Am 30. Januar 2024 fand in München die erste Fabasoft | Connect Bayern statt. Thomas Schmidbauer (Leiter Competence Center eAkte Landeshauptstadt München) gab im Zuge dessen Einblicke in den Projektstand der eAkte in der Landeshauptstadt (LH).
Das Competence Centers eAkte als umfassender Dienstleister
Anfang des Jahres erfolgte die offizielle Gründung des Competence Centers eAkte in der LH München. Seit 2021 arbeitet das Projektteam am schrittweisen Roll-out der eAkte, welcher 2025 gemäß Auftrag des Stadtrats abgeschlossen sein soll. Das Ziel des Competence Centers eAkte ist es, die Grundlage für ein papierloses Büro zu schaffen und eine effiziente, moderne Verwaltung für Bürger:innen und Unternehmen voranzutreiben. Das Center bündelt alle Aufgaben im Zusammenhang mit dem Betrieb und der Weiterentwicklung der stadtweiten eAkte, der digitalen Personalakte und künftig auch des Inputmanagements an einer Stelle. Außerdem ist es verantwortlich für Einführungen, Integrationen und Optimierungen sowie Support, Beratung und Schulungen. Es dient damit als umfassender Dienstleister und Berater zu allen Aspekten der elektronischen Aktenarbeit in der LH München, mit dem Fokus auf einer kundenorientierten und ganzheitlichen Betrachtung. Im Nachgang der Gründung erweitert das Competence Center laufend seine Tätigkeitsbereiche und übernimmt in Zukunft auch Anforderungsanalyse, Testmanagement sowie Beratung.
Recruiting-Kampagne für Fachpersonal
Das Competence Center eAkte startete mit jenen Mitarbeitenden, die sich bereits die letzten Jahre technisch um die eAkte in der Stadt gekümmert haben. Um von deren Qualifikationen und Know-how vollständig zu profitieren, ist ein Ausbau des Teams notwendig. Deshalb setzte das Center bereits im Herbst 2023 eine große Personal-Kampagne um. Der Aufruf führte zu mehr als 80 Bewerbungen, die den Schlüsselfaktor für ein erfolgreiches Projektteam mit fachlich und technisch qualifizierten Beschäftigten darstellen.
Herausforderungen erfolgreich meistern
Abgesehen von der Personalbeschaffung besteht eine große Herausforderung darin, die unterschiedlichen Organisationen mit den verschiedenen Aufgabengebieten zu bündeln, zu priorisieren und dabei strukturiert vorzugehen.
Um die Restrukturierung zu meistern, läuft neben der Personal-Kampagne aktuell ein Projekt im stadtweiten Programm, welches sich mit Transitionen und Prozessen beschäftigt. Das zugehörige Team arbeitet daran, sogenannte Übergabeelemente zu identifizieren. Diese können Prozesse oder auch Dokumentationen sein, die aus dem Programm in die Linienorganisation übergehen sollen, um dort langfristig Mehrwert zu schaffen.
Anerkennung der Nutzer:innen fördern
Zudem erfordert es erhebliche Kommunikationsarbeit, um den Nutzer:innen die Bedeutung und den Mehrwert der eAkte zu vermitteln und sowohl das Verständnis als auch die Wertschätzung zu erhöhen.
„Es ist notwendig, die Nutzer:innen über die aktuellen Entwicklungen in Kenntnis zu setzen, zu informieren und mit gutem Beispiel voranzugehen. Daneben gilt es auch, ein gutes Veränderungsmanagement zu implementieren. Nur durch das Heranführen der Menschen ist es nachvollziehbar und möglich, diese Schritte zu gehen und Akzeptanz sowie Zufriedenheit zu schaffen.“
Sie wollen Näheres über das Thema „Competence Center eAkte in der LHM“ erfahren? Hier finden Sie die Folien zum Vortrag.
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Thomas Schmidbauer, Leitung Competence Center eAkte in der Landeshauptstadt München
