Digitale Workflows, OCR (Optical Character Recognition) oder KI (künstliche Intelligenz) – die Vielfalt von innovativen Technologien rund um das Thema Vertragsmanagement hat sich in den vergangenen Jahren rasant weiterentwickelt. Betriebe jeder Größe stehen vor der Herausforderung, ihre vertragsbezogenen Abläufe regelmäßig zu analysieren und zu verbessern. Nur so können sie mit den steigenden Geschäftsanforderungen und der sich ändernden digitalen Landschaft Schritt halten. Dazu setzen laut Gartner 90 % der multinationalen, globalen Unternehmen bis 2023 eine Software für das Vertragsmanagement ein. Ab 2024 soll die KI-gestützte Analyse die manuellen Prüfungsprozesse um 50 % reduzieren.
Über welche Trends und Bewegungen die Rechtsbranche dieses Jahr besonders heiß diskutiert, lesen Sie im folgenden Blogbeitrag.
1. Die zunehmende Rolle von künstlicher Intelligenz
Laut einer aktuellen Benchmark-Studie des WorldCC erwarten fast 50 % der Betriebe, dass künstliche Intelligenz in den nächsten zwei bis drei Jahren zu einer großen Effizienzsteigerung im Vertragsmanagement führen wird. Wenden Abteilungen die notwendigen Ressourcen auf, um die Tools richtig zu trainieren bzw. weiterzuentwickeln, kann dies die Zeitspanne zusätzlich verkürzen. KI beeinflusst die Zukunft der Vertragsverwaltung hinsichtlich der Automatisierung von Arbeitsabläufen, der Sicherheitssteigerung sowie der Risikoreduktion.
KI-gestützte Software wie Fabasoft Contracts unterstützt bei zahlreichen Tätigkeiten entlang des Vertragslebenszyklus – von der maschinellen Erstellung bis zur Digitalisierung des bestehenden Archivs. Sie ermöglicht es, Dokumente per Drag-and-drop in die Cloud zu ziehen und so die Extraktion sowie Klassifizierung von Metadaten zu standardisieren.
2. Die digitale Transformation der Unternehmensprozesse
Die zunehmende Digitalisierung beeinflusst und vereinfacht unser Geschäftsleben grundlegend. Die Deutsche Wirtschaft sieht Unternehmen in der Pflicht, den bestehenden Handlungsbedarf in Bezug auf Prozessautomatisierung zu erkennen und eine digitale Strategie zu entwickeln. Dazu gehört auch ein funktionierendes Change-Management. Denn technologischer Fortschritt bedeutet gleichzeitig eine Änderung der eigenen Arbeitsweise.
Einer Studie von Gartner zufolge lösen automatisierte Geschäftsprozesse papierbasierte Abläufe schrittweise ab und etablieren sich damit zur „neuen Normalität“. So geben knapp 68 % der Rechtsabteilungen an, dass die „Digitalisierung manueller Prozesse" höchste Priorität hat.
3. Automatisierung von Rechtsangelegenheiten durch digitales Legal Matter Management
Um Rechtsangelegenheiten zu standardisieren, setzen immer mehr Verantwortliche neben einer smarten Vertragsmanagement-Software auch auf ein einheitliches Legal Matter Management. Dieses ermöglicht es, Informationen und Dokumente zu den jeweiligen Fällen mittels Anfragemanagement und Microsoft Outlook-Integration effizient zu sammeln, zu verwalten und revisionssicher abzulegen. Die Kombination beider Systeme in einem smarten Tool wie Fabasoft Contracts verhindert Medienbrüche und schafft enorme Vorteile. Durch die Automatisierung von Rechtsanfragen gelangen diese bei Eingang direkt in die digitale Solution, wo Workflows selbstständig starten und die organisierte Abarbeitung von Beginn an gut funktioniert.
Die digitale Aktenführung geht mit einer übersichtlichen Aufbewahrung der zusammengehörenden Informationen an einem Ort einher – Stichwort „Single Point of Truth“. Das macht juristische Abläufe nachvollziehbar und vermeidet unterschiedliche Wissensstände sowie langwierige Such- und Recherchevorgänge.
4. Abteilungsübergreifendes Vertragsmanagement und Selfservice
Noch vor einigen Jahren stand ausschließlich die Rechtsabteilung als Anwender von Vertragsmanagement-Software im Fokus und verantwortete folglich auch die Erstellung und das Management sämtlicher Vereinbarungen. Vertragsintensive Bereiche wie Vertrieb, Einkauf oder HR waren damit abhängig von der Auskunft und Unterstützung der Rechtskolleg:innen. Nun etabliert sich zunehmend der Selfservice-Ansatz.
Ziel ist eine gemeinsame, übergreifende Vertragsverwaltung, wodurch die Mitarbeiter:innen aus den Fachabteilungen dank eines rollenbasierten Berechtigungskonzepts selbst auf die relevanten Vereinbarungen zugreifen können. Das führt neben einer signifikanten Effizienzsteigerung auch zu mehr Unabhängigkeit und damit Entlastung aller involvierten Personen bzw. Teams.
Zudem helfen bereits geprüfte und freigegebene Vorlagen den Beteiligten bei der automatisierten Vertragserstellung. Gemäß Legal Tech Barometer erachten knapp 60 % der Jurist:innen aus Unternehmen, Kanzleien und dem öffentlichen Sektor die Verwendung von Vorlagen und Textbausteinen als besonders wichtig.
Fazit
An der Digitalisierung führt auch im Vertragsmanagement kein Weg vorbei. Investitionen in KI und Automatisierung im Hinblick auf die Abwicklung von Vereinbarungen dürfen daher auf keiner Prioritätenliste von Unternehmen für 2023 fehlen. Ein wesentliches Element dabei ist das Selfservice-Prinzip – sowohl in der Vertragsverwaltung als auch im Legal Matter Management. Insgesamt verändert die Digitalisierung Arbeitsweisen und betriebliche Abläufe. Die Begleitung durch ein adäquates Change-Management sorgt dabei für maximale Ausschöpfung der neuen Potenziale.
Welche Neujahrsvorsätze fassen Sie für das Vertragsmanagement 2023? Schreiben Sie uns gerne an contracts@fabasoft.com.
