Fabasoft Business Process Cloud Features

Die Fabasoft Business Process Cloud bietet ein starkes Set an Features für Dokumentenmanagement und digitale, organisationsübergreifende Geschäftsprozesse. 

 

Online-Zusammenarbeit und digitale Geschäftsprozesse

  • Zusammenarbeit über Teamrooms
  • Automatisiertes Workflow-Management
  • Strukturiertes Abarbeiten von Aufgaben
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Zugriffsschutz, Compliance und Nachvollziehbarkeit

  • Zentrales Benutzermanagement und durchdachte Rechteverwaltung
  • Revisionssicheres Auditing 
  • Zeitreise für volle Nachvollziehbarkeit
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Smarte Dokumentenbearbeitung

  • Tabellenbearbeitung direkt in der Benutzeroberfläche
  • Schnelle PDF-Vorschau und Annotationen
  • Digitale Signaturen
  • Links anstatt Attachments
  • Synchronisierung mit lokalem Dateisystem
  • Semantische Volltextsuche 
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Individuell anpassbare Plattform

  • Formulareditor für benutzerdefinierte Metadaten
  • Integriertes Vorlagenmanagement und zentrale Textbausteinsammlungen
  • Individuelles Unternehmensbranding
  • Ansichtseinstellungen
  • Suchformulare
  • Hohe Skalierbarkeit
     
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Datensicherheit & Datenschutz

  • Sichere Authentifizierung
  • Sicherer, mobiler Zugriff
  • Datenspeicherung in Europa
  • Zertifizierte Sicherheit
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Integrationen & Schnittstellen

  • Standardschnittstellen
  • Volle Integration von Microsoft Office
  • Microsoft Teams-Integration
  • SAP-Integration
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Online-Zusammenarbeit und digitale Geschäftsprozesse

Zusammenarbeit über Teamrooms

Die Zusammenarbeit und der Austausch von Dokumenten mit Geschäftspartnern findet in hochsicheren Online-Arbeitsbereichen („Teamrooms“) statt. Über den Teamroom legen Sie die Teammitglieder und somit die Zugriffsrechte fest. Mithilfe von Ordnern können Sie den Teamroom weiter strukturieren und Dokumente entsprechend einordnen. Dokumente werden direkt aus dem Webclient in Drittprodukten (z. B. Microsoft Office) geöffnet, bearbeitet und zurück gespeichert. Die Darstellung der Dokumente im Webclient kann jederzeit individuell angepasst werden. Dabei richtet sich der Fokus entweder auf die Vorschau des Inhalts oder auf die Metadaten der Dokumente in einer Listenansicht.

Automatisiertes Workflow-Management

In der Fabasoft Business Process Cloud werden Workflows automatisiert und jederzeit nachvollziehbar ausgeführt. Für die Erstellung Ihrer individuell an das Unternehmen angepassten Prozesse steht ein grafischer BPMN 2.0 Editor zur Verfügung. Dieser ermöglicht dem Benutzer Geschäftsprozesse auch ohne entsprechende Programmierkenntnisse zu modellieren. Über Ad-hoc-Prozesse können sowohl interne als auch externe Personen flexibel zur Teilnahme an Prozessschritten wie z. B. „Prüfen“, „Freigeben“ oder „Genehmigen“ eingeladen werden. Somit werden Dokumente vollständig digital und ohne Prozess- und Medienbruch über Unternehmensgrenzen hinweg gelenkt.

Strukturiertes Abarbeiten von Aufgaben

Sämtliche an einem Prozess beteiligten Benutzer finden ihre zu erledigenden Aufgaben in einem persönlichen Arbeitsvorrat in der webbasierten Benutzeroberfläche. Zusätzlich erhalten sie eine Benachrichtigung per E-Mail über neu eingegangene Aufgaben. Mithilfe eines PCs, Tablets oder Smartphones lassen sich diese Tasks strukturiert abarbeiten. Damit alle Prozessbeteiligten jederzeit nachvollziehen können, in welchem Stadium sich ein gestarteter Prozess befindet, steht eine grafische Prozessübersicht zur Verfügung.

Zugriffsschutz, Compliance und Nachvollziehbarkeit

Zentrales Benutzermanagement und durchdachte Rechteverwaltung

Die Basis für das Berechtigungskonzept ist die Aufbauorganisation – das hierarchische Gerüst einer Organisation, das z. B. aus einem ERP-System importiert werden kann. Die Cloud-Organisation ist demnach ein Modell, das Ihre Organisation abbildet. Ihr Administrator pflegt diese Cloud-Organisation und verwaltet die Benutzerkonten. Durch rollenspezifische Zugriffsrechte ist klar geregelt, wer welche Inhalte sehen, bearbeiten oder erzeugen darf. Dabei wird zwischen „Leseberechtigt“, „Änderungsberechtigt“ und „Alle Rechte“ differenziert. Externe Mitglieder bzw. Organisationen werden aus dem jeweiligen Teamroom direkt per E-Mail zum Akzeptieren der Mitgliedschaft und zur Zusammenarbeit eingeladen.

Revisionssicheres Auditing

Mit der Funktion „Auditing“ werden alle Zugriffe auf Objekte protokolliert. Es werden nicht nur Änderungen der Eigenschaften angezeigt, sondern auch wann und von wem ein Dokument gelesen wurde. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, dynamische Wasserzeichen automatisch auf Dokumente anzubringen. Die Fabasoft Business Process Cloud erlaubt in der Edition „Enterprise“ die revisionssichere und GoB-konforme Ablage von Dokumenten, insbesondere auch von Rechnungen und Personaldokumenten, sodass diese in elektronischer Form einem Papier-Original gleichzusetzen sind.

Zeitreise für volle Nachvollziehbarkeit

Die Funktion "Zeitreise" ermöglicht Dokumente, Metadaten oder auch ganze Projekte zu bestimmten Zeitpunkten in der Vergangenheit zu betrachten. Dadurch werden Änderungen nachvollziehbar und ältere Zustände können bei Bedarf auch wiederhergestellt werden. Diese lückenlose Versionierung von Dokumenten sowie die automatische revisionssichere Archivierung liefern einen wichtigen Beitrag zur Erfüllung des Compliance-Management-Systems.

Hoher Bedienungskomfort und smarte Dokumentenbearbeitung

Tabellenbearbeitung direkt in der Benutzeroberfläche

Für das gleichzeitige Bearbeiten mehrerer Objekte oder dem Arbeiten mit Metadaten kann in der Detailansicht die „Tabellenbearbeitung“ aktiviert werden. So stehen Funktionen wie Sortieren, Gruppieren, Filtern, Fixieren, Berechnen, Spalten verschieben per Drag-and-drop oder auch die Verwendung von Short-Cuts zur Verfügung – ähnlich wie in gängigen Tabellenkalkulationsprogrammen.

PDF-Annotationen

Dokumente können direkt in der Vorschauansicht im Webbrowser mit Kommentaren versehen werden. Das Ursprungsdokument bleibt dabei unverändert. Sie können festlegen, ob Sie allgemein einsehbare Kommentare anbringen oder persönliche Anmerkungen, die nur für Sie selbst sichtbar sein sollen.

Digitale Signaturen

Durch den Einsatz von digitalen Signaturen in der Fabasoft Business Process Cloud lassen sich verbindliche Unternehmensprozesse effizienter und medienbruchfrei gestalten. 

Links anstatt Attachments

Anstelle von Attachments werden Hyperlinks auf Objekte in der Cloud versendet. Um diese Datei sehen zu können, benötigt der Empfänger entsprechende Zugriffsrechte.

Öffentliche Links Durch das Versenden von öffentlichen Links können auch Personen ohne eigenen Cloud Account Dokumente lesen und herunterladen. Die Gültigkeit von öffentlichen Links kann dabei zeitlich begrenzt werden. Eine Zugriffsstatistik sorgt darüber hinaus für Nachvollziehbarkeit.

Sofort betriebsbereit

Die Fabasoft Business Process Cloud kann mit wenigen Klicks eingerichtet und in Betrieb genommen werden: Organisation aufsetzen, Mitglieder hinzufügen, Zugriffsberechtigungen erteilen und Dokumente strukturiert ablegen.

Barrierefrei und höchst benutzerfreundlich

Die in 22 Sprachen verfügbare Benutzeroberfläche ist sehr einfach zu bedienen und in höchstem Maße barrierefrei. In diesem Sinne ist die Bedienung mit assistierenden Techniken wie Screenreadern oder Vergrößerungssoftware beinahe durchgängig möglich.

Plattformunabhängig

Ein plattformunabhängiger Zugang zur Fabasoft Business Process Cloud ist über alle gängigen Webbrowser möglich. Weitere Informationen zu den unterstützten Plattformen finden Sie hier.

Synchronisierung mit lokalem Dateisystem

Der Cloud Ordner ermöglicht es, sämtliche in der Fabasoft Business Process Cloud gespeicherten Inhalte mit Ihren Endgeräten zu synchronisieren. Somit verfügen Sie jederzeit und ortsunabhängig über den aktuellen Stand Ihrer Dokumente, sei dies im Webclient oder direkt auf Ihrer lokalen Festplatte. Dokumente können auf diese Weise ohne Internetverbindung in gewohnter Umgebung bearbeitet werden. Sobald wieder eine Verbindung zum Internet besteht, werden diese automatisch in die Cloud zurücksynchronisiert.

Semantische Volltextsuche

Mit der integrierten Volltextsuche finden Sie in Sekundenschnelle die Informationen, die Sie gerade benötigen. Die Suche erfolgt dabei unter Berücksichtigung der Zugriffsrechte. Es werden nur diejenigen Treffer angezeigt, auf die der jeweilige Benutzer auch zugreifen darf. Über die Suchfacetten können Sie die Suche zusätzlich einschränken (z. B. auf Teamrooms, Organisationen oder den Dateityp).

Individuell anpassbare Plattform

Grafischer Formulareditor für benutzerdefinierte Metadaten

Mithilfe von benutzerdefinierten Formularen können zu bestehenden Objekten per Drag-and-drop Felder zur Speicherung anwendungsspezifischer Daten (z. B. Metadaten) hinzugefügt werden. Die Nutzung dieser benutzerdefinierten Formulare kann entsprechend dem Rollen- und Rechtekonzept der Cloud-Organisation festgelegt werden. Um Logik oder spezifische Verhaltensweisen auf die Felder anzuwenden, können Fabasoft app.ducx Ausdrücke verwendet werden.

Vorlagenmanagement und zentrale Textbausteinsammlungen

Das Vorlagenmanagement ermöglicht Vorlagen- und Textbausteinsammlungen für Ihr Unternehmen zu erstellen, darin Vorlagen und Textbausteine zu verwalten und diese dann internen Benutzern als auch externen Partnern zur Verfügung zu stellen. Somit haben Cloud-Administratoren die Kontrolle und den Überblick über sämtliche vorhandenen und freigegebenen Vorlagen. Zusätzlich kann jeder Nutzer seine eigenen Vorlagen definieren.

Individuelles Unternehmensbranding

Die Benutzeroberfläche der Fabasoft Business Process Cloud kann für Ihre Cloud-Organisation oder für einzelne Teamrooms durch individuelle Logos und Hintergrundeinstellungen sowie einer personalisierbaren Log-in-Darstellung dem Corporate-Design angeglichen werden.

Ansichtseinstellungen

Vordefinierte Anzeigeeinstellungen können für Benutzer bereitgestellt werden, die spezielle Ansichten auf Listen benötigen. 

Suchformulare

Vordefinierte Suchformulare können Benutzern zur Verfügung gestellt werden, die einen Überblick über die aktuell vorhandenen Dokumente und Daten auf der Grundlage definierter Suchkriterien benötigen.

Hohe Skalierbarkeit

Die Fabasoft Business Process Cloud ist eine hochflexible Plattform mit unlimitierten Anwendungen und Skalierbarkeit on-demand. Mit Fabasoft app.ducx und Fabasoft app.test bietet sie zudem eine agile Entwicklungs- und Testumgebung für eigene cloudbasierte Fachanwendungen.

Datensicherheit und Datenschutz

Sichere Authentifizierung

Die Authentifizierung im Rahmen des Log-ins in die Fabasoft Business Process Cloud erfolgt immer über sichere Authentifizierungsmethoden, beispielsweise mittels Zwei-Faktor-Authentifizierung über SMS-PIN, E-Mail-PIN oder Security-Token. Damit wird eine geschützte, vertrauensvolle Arbeitsumgebung geschaffen. Die Fabasoft Business Process Cloud ermöglicht zudem ein Single-Sign-on über digitale Zertifikate, AD FS oder SAML 2.0, sodass sich die Benutzer ohne zusätzliche Eingabe von Log-in und Passwort in der Cloud anmelden können.

Sicherer, mobiler Zugriff

Arbeiten Sie wann und wo Sie wollen. Jederzeit sicherer und ortsunabhängiger Zugriff auf alle relevanten Informationen über Webbrowser oder mobile Apps für iOS und Android.

Datenspeicherung in Europa

Die Datenspeicherung erfolgt in europäischen, ausfallsicheren Rechenzentren. Je nach Wahl in Deutschland, Österreich und der Schweiz.

Zertifizierte Sicherheit

Externe und interne Sicherheitsanalysen sowie Audits der technischen, physikalischen und organisatorischen Sicherheitsmaßnahmen und Betriebsprozesse tragen maßgebend zur Sicherheit Ihrer Daten bei. Weiterführende Informationen finden Sie hier.

Integrationen und Schnittstellen

Standardschnittstellen

Die Fabasoft Business Process Cloud unterstützt zahlreiche Schnittstellen (SOAP, XML, REST/JSON/OpenAPI, CalDAV, CardDAV, WebDAV, CMIS etc.) zur Koppelung mit jenen beim Kunden bestehenden Softwarelösungen wie ERP- oder CRM-Systeme.

Volle Integration von Microsoft Office

Durch die nahtlose Integration von Microsoft Produkten (z.B. Microsoft Word, Microsoft Outlook etc.) können verschiedene Funktionen direkt aus der gewohnten Microsoft Office Umgebung aufgerufen werden. Alle Unternehmen, die Microsoft Office 365 Lizenzen besitzen, profitieren von noch mehr Agilität durch das gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten im Browser in Echtzeit.

Microsoft Teams- und SAP-Integration

Um Projektmitgliedern das Teilen von Projektunterlagen aus der Fabasoft Business Process Cloud zu erleichtern, steht eine Erweiterung von Microsoft Teams zur Verfügung. 
Für projektspezifische Integrationen stehen alle notwendigen Webservice-Schnittstellen für eine einfache und unkomplizierte Anbindung an SAP bereit.