Direkt zum Inhalt

Welche Funktionen eine Qualitätsmanagementsoftware braucht


Andreas Dangl

Erstellt am 28. September 2022


Welche Funktionen eine Qualitätsmanagementsoftware braucht

Eine Qualitätsmanagementsoftware (QM-Software) hat vielfältige Anforderungen zu erfüllen, darunter die Digitalisierung wichtiger Geschäftsprozesse sowie eine transparente und lückenlose Dokumentation. Neben der Optimierung von internen Abläufen gewinnt die Kooperation mit externen Partnern immer mehr an Bedeutung. Das unternehmensübergreifende Arbeiten an qualitätsrelevanten Prozessen entlang der gesamten Lieferkette schafft die Voraussetzungen, um letztendlich die beste Qualität anzubieten.

 

Die Notwendigkeit einer smarten QM-Software

Das moderne Qualitätsmanagement deckt im Idealfall sämtliche Prozesse über die gesamte Supply-Chain hinweg ab. Diese Anforderung macht eine Software nötig, die das Unternehmen ganz im Sinne des Plan-Do-Check-Act-Zyklus (PDCA-Zyklus) im kontinuierlichen Verbesserungsprozess unterstützt, indem sie die relevantesten QM-Methoden in sich vereint.

Weitere bedeutende Aufgaben betreffen die Erfüllung wichtiger Normen wie ISO 9001:2015 sowie die transparente und lückenlose Dokumentation aller Qualitätsprozesse. Mithilfe einer computergestützten Qualitätssicherung (CAQ) lassen sich zudem relevante Workflows entlang der gesamten Wertschöpfungskette problemlos digitalisieren.

 

Die wesentlichsten Methoden in einer Software vereint

Ein smartes Qualitätsmanagementprogramm unterstützt Betriebe dabei, die einzelnen Anforderungen und Normen hinsichtlich der Arbeitsabläufe umzusetzen. Dabei trägt sie zum kontinuierlichen Verbesserungsprozess bei, indem die beteiligten Personen modulübergreifend mit den aktuellsten Daten arbeiten.

Eine moderne QM-Software deckt folgende Methoden ab:

Unternehmensübergreifendes Dokumenten- und Prozessmanagement

Eine der wichtigsten Funktionen ist ein digitales Dokumenten- und Prozessmanagement. Die Dokumentenlenkung stellt die Anforderungen aus ISO 9001:2015 an die Dokumentation eines Qualitätsmanagementsystems sicher. Das inkludiert etwa den Fall, dass qualitätsrelevante Unterlagen eindeutig hinterlegt und gegen versehentliche Veränderungen geschützt sind.

Da die definierten Abläufe oft externe Beteiligte miteinbeziehen, empfiehlt sich hier der Einsatz einer cloudbasierten Variante. Diese speichert und verwaltet sämtliche Daten und Dokumente medienbruchfrei an einem Ort, wodurch das mühsame Versenden von E-Mails entfällt. Des Weiteren erlaubt die Cloud einen orts- und zeitunabhängigen Zugriff auf sämtliche Unterlagen – eine entsprechende Berechtigung vorausgesetzt.

Auf diese Weise ist es möglich, externe Partner wie Kunden oder Lieferanten in wichtige Qualitätsprozesse einzubeziehen. Eine professionelle Cloud bietet zudem Datenschutz und -sicherheit auf höchstem Niveau und stellt sicher, dass alle Beteiligten immer mit der aktuellsten Version arbeiten – Stichwort „Single Source of Truth“.

Fehlermöglichkeits- und Einflussanalyse (FMEA)

Bei der FMEA handelt es sich um eine Methode, Fehlerquellen noch vor ihrem Entstehen zu entdecken, deren Auslöser und Folgen zu identifizieren und diese zu bewerten. Aus den gewonnenen Daten lassen sich im Anschluss geeignete Aktivitäten zur Vorbeugung festlegen.

8D-Methode und 8D-Report

Die 8D-Problemlösungsmethode ist ein teamorientierter Ansatz zur Bearbeitung von Reklamationen, die entweder intern oder extern zwischen Lieferanten und Kunden auftreten. Der entstehende 8D-Report beinhaltet acht Disziplinen bzw. Prozessschritte, die zur Abarbeitung einer Beanstandung erforderlich sind, um Fehler auf ihre Ursachen zurückzuführen und in Zukunft dauerhaft zu verhindern.

Advanced Product Quality Planning (APQP)

APQP ist ein Verfahren in der Qualitätsvorausplanung, welches dafür sorgt, dass ein Produkt den Anforderungen des Kunden entspricht. Ein strukturierter Prozess mit standardisierten Methoden (z. B. FMEA) stellt sicher, dass Unternehmen Fehler vermeiden und notwendige Änderungen erkennen, noch bevor eine Ware in die eigentliche Serienproduktion geht.

Corrective and Preventive Action (CAPA)

Bei der CAPA handelt es sich, um einen Prozess zur systematischen Fehleranalyse. Ziel ist es, auf Abweichungen bzw. Mängel mithilfe von Korrekturmaßnahmen (Corrective Action) zu reagieren. Anschließende Vorbeugemaßnahmen (Preventive Action) stellen zudem sicher, dass sich derartige Fehler nicht wiederholen.

Integration von bestehenden Systemen

Eine Qualitätsmanagementsoftware bietet im Idealfall Schnittstellen zu anderen Systemen an (ERP, MES, PLM etc.), um Datensilos zu vermeiden und die Effizienz zu steigern. Folgende Integrationen sind von besonderer Bedeutung:

ERP-Integration

Die nahtlose Eingliederung in bestehende ERP-Systeme wie SAP erlaubt einen reibungslosen Datenaustausch unterschiedlicher Quellen. Dazu zählt beispielsweise die automatisierte Synchronisierung von Prüfaufträgen bzw. Prüflosen beim Wareneingang.

CAD-Integration

Im CAD-Programm erstellte Zeichnungen lassen sich über Schnittstellen direkt ins CAQ-System importieren und stehen dadurch anderen Modulen jederzeit zur Verfügung. Bei der Prüfung selbst entnimmt die beauftragte Person die genauen Vorgabewerte direkt aus der Zeichnung, was eine generische Prüfplanung ermöglicht.

 

Die Auswahl der richtigen Qualitätsmanagementsoftware

Eine smarte Qualitätsmanagementsoftware verwaltet sämtliche qualitätsrelevanten Daten und Dokumente aus den einzelnen Modulen auf einer Plattform und dokumentiert diese transparent. Dies erlaubt einen schnellen und reibungslosen Austausch zwischen den einzelnen Modulen wie der 8D-Methode, der FMEA oder dem Reklamations- und Prüfmittelmanagement. Die daraus gewonnenen Rückschlüsse helfen dabei, Prozesse zu optimieren und wesentliche Verbesserungen hinsichtlich der Produktionsabläufe zu erzielen.

Heutzutage reicht es jedoch längst nicht mehr aus, die internen Workflows zu beschleunigen. Die Zukunft liegt vielmehr darin, mit externen Geschäftspartnern an unternehmensübergreifenden Prozessen zu arbeiten. Ein cloudbasiertes System ermöglicht eine derartige Vernetzung entlang der gesamten Supply-Chain. Auf diese Weise arbeiten Betriebe gemeinsam mit ihren Kunden und Lieferanten an denselben Prozessen und stellen sicher, dass diese immer am aktuellsten Stand sind. Eine QM-Software sorgt damit für eine stetige Optimierung qualitätsrelevanter Prozesse.

 

Gartner®-Bericht: So finden Sie die richtige Qualitätsmanagement-Software

Sie sind noch auf der Suche nach dem passenden Produkt? Im Gartner®-Bericht "Ensure Success in Quality Management System Software Selection" finden Sie Hilfestellung bei der Vorauswahl einer geeigneten Qualitätsmanagementsoftware.

Gartner®-Bericht kostenlos herunterladen