FAQ: Industrial DMS/QMS

Fabasoft Approve vernetzt als ganzheitliches, KI-gestütztes Dokumenten- und Qualitätsmanagementsystem (Industrial DMS/QMS) Hersteller, Kunden und Lieferanten unternehmensübergreifend in einer gemeinsamen Datenumgebung und optimiert durch lückenlose Ende-zu-Ende-Workflows sämtliche dokument- und qualitätsbezogenen Geschäftsprozesse. KI-Funktionen sind an den entscheidenden Stellen integriert, um maximale Effizienz sicherzustellen – insbesondere bei der Analyse großer Mengen an Dokumenten und Datensätzen. Benutzer:innen chatten über einen KI-Chat mit dem System, erhalten Antwortvorschläge in natürlicher Sprache sowie die entsprechenden Quellenangaben. So wird sichergestellt, dass die Informationen korrekt sind und Halluzinationen der KI vermieden werden.

Zusätzliche Alleinstellungsmerkmale sind die hohe Anpassungsfähigkeit mit Low-Code-/No-Code-Editoren sowie die außergewöhnliche Benutzerfreundlichkeit mit einer Vielzahl von Funktionen für das Dokumenten- und Prozessmanagement. 

Ja, in Fabasoft Approve werden Workflows automatisiert und jederzeit nachvollziehbar ausgeführt. Für die Erstellung von individuellen Prozessen steht ein grafischer BPMN 2.0-Editor zur Verfügung. Dieser ermöglicht dem User, Geschäftsprozesse auch ohne Programmierkenntnisse zu modellieren. Über Ad-hoc-Prozesse können interne wie externe Personen flexibel zur Teilnahme an Prozessschritten wie „Prüfen“, „Freigeben“ oder „Genehmigen“ eingeladen werden. Somit werden Dokumente vollständig digital und ohne Prozess- und Medienbruch über Unternehmensgrenzen hinweg gelenkt.

Alle an einem Prozess beteiligten Benutzer:innen finden ihre anstehenden Aufgaben in ihrem persönlichen Arbeitsvorrat in der webbasierten Benutzeroberfläche. Darüber hinaus werden sie per E-Mail über neu eingehende Aufgaben informiert. Diese Aufgaben können zeit- und ortsunabhängig am PC, Tablet oder Smartphone abgearbeitet werden.

Ja, die Benutzeroberfläche ist in 22 Sprachen verfügbar: Bulgarisch, Chinesisch (vereinfacht), Deutsch, Englisch, Französisch, Kroatisch, Indonesisch, Italienisch, Japanisch, Niederländisch, Norwegisch, Polnisch, Portugiesisch, Rumänisch, Russisch, Serbisch, Slowakisch, Slowenisch, Spanisch, Tschechisch, Türkisch und Ungarisch.

Ja, Fabasoft Approve unterstützt zahlreiche unterschiedliche Dateiformate. Wir bieten auch einen integrierten 3D-Viewer, in dem verschiedene 3D-/CAD-/BIM-Dateien wie .dwg, .dxf, .stp, .ifc usw. angezeigt werden können.

Die Anmeldung kann über Benutzername und Passwort, Client-Zertifikate, SAML 2.0 oder Active Directory erfolgen. Für eine Zwei-Faktor-Authentifizierung stehen Mobile-PIN (über SMS oder als E-Mail) und Einmalpasswort über RADIUS-Server zur Verfügung. Der Zugriff ist über gängige Webbrowser, WebDAV und über eigene iOS- bzw. Android-Apps möglich.

Ja, dank der cloudbasierten Technologie können Sie jederzeit über den Webbrowser und die iOS- bzw. Android-App auf die Daten zugreifen und Arbeitsschritte erledigen.

Ja, der Cloud-Ordner ermöglicht es, Inhalte mit Endgeräten zu synchronisieren. Somit haben Sie jederzeit und überall den aktuellen Stand Ihrer Dokumente (im Webclient sowie auf Ihrer lokalen Festplatte) zur Verfügung. Dokumente können auf diese Weise auch ohne Internetverbindung in gewohnter Umgebung bearbeitet werden. Sobald wieder eine Verbindung zum Internet besteht, werden diese automatisch in die Cloud zurücksynchronisiert.

Externe Geschäftspartner können direkt in Fabasoft Approve eingebunden werden, indem sie Zugang zu den für sie relevanten Informationen bekommen sowie in unternehmensübergreifenden Geschäftsprozessen mitarbeiten.

Ja, Fabasoft Approve ist mandantenfähig und erlaubt auch die Abbildung umfangreicher Szenarien mit mehreren involvierten Werken.

Ja, Geschäftsobjekte können mit Schlagworten versehen werden. Begriffe sind frei oder über einen Thesaurus standardisiert wählbar.

Ja, Fabasoft Approve unterstützt bei der Umsetzung von gängigen Kennzeichnungssystemen wie KKS, DCC und weiteren kunden- oder branchenspezifischen Ordnungskriterien, indem es die korrekte Zuordnung von Dokumenten zu den entsprechenden Anlagenelementen ermöglicht.

Mitarbeitende suchen in der gemeinsamen Datenumgebung einfach nach den entsprechend hinterlegten Codes, anstatt lange Dateinamen oder Beschreibungen einzugeben. Auf diese Weise gelingt für jeden beliebigen Anwendungsfall eine schnelle und einfache Identifikation der richtigen Dokumente. Änderungen an der Dokumentenklassifizierung werden zudem jederzeit nachvollziehbar dokumentiert, was die Gefahr von Fehlzuordnungen minimiert. Fabasoft Approve stellt sicher, dass sämtliche Projektbeteiligten denselben Informationsstand haben und große Projekte reibungslos und effizient ablaufen.

Ja, sogenannte Citizen Developer können auch ohne Programmierkenntnisse eigene Formulare/Prozesse/Regeln für Vorlagen bzw. Textbausteine etc. mittels Low-Code/No-Code erstellen und anpassen.

Die Funktion „Zeitreise“ ermöglicht, Dokumente, Metadaten, Ordner oder auch ganze Projekte zu bestimmten Zeitpunkten in der Vergangenheit zu betrachten. Dadurch werden Änderungen nachvollziehbar und ältere Zustände können bei Bedarf auch wiederhergestellt werden. Die lückenlose Versionierung von Dokumenten sowie die automatische, revisionssichere Archivierung liefern einen wichtigen Beitrag zur Erfüllung des Compliance-Managementsystems. Zudem gibt es einen vollständigen Audit-Trail für die Einhaltung von Compliance-Richtlinien. Die Fabasoft Cloud bietet eine revisionssichere Archivierung, die nach IDW PS 880 zertifiziert ist.

Ja, der Einsatz von Künstlicher Intelligenz in Fabasoft Approve ist sicher und erfüllt höchste Anforderungen an Datenschutz und Compliance. Die eingesetzten KI-Technologien von Mindbreeze laufen vollständig innerhalb der Fabasoft Solutions – eine externe Verarbeitung über öffentliche KI-APIs wie ChatGPT erfolgt nicht. Die Datenverarbeitung und -speicherung findet ausschließlich in ausfallsicheren, europäischen Rechenzentren statt, die nach internationalen Sicherheitsstandards zertifiziert sind. Damit wird sichergestellt, dass sensible Unternehmensinformationen geschützt, nachvollziehbar verarbeitet und datenschutzkonform behandelt werden.

Unser Dokumenten- und Qualitätsmanagementmanagement dient als Ablage für alle relevanten Informationen. Idealerweise sind hier sämtliche Daten hinterlegt. Zusätzlich können wir über Schnittstellen Informationen aus externen Systemen wie Zeichnungsbibliotheken, SAP und anderen Quellen nahtlos integrieren. Dabei stellen wir sicher, dass ausschließlich auf Daten zugegriffen wird, für die entsprechende Zugriffsrechte bestehen. Die KI lernt zudem aus Nutzerinteraktionen, was die Qualität ihrer Vorschläge und Antworten weiter verbessert.

Fabasoft Approve nutzt die KI-Technologie von Mindbreeze, einem Schwesterunternehmen innerhalb der Fabasoft Gruppe, um technische Dokumente und Qualitätsprozesse intelligent zu unterstützen. Darüber hinaus können bereits trainierte KI-Modelle eingebunden werden.

Ja, im Zuge von Webservice-Schnittstellen basierend auf HTTPS, bspw. SOAP/XML oder REST/JSON.

Ja, für projektspezifische Integrationen stehen alle notwendigen Webservice-Schnittstellen für eine einfache Anbindung an SAP bereit. So können Standard-SAP-Objekte (z. B. Aufträge, Bestellungen etc.) per XML-IDOC an Fabasoft Approve übertragen werden.

Ja, der integrierte 3D-Viewer ermöglicht die interaktive Ansicht von 3D-Modellen in einem Overlay. Sie können das 3D-Modell ganz bequem per Tastatur und Maus drehen, zoomen und positionieren. Unterstützte dreidimensionale Formate sind unter anderem die Standards IFC und STEP.

Der Support steht in den Sprachen Englisch und Deutsch zur Verfügung.

Der 24/7-Basis-Support der Fabasoft Cloud ist bereits in den Lizenzgebühren von Fabasoft Approve inkludiert. Darüber hinaus bieten wir weitere, an konkrete Kundenbedürfnisse angepasste Support-Modelle als kostenpflichtige Zusatzpakete an.

Wir bieten Jahresabos für Lizenzen (für User und für Speicherpakete). Diese Lizenzen werden vorab für ein Jahr (= Zahlperiode) bezahlt. Lizenzen können während einer Zahlperiode beliebig erweitert werden, wir verrechnen dann jeweils den aliquotierten Anteil der Jahresgebühr bis zum Ende der Zahlperiode. Lizenzen können dann jeweils – mit einem Monat Kündigungsfirst – zum Ende einer Zahlperiode reduziert oder vollständig gekündigt werden.

Die Datenspeicherung erfolgt in europäischen, ausfallsicheren Rechenzentren. Sie entscheiden, ob in Deutschland, Österreich oder der Schweiz. An jedem Standort werden die Fabasoft Cloud-Services in zwei redundanten Rechenzentren betrieben, die geografisch mehrere Kilometer voneinander entfernt sind. Dadurch werden Konzepte ermöglicht, die einen desastertoleranten Betrieb erlauben, beispielweise einen hohen Schutz gegen Elementarereignisse. Die Rechenzentren orientieren sich an der Tier-III-Spezifikation des Uptime Institutes.

Ja, Datenschutz und Datensicherheit haben für Fabasoft höchste Priorität:

1. Die Datenspeicherung erfolgt in europäischen, ausfallsicheren Rechenzentren.
2. Das in Europa entwickelte und betriebene System entspricht den strengsten Datenschutz- und Datensicherheitsbestimmungen. Regelmäßig durchgeführte Zertifizierungen und Audits durch unabhängige Institutionen bestätigen die hohen Qualitäts-, Sicherheits- und Servicestandards. Weitere Informationen darüber finden Sie hier.
3. Der Zugang zu Fabasoft Approve ist nur über HTTPS mit TLS-Verschlüsselung möglich.

Nein, Kundendaten, die der Kunde in Fabasoft Approve einbringt oder erstellt, werden in Teamrooms gespeichert, die einer Fabasoft Cloud-Organisation zugeordnet sind. Der/die Eigentümer:in dieser Fabasoft Cloud-Organisation hat alle Rechte auf die darin gespeicherten Daten. Durch die beim Teamroom festgelegten Zugriffsrechte kann der/die Eigentümer:in bzw. jenes Organisationsmitglied, das den Teamroom erstellt, definieren, wer Zugriff hat bzw. diese Daten ändern oder löschen darf. Das bedeutet auch für Fabasoft Mitarbeiter:innen, dass sie nur Rechte auf Informationen haben, die ihnen vom Kunden eingeräumt wurden. Diese Berechtigungen können auch jederzeit wieder entzogen werden.

Das Projektteam sollte zumindest die drei Rollen Product Owner, Scrum Master und Scrum Team umfassen. Der Product Owner übernimmt die fachliche Führung und trägt die Verantwortung für die erfolgreiche Projektumsetzung. Der Scrum Master unterstützt das Projektteam dabei, die gesetzten Ziele zu erreichen. Die Scrum Teams sind für die Erledigung der vom Product Owner priorisierten Aufgaben zuständig.