In der modernen Geschäftswelt stehen Unternehmen vor der stetigen Herausforderung, gesetzliche und technologische Anforderungen zu erfüllen und gleichzeitig ihre internen Prozesse kontinuierlich zu optimieren. Um wettbewerbsfähig zu bleiben und Synergieeffekte aus Bereichen wie Datenschutz, Nachhaltigkeit und Arbeitsschutz zu nutzen, empfiehlt sich die Einführung eines Integrierten Managementsystems (IMS). Ein KI-gestütztes Dokumenten- und Qualitätsmanagementsystem (DMS/QMS) wie Fabasoft Approve bietet eine solide Grundlage, um eine normenkonforme Struktur zur Integration der einzelnen Managementprozesse der Gesamtorganisation zu schaffen.
Normenkonformität sicherstellen
In der Praxis ist eine Abgrenzung bei mehreren parallel laufenden Managementsystemen nur zum Teil möglich. Die Folge ist, dass das IMS relevante Teile nicht einbezieht und Verantwortlichkeiten nicht klar genug trennt. Durch diesen Informationsverlust entstehen „blinde Flecken“ im System. Allerdings kann die Integration von Normen und einer damit verbundenen Standardisierung von Regelungen, Dokumentationen und Strukturen diese Parallelsysteme bündeln. Standards wie die ISO 9001 oder ISO 14001 ermöglichen eine effiziente und ressourcenschonende Führung der Gesamtorganisation, ohne dass die einzelnen MS redundant nebeneinander existieren.
Dabei kommt es nicht nur darauf an, verschiedene Normen zu kombinieren, sondern auch die Schnittstellen und Wechselwirkungen zwischen den einzelnen Bereichen zu optimieren. Ein Beispiel für eine erfolgreiche Integration ist die Zusammenführung von ISO 9001 (Qualitätsmanagement), ISO 14001 (Umweltmanagement) und ISO 45001 (Arbeitsschutzmanagement). Diese Normen ergänzen sich in vielen Bereichen und bilden – vereint im DMS/QMS – den Grundstein für ein IMS, das einerseits gesetzliche Anforderungen erfüllt und andererseits auch zur kontinuierlichen Verbesserung der Prozesse beiträgt. Das DMS/QMS stellt dabei die lückenlose Dokumentation, Überwachung und Prüfung der Anforderungen sicher. So existieren Qualität, Umweltbewusstsein und Arbeitssicherheit nicht nebeneinander – das Unternehmen betrachtet diese Bereiche in einem gemeinsamen, ganzheitlichen Ansatz. Ein Integriertes Managementsystem (IMS) vereint alle relevanten Managementprozesse unter einem Dach und sorgt für eine harmonisierte Arbeitsweise.
Künstliche Intelligenz vereinfacht Prozesse
Künstliche Intelligenz (KI) ist eine wertvolle Unterstützung im integrierten IMS, insbesondere wenn sie in ein Dokumenten- und Qualitätsmanagementsystemen (DMS/QMS) eingebettet ist. KI hilft dabei, große Mengen an Dokumenten schnell und zuverlässig zu analysieren und zu kategorisieren. Sie überprüft beispielsweise Compliance-relevante Unterlagen automatisch auf Übereinstimmung mit aktuellen Vorschriften. Zudem erkennt ein KI-gestütztes DMS/QMS Muster und Abweichungen in Prozessen und warnt vor möglichen Risiken, bevor diese zu Problemen führen.
Auditaufwand minimieren
Neben einem verringerten Auditaufwand und einer signifikanten Ressourcenersparnis, führen IMS auch zu mehr Transparenz sowie Kostensenkungen. Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) hilft dabei, relevante Daten und Informationen zu akkumulieren und sorgt somit für effizientere Prozesse entlang der gesamten Lieferkette. Die damit einhergehende organisationsübergreifende Gestaltung des Risikomanagements führt zu einem jederzeit verfügbaren Rundumblick über die Prozesslandschaft des Unternehmens.
Die effiziente Handhabung von Audits und die Minimierung des verbundenen Aufwands sind entscheidende Vorteile eines Integrierten Managementsystems. Fabasoft Approve hilft, die Anzahl der Audits zu reduzieren und gleichzeitig Prozesse effizienter zu gestalten. Die umfassende DMS-Funktion strukturiert alle relevanten Dokumente und Informationen und legt diese in einer gemeinsamen Datenumgebung ab.
KI sorgt im Auditmanagement für eine 360-Grad-Transparenz über Produktionsprozesse und Lieferantenleistungen. So gelingt es, Abweichungen rasch zu identifizieren, Maßnahmen gezielt nachzuverfolgen und die Qualität kontinuierlich zu verbessern. In Approve lassen sich werksspezifische oder -übergreifende Auditvorlagen erstellen und dabei mithilfe von Low-Code-/No-Code-Mechanismen jederzeit z. B. Intervalle für wiederkehrende Revisionen festlegen. Automatische Erinnerungen informieren über anstehende Audits und Fristen. Zudem bietet Fabasoft Approve Funktionen zur Nachverfolgung festgelegter Maßnahmen.
Effizientes Anforderungsmanagement
Prozessverantwortliche integrieren neue Anforderungen, die das Unternehmen beispielsweise aufgrund von Gesetzesänderungen oder Lieferanten-/Kundenverträgen erfüllen muss, via BPMN 2.0-Editor einfach und schnell in das IMS. Entsprechende Dokumente sind über das DMS eindeutig Projekten und Stakeholdern zuordenbar. Ein hinterlegtes Rechte- und Rollensystem sowie automatisierte Prüf- und Freigabeprozesse sorgen für lückenlose Effizienz und Nachvollziehbarkeit in Ende-zu-Ende-Prozessen. Die Integration neuer bzw. veränderter Normen gelingt durch die Durchdringung der vernetzten Geschäftsprozesse ganz einfach: Ändert sich eine Norm, muss sie nur an einer Stelle der gemeinsamen Datenumgebung verändert werden, alle anderen Referenzierungen übernimmt das System automatisch.
Risikominimierung durch KI
KI spielt eine Schlüsselrolle bei der Analyse und Kategorisierung großer Dokumentenmengen. In Fabasoft Approve überprüft die KI automatisch den Abgleich von Compliance-relevanten Unterlagen mit den aktuellen Vorschriften. Dadurch entfällt der manuelle Aufwand, und Compliance ist im Handumdrehen sichergestellt.
Auch im Risikomanagement und in der Fehlerprävention bietet KI wertvolle Unterstützung, indem sie frühzeitig potenzielle Schwachstellen identifiziert und Handlungsempfehlungen zur Verbesserung (beispielsweise im 8D-Prozess) vorschlägt. Beim Auftreten von Produktionsmängeln entlang der Lieferkette unterstützt die KI aktiv bei deren Behebung und durch „Lessons Learned“-Datenbanken. Zudem helfen 360-Grad-Sichten auf Mängel bei der Fehlerbehebung: Beispielsweise kann eine in einer technischen Zeichnung vermerkte Materialnummer dazu dienen, Bestellinformationen zum Bauteil einzusehen oder ähnliche Abweichungen zu finden. Zugehörige Metadaten (wie Bestellinformationen oder Lieferanten) bindet das smarte DMS/QMS automatisiert in den Non-Conformance Prozess ein.
Ein weiteres Highlight: Das KI-gestützte DMS/QMS erkennt automatisch Muster und Abweichungen in Prozessen und trägt so zur Risikominimierung bei. Learnings aus dem Reklamationsmanagement lassen sich in proaktiven Methoden des Qualitätsmanagements wie der FMEA (Fehlermöglichkeits- und Einflussanalyse) bündeln und führen so zu besserer Produkt- und Prozessqualität entlang der gesamten Supply-Chain.
Zukunftssichere IMS mit KI und Cloud
Die Integration von KI im IMS macht Organisationen agiler und anpassungsfähiger. Nutzt das Unternehmen zusätzlich als Grundlage ein cloudbasiertes DMS/QMS, lassen sich KI-Anwendungen einfach in die Geschäftsabläufe einbinden. So aufgestellt, bietet ein IMS echten Mehrwert – organisationsübergreifend, flexibel und immer auf dem aktuellsten Stand der Dinge, über alle Abteilungen hinweg.
