Die Einreichfrist des Informationsregisters steht kurz bevor. Bis 31. März 2025 müssen österreichische Finanzunternehmen ihre Berichte finalisieren und bis 11. April 2025 auf der Incoming-Plattform der FMA hochladen. In Deutschland hat die BaFin die Einreichfrist auf den 28. April 2025 verlängert (Stand: 31.03.2025).
Das Informationsregister in Kürze
Der Digital Operational Resilience Act (DORA) fordert vom europäischen Finanzsektor das Führen eines Registers mit allen vertraglichen Vereinbarungen über den Bezug von ICT-Services von Drittdienstleistern. Das soll den European Supervisory Authorities (kurz ESAs) einen Überblick über die Abhängigkeiten der Finanzunternehmen von ihren IKT-Drittanbietern ermöglichen, um Konzentrationsrisiken zu identifizieren und diesen entgegenzuwirken. Laut Verordnung ist das Informationsregister der zuständigen Behörde jederzeit auf Anfrage vorzulegen, sowie jährlich aktiv zu berichten.
In einem Online-Workshop mit rund 3.000 Teilnehmer:innen ging die BaFin auf die wichtigsten Fragen zur Einreichung ein. Hier eine kurze Zusammenfassung:
Wählen Sie das für Sie passende Format
Auf europäischer Ebene haben die ESAs xBRL als Datenformat für das Informationsregister vorgegeben. Das Excel-Template, das für den 2024 durchgeführten Dry Run Anwendung fand, ist für die finale Abgabe nicht gültig.
Um vor allem kleine und mittelgroße Unternehmen bei der Erstellung der Berichte zu unterstützen, hat die BaFin eine eigene Microsoft Excel-Vorlage entwickelt, die die Betriebe auf freiwilliger Basis verwenden können. Nach Einreichung wandelt die Behörde dieses in xBRL um und leitet es an die ESAs weiter.
Die BaFin-Vorlage orientiert sich an den ITS (Implementing Technical Standards) zum Informationsregister und weist die gleichen Nummerierungen und Bezeichnungen auf. Allerdings bestehen einige Restriktionen bei ihrer Nutzung. Im Workshop teilten die Verantwortlichen mit, dass die xlsx-Vorlage nur auf dem Windows-Betriebssystem verfügbar und auch nur in Microsoft Excel getestet ist. Zusätlich enthält das Excel Makro-Elemente, deren Einsatz die IT in vielen Organisationen aus Sicherheitsgründen untersagt.
Alternativ ist es deutschen Finanzbetrieben freigestellt, ihr Informationsregister auch direkt im xBRL-Format der ESAs hochzuladen. Besonders für größere Firmen sei laut BaFin diese Variante wohl die geeignetere, da bei einer größeren Datenmenge die Excel-Vorlage an ihre Kapazitätsgrenzen stößt.
Auch die FMA in Österreich hat eine eigene Excel-Vorlage zur Verfügung gestellt, die Finanzunternehmen allerdings verpflichtend verwenden müssen.
Achten Sie auf die richtige Eingabe
Bei Verwendung von Tabellenkalkulationsprogrammen können durch manuelle Eingabe schnell Tipp-, Übertragungs- oder Flüchtigkeitsfehler passieren. Diese sind unbedingt zu verhindern, um Fehlermeldungen oder Rückfragen der Behörde zu vermeiden.
Zudem betonte die BaFin im Workshop, dass die Unternehmen die zur Verfügung gestellte Vorlage nur mit Inhalt befüllen und keinesfalls strukturelle Änderungen vornehmen dürfen, da ansonsten die Datei beim Upload nicht funktionieren wird.
Warten Sie mit der Abgabe nicht bis zur Deadline
Zur Einreichung des Informationsregisters ist erstmalig eine Registrierung des jeweiligen Finanzunternehmens auf der Website der nationalen Behörde notwendig. Der Upload ist in Österreich zwischen 1. und 11. April 2025 möglich, in Deutschland von 14. bis 28. April 2025.
Nach Hochladen des Registers ist mit einer Bearbeitungszeit von mehreren Tagen zu rechnen, da sowohl die nationale Behörde als auch die ESAs die Datei prüfen und anerkennen müssen. Erst dann gilt die Einreichung als abgeschlossen. Darüber hinaus sind keine Benachrichtigungen zu Status-Aktualisierungen vorgesehen, was von den Unternehmen eine proaktive Überprüfung erfordert. Daher empfiehlt die BaFin, bei der Einreichung genügend Puffer einzuplanen, um auf Feedback und eventuelle Fehlermeldungen reagieren zu können.
Fabasoft DORA bietet die Möglichkeit, das Informationsregister automatisiert zu generieren und im geforderten Format zu berichten.
Wie die automatisierte Erstellung des Informationsregisters mithilfe von Fabasoft DORA funktioniert, sehen Sie in unserem Webinar.
Weiterführende Links:
Informationen und technische Vorgaben der ESAs
