Am 24. März 2026 brachte die Fabasoft Connect die E-Government Community aus dem Freistaat Bayern im Sofitel Munich Bayerpost zusammen. Die Veranstaltung bot Raum für fachlichen Austausch, konkrete Einblicke und persönliche Gespräche. Im Mittelpunkt stand die Frage, wie digitale Technologien und KI die Arbeit in der öffentlichen Verwaltung verändern – praxisnah und mit Blick auf den tatsächlichen Nutzen im Alltag.
Die Fabasphere: Business with Higher Intelligence
Mit der Keynote „Welcome to the Fabasphere“ eröffnete Fabasoft-Vorstandsmitglied Matthias Wodniok den Vormittag. Die Fabasphere verbindet Menschen, Dokumente und Prozesse in einem europäischen Cloud-nativen Ökosystem und schafft damit die Grundlage für eine moderne digitale Verwaltung.
Im Zentrum steht der Fabasphere AI Core. Er vereint sicheres, skalierbares Dokumenten- und Prozessmanagement und Mindbreeze AI – und bringt so künstliche Intelligenz direkt in die tägliche Arbeit der Verwaltung. Dokumente werden nicht nur abgelegt, sondern inhaltlich erschlossen. Die KI erkennt Zusammenhänge, extrahiert Informationen und stellt Wissen genau dort bereit, wo es im jeweiligen Vorgang gebraucht wird – sicher, nachvollziehbar und im Einklang mit europäischen Datenschutzstandards.
Future Work: Digital. Intelligent. Souverän.
Andreas Voglmayr, Business Unit Executive eGov Deutschland, zeigte, wie KI im Kern der Fabasoft eGov-Suite mit Low-Code-/No-Code-Werkzeugen zusammenspielt. Die Kombination hilft Behörden, Entscheidungen besser vorzubereiten und Prozesse direkt aus der E-Akte heraus zu automatisieren. Ein Blick auf agentische KI machte deutlich, wie sich die Arbeitsweise perspektivisch weiterentwickelt: Systeme analysieren Vorgänge, bereiten Informationen auf und stoßen die nächsten Schritte selbst an. Die E-Akte bleibt dabei das Rückgrat der digitalen Verwaltung.
Von der digitalen zur intelligenten Akte
Wie moderne Behördenarbeit mit dem gezielten Einsatz von künstlicher Intelligenz funktioniert, präsentierte Stefan Arnold, Head of Fabasoft eGov-Suite. In der Fabasphere werden elektronische Akten durch das Zusammenspiel mit Mindbreeze AI zu intelligenten Akten. Sie versteht Inhalte, erkennt Zusammenhänge und beantwortet Fragen direkt im Datenkontext. Das verändert die Arbeit der Verwaltung grundlegend.
Fachkräfte chatten mit Akten, erhalten kompakte Zusammenfassungen oder extrahieren Metadaten. Das spart Zeit und verbessert die Auskunftsfähigkeit gegenüber Unternehmen und Bürger:innen. In live Demonstrationen zeigte Stefan Arnold die KI-Use-Cases Zusammenfassen sowie Chat mit der Akte und dem Teamroom. Zusätzlich gab er noch einen Ausblick auf agentische Use-Cases.
Im Gespräch: eAkte, Digitale Personalakte, Low-Code/No-Code und KI – Digitalisierung der Verwaltung im Freistaat Bayern
Thomas Sigl und Hauke Haack vom Bayerischen Staatsministerium der Finanzen und für Heimat diskutierten gemeinsam mit Andreas Voglmayr über den Stand der Verwaltungsdigitalisierung im Freistaat.
Thomas Sigl zeigte, wie weit die elektronische Akte in Bayern bereits verankert ist. Rund 75.000 Beschäftigte in etwa 400 Behörden arbeiten heute mit der eAkte – von Ministerien bis zu unabhängigen Stellen wie der Landesbeauftragten für Datenschutz. Die digitale Akte bildet damit das Rückgrat der digitalen Verwaltung. Sie ermöglicht medienbruchfreies Arbeiten und verknüpft zentrale Basiskomponenten und digitale Rückkanäle für Bürger:innen und Unternehmen. Ein entscheidender Erfolgsfaktor bleibt die enge Zusammenarbeit der Ressorts im Change Management Board. Dort stimmen Behörden, IT-Dienstleister und Fabasoft Weiterentwicklungen sich gemeinsam ab.
Hauke Haack richtete den Blick auf die Digitale Personalakte Bayern (DiPA). Sie überträgt das Prinzip der eAkte auf Personalprozesse. Dabei steht nicht nur das Digitalisieren von Dokumenten im Fokus, sondern auch das Neudenken von Personalprozessen. Anträge werden strukturiert erfasst und mit bestehenden Systemen verbunden – etwa mit der eAkte, dem Mitarbeiter-Service-Bayern (MSB, internes Serviceportal für Beschäftigte) oder VIVA, dem bayerischen SAP-Personalverwaltungssystem. Das Ziel ist ein durchgängig medienbruchfreier digitaler Prozess.
Auch der nächste Entwicklungsschritt kam zur Sprache. Low-Code-/No-Code-Werkzeuge sollen Fachverfahren schneller an neue Anforderungen anpassen. Gleichzeitig wächst die Rolle von künstlicher Intelligenz. Die strukturierte Datenbasis der E-Akte schafft dafür eine wichtige Grundlage – etwa, wenn KI Informationen aus Akten erschließt oder Entscheidungsprozesse unterstützt. Zentral dabei bleibt, dass Verwaltung und Staat die Kontrolle über ihre Daten behalten.
Functional Deep Dive: Low-Code im Einsatz
Wie Verwaltungen mit Low-Code eigene Fachverfahren umsetzen, zeigte Julian Reindorf, Product Owner eGov-Suite Development, in seinem Vortrag anhand von Live-Demonstrationen auf. Er stellte zwei Neuerungen vor, die den Arbeitsalltag spürbar vereinfachen: benutzerdefinierte Formulare im Teamroom und Low-Code für individuelle Use-Cases.
Mitarbeitende erstellen und nutzen Formulare nun direkt im Teamroom. Fachinformationen lassen sich dort definieren bzw. abfragen, wo sie auch gebraucht werden. Ohne Umweg, sofort einsatzbereit. Ein Beispiel aus der Forstabteilung: Eine Fachkraft erfasst Baumdaten (Baumkataster) über ein selbst gestaltetes Formular, prüft Eingaben automatisch und bindet die Daten direkt in den Arbeitsprozess ein. Abstimmungen und externe Entwicklung entfallen.
Darüber hinaus können Behörden eigene Use-Cases selbst abbilden. IT-Mitarbeitende definieren Formulare, Workflows sowie Menüeinträge und verknüpfen diese mit bestehenden Systemen. Ein Beispiel: Eine Stadt möchte die Beantragung von Parkausweisen digitalisieren. IT-Mitarbeitende fertigen mit Low-Code selbst das Formular und den Use-Case zur Erfassung der genauen Daten. Mit dieser neuen Möglichkeit sinken der Aufwand und die Inanspruchnahme von Drittdienstleistungen.
Fazit
Die Fabasoft Connect Bayern zeigte, wie die moderne Verwaltung funktioniert: sicher und vernetzt. KI, Cloud und Automatisierung sind keine Zukunftsthemen mehr – sie prägen die Gegenwart. Die Fabasphere verbindet Prozesse, Dokumente und Menschen in einem sicheren digitalen Ökosystem. Low-Code-Technologien und intelligente Akten entlasten Teams und steigern die Qualität. Der Tag lieferte konkrete Impulse, um Arbeit neu zu denken und Verwaltung zukunftsfähig zu gestalten.
Herzlichen Dank an alle Referent:innen und Teilnehmenden für die gelungene Veranstaltung. Wir freuen uns auf die nächste Fabasoft Connect.
