Bereits seit 2003 stehen in Österreich bürgernahe Online-Services zur Verfügung. Sie reichen mittlerweile vom E-Government-Portal des Bundes bis hin zu digitalen Amtsservices der Gemeinden, die den Menschen den Zugang zu lokalen Informationen und Dienstleistungen erleichtern. So können Bürger:innen ihre Anliegen bequem von zu Hause aus oder unterwegs erledigen. Doch wie setzen die jeweiligen Verwaltungen diese digitalen Dienste konkret um? Wie hoch ist der Aufwand der zuständigen Ämter, und wie lässt sich dieser minimieren?
Aktueller Stand der Online-Services in Österreich
In Österreich bieten die meisten Ämter Onlineformulare an. Die eingegebenen Daten gelangen über einen Zwischenserver in die Verwaltungssoftware der Bediensteten der öffentlichen Hand. Einige Behörden wickeln Online-Services über Fachanwendungen ab. In den meisten Fällen handelt es sich dabei um Förderverfahren mit integrierten Berechnungen. Die Entwicklung und Erhaltung solcher Anwendungen erfordern häufig eine enge Zusammenarbeit zwischen IT-Spezialist:innen und Fachexpert:innen, um sicherzustellen, dass diese den fachlichen Anforderungen entsprechen und reibungslos funktionieren. Darüber hinaus gibt es immer noch Dienststellen, die lediglich online ausfüllbare PDFs bereitstellen. Bei dieser Art der Kommunikation müssen die Staatsbediensteten die Daten der Antragsteller:innen manuell in ihre Verwaltungstools eingeben.
Die derzeitigen Online-Services sind daher für die Behörden oft aufwendig, sowohl in der Entwicklung und Wartung als auch in der Bearbeitung der eingehenden Anfragen. Spätestens seit der Coronapandemie, als die Politik zahlreiche Soforthilfen gewährte, sehen sich Ämter gezwungen, rasch auf politische Beschlüsse zu reagieren. Wie können Behörden die digitale Transformation vorantreiben, schneller und unabhängiger Dienstleistungen anbieten – und das mit weniger Personal?
Benutzerfreundliche Online-Services mit Low-Code/No-Code
Das Land Niederösterreich arbeitet erfolgreich mit dem ELAK, dem elektronischen Akt auf Basis der Fabasoft eGov-Suite, und hat sich genau diese Fragen gestellt. Das Verwaltungsamt hat daher gemeinsam mit Fabasoft ein Projekt gestartet, um Online-Services mittels Low-Code/No-Code rasch und einfach zur Verfügung zu stellen. Ziel dabei ist die vollständige Digitalisierung von medienbruchfreien Antragsverfahren. Das bedeutet, dass die Behörden allen Bürger:innen und Unternehmen ein durchgängig digitales Angebot von der Antragsstellung über die Interaktion bis hin zur Statusinformation und dem Download des finalen Ergebnisses ermöglichen.
„Im Land Niederösterreich haben wir gemeinsam mit Fabasoft innerhalb kurzer Zeit einen Proof of Concept durchgeführt. Nach nur drei Monaten konnten wir die Online-Services darin bereits umsetzen. Aktuell sind wir dabei, die Testumgebung aufzusetzen, um im ersten Quartal 2024 mit dem Produktivstart der Online-Services loszulegen.“ – Ing. Stefan Haubenwallner, Amt der Niederösterreichischen Landesregierung
Bei Low-Code/No-Code handelt es sich um grafische Entwicklungsumgebungen, in denen Fachangestellte ohne vertiefte Programmierkenntnisse auf einfache Art und Weise softwarebasierte Anwendungen für ihren jeweiligen Bereich selbstständig erarbeiten oder bestehende anpassen.
Im eGov-Ökosystem nutzen eGov-Suite-Kunden den sogenannten Low-Code/No-Code-Formulargenerator. Dieser ermöglicht es den Sachbearbeiter:innen, sich Online-Services einfach „zusammenzuklicken“. Die Fabasoft eGov-Suite erzeugt zeitgleich den dazugehörigen administrativen Hintergrundprozess. Damit ist die öffentliche Verwaltung in der Lage, auch ohne IT-Fachkräfte in kürzester Zeit Online-Services zu erstellen und zu veröffentlichen.
„Bei Fabasoft wollen wir rasch und einfach einen konkreten Nutzen für unsere Kunden schaffen. Mit der Hilfe von Low-Code/No-Code ermöglichen wir Behörden, direkt und medienbruchfrei mit ihren Bürger:innen sowie Organisationen in Kontakt zu treten und Antragsverfahren, passende Formulare, Vorlagen sowie Prozesse selbstständig umzusetzen.“ – Matthias Wodniok, Vorstandsmitglied Fabasoft
Antragsteller:innen füllen die Formularfelder direkt in der eGov-Suite in ihrem Webbrowser aus und laden die erforderlichen Dokumente hoch. Diese gelangen ohne Zwischenserver in die Akten der Sachbearbeiter:innen. Bürger:innen erhalten nach dem Absenden des Antrags automatisch eine Eingangsbestätigung, haben Einsicht in das Verfahren und bekommen regelmäßig Statusmeldungen digital zugesendet. Behörden profitieren damit von einem durchgehenden digitalen Ende-zu-Ende-Prozess im Fabasoft eGov-Ökosystem, und Nutzer:innen wissen jederzeit über den Bearbeitungsstatus ihres Antrages Bescheid. Das erleichtert die Kommunikation erheblich, erklärt Mag. Petra Stummer vom Amt der Niederösterreichischen Landesregierung:
"Parallel zu den Online-Services mit Low-Code/No-Code Implementieren wir außerdem ein Serviceportal für unsere Bürgerinnen und Bürger sowie Unternehmen. Dieses ermöglicht ihnen, einfach und unkompliziert ihre Akten einzusehen und mit dem Amt zu kollaborieren. Das ist wirklich ein großer Mehrwert, der hier sowohl für die Nutzerinnen und Nutzer, als auch für das Land Niederösterreich als Verwaltung geboten wird."
Schnelle Umsetzung entlastet Mitarbeitende
Nach dem Pilotprojekt und einem Proof of Concept, wie aktuell im Bundesland Niederösterreich, arbeiten die Kunden eigenständig an der Erstellung von neuen Antragsverfahren und Serviceleistungen.
„Die Werkzeuge für das Entwickeln von Online-Services liegen alle bereits beim Kunden. Innerhalb von zwei bis vier Monaten ist der Aufbau einer Low-Code-/No-Code-Plattform inklusive Know-how-Transfer abgeschlossen. Danach sind unsere Kunden in der Lage, innerhalb weniger Tage unterschiedlichste Online-Verfahren selbstständig zu erstellen und live zu schalten.“ – Matthias Wodniok, Vorstandsmitglied von Fabasoft
Das Einblenden von eGov-Suite-Feldern im Webbrowser der Bürger:innen sowie die teilautomatisierte Abarbeitung von Anträgen über die Fabasoft eGov-Suite hat sich schon in der Vergangenheit bewährt. Bisher war das Erstellen der Formulare aber IT-Fachkräften vorbehalten und dementsprechend aufwendiger – das ändert sich mit Low-Code/No-Code grundlegend. Die schnelle Umsetzung, ohne umfassende Programmierkenntnisse zu benötigen, vereinfacht und beschleunigt Prozesse maßgeblich und wirkt damit dem Fachkräftemangel entgegen. Die Beschäftigten in der öffentlichen Verwaltung erfahren durch die medienbruchfreie Arbeit in der Fabasoft eGov-Suite eine Arbeitserleichterung, wodurch auch die Servicequalität gegenüber den Bürger:innen und Unternehmen weiter ansteigt.
Interessieren auch Sie sich für einfache Online-Services durch den Einsatz von Low-Code-/No-Code- Plattformen? Kontaktieren Sie uns gerne.
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Mag. Petra Stummer ist Leiterin der IT-Abteilung beim Amt der NÖ Landesregierung.
Ing. Stefan Haubenwallner ist Leiter des ELAK-Teams beim Amt der NÖ Landesregierung.
