieferanten, Kunden oder weitere Geschäftspartner den vollen Funktionsumfang)

Dazu kommt noch ein Speicherpaket:

  • Ein Speicherpaket für 1.000 GB / 1.000.000 Objekte kostet 267 EUR pro Monat
  • Ein Speicherpaket für 100 GB / 100.000 Objekte kostet 55 EUR pro Monat

Das Mindestpaket beinhaltet zehn Vollzugriff-Lizenzen. Die Zahlperiode beträgt ein Jahr. Alle Preise verstehen sich exklusive MwSt.

Gerne erstellen wir ein unverbindliches Angebot für Sie. Kontaktieren Sie uns dafür einfach unter approve@fabasoft.com.

Wir bieten Jahresabos für Lizenzen (für User und für Speicherpakete). Diese Lizenzen werden vorab für ein Jahr (= Zahlperiode) bezahlt. Lizenzen können während einer Zahlperiode beliebig erweitert werden, wir verrechnen dann jeweils den aliquotierten Anteil der Jahresgebühr bis zum Ende der Zahlperiode. Lizenzen können dann jeweils – mit einem Monat Kündigungsfirst – zum Ende einer Zahlperiode reduziert oder vollständig gekündigt werden.

Datensicherheit und -Schutz

Ja, Fabasoft ist ein unabhängiger Cloud-Anbieter und stellt Approve als Software as a Service zur Verfügung. Das ermöglicht eine effiziente Zusammenarbeit über Unternehmensgrenzen hinweg.

Die Datenspeicherung erfolgt in europäischen, ausfallsicheren Rechenzentren. Sie entscheiden, ob in Deutschland, Österreich oder der Schweiz. An jedem Standort werden die Fabasoft Cloud-Services in zwei redundanten Rechenzentren betrieben, die geografisch mehrere Kilometer voneinander entfernt sind. Dadurch werden Konzepte ermöglicht, die einen desastertoleranten Betrieb erlauben, beispielweise einen hohen Schutz gegen Elementarereignisse. Die Rechenzentren orientieren sich an der Tier-III-Spezifikation des Uptime Institutes.

Ja, Datenschutz und Datensicherheit haben für Fabasoft höchste Priorität:

  1. Die Datenspeicherung erfolgt in europäischen, ausfallsicheren Rechenzentren.
  2. Das in Europa entwickelte und betriebene System entspricht den strengsten Datenschutz- und Datensicherheitsbestimmungen. Regelmäßig durchgeführte Zertifizierungen und Audits durch unabhängige Institutionen bestätigen die hohen Qualitäts-, Sicherheits- und Servicestandards. Weitere Informationen darüber finden Sie hier.
  3. Der Zugang zu Approve ist nur über HTTPS mit TLS-Verschlüsselung möglich.

Nein, Kundendaten, die der Kunde in Approve einbringt oder erstellt, werden in Teamrooms gespeichert, die einer Fabasoft Cloud-Organisation zugeordnet sind. Der/die Eigentümer:in dieser Fabasoft Cloud-Organisation hat alle Rechte auf die darin gespeicherten Daten. Durch die beim Teamroom festgelegten Zugriffsrechte kann der/die Eigentümer:in bzw. jenes Organisationsmitglied, das den Teamroom erstellt, definieren, wer Zugriff hat bzw. diese Daten ändern oder löschen darf. Das bedeutet auch für Fabasoft Mitarbeiter:innen, dass sie nur Rechte auf Informationen haben, die ihnen vom Kunden eingeräumt wurden. Diese Berechtigungen können auch jederzeit wieder entzogen werden.

Proof of Concept

Bevor Zeit, Geld und Energie in Digitalisierungsmaßnahmen fließen, sollten Unternehmen das Vorhaben anhand eines kleineren, explizit ausgewählten Pilotprojektes erproben. Wir führen mit unseren Kunden Proof-of-Concept-Projekte durch. Im Zuge dessen erarbeiten wir gemeinsam in einem Workshop – vor Ort oder online – die konkreten Anforderungen und erstellen darauf aufbauend einen Prototypen, den der Kunde ausgiebig testen kann.

Das Projektteam sollte zumindest die drei Rollen Product Owner, Scrum Master und Scrum Team umfassen. Der Product Owner übernimmt die fachliche Führung und trägt die Verantwortung für die erfolgreiche Projektumsetzung. Der Scrum Master unterstützt das Projektteam dabei, die gesetzten Ziele zu erreichen. Die Scrum Teams sind für die Erledigung der vom Product Owner priorisierten Aufgaben zuständig.