Wie kam es zur Einführung der E-Akte Bund beim PTKA als Produktivsystem im SaaS-Betrieb bei Fabasoft und welche Zielsetzungen waren damit verbunden?
Die Einführung der elektronischen Aktenführung geht direkt auf eine Vorgabe des ehemaligen Bundesministeriums für Bildung und Forschung (BMBF), mittlerweile als Bundesministerium für Forschung, Technologie und Raumfahrt (BMFTR) geführt, zurück: Ab 2025 müssen alle Projektträger ihre Akten digital führen.
Die fachlichen und organisatorischen Vorarbeiten zur Erreichung dieses Zieles gingen weit über die Technik hinaus. Bereits 2022 startete das „Organisatorische Vorprojekt“ (OVP), die erste von insgesamt vier Projektphasen. Es orientierte sich am Vorgehensmodell des Bundesverwaltungsamts zur Einführung der E-Akte Bund, das Prozesse, Rollen und Zusammenarbeit ebenso wie Systeme betrachtet. Im Verlauf des Vorprojekts verschob das Projektteam des PTKA seinen Fokus in Richtung elektronische Aktenführung und definierte das interne Projekt TRANSIT, das neben technischen Aspekten auch organisatorische Herausforderungen mit anspricht.
Über einen längeren Zeitraum blieb allerdings offen, wo und in welcher Form das Produktivsystem der E-Akte Bund betrieben werden kann. Die Suche nach einem geeigneten Betreiber brachte zunächst kein Ergebnis. Gleichzeitig blieb unklar, ob sich eine Schnittstelle zu „profi“, dem zentralen System zur Bewirtschaftung von Fördervorhaben, realisieren lässt.
Mit dem Angebot zum SaaS-Betrieb des Produktivsystems bei Fabasoft schloss sich diese Lücke in der zweiten Projektphase. Der Eigenbetrieb hätte die Möglichkeiten des PTKA überschritten. Im SaaS-Betrieb übernimmt Fabasoft die technische Betreuung. Der PTKA konzentriert sich auf den applikatorischen Betrieb. Zudem lässt sich in diesem Betriebsmodell auch die Schnittstelle zu „profi“ umsetzen.
Können Sie uns detailliertere Informationen zum Projektablauf geben?
Zur klaren Strukturierung legte das Projektteam die schon genannten vier aufeinanderfolgenden Phasen fest. Nach dem Abschluss des organisatorischen Vorprojekts startete die zweite Phase, deren Ziel die Betriebsbereitschaft des Produktivsystems ist. Auch wenn noch nicht alle vorgesehenen Aufgaben abgeschlossen sind, konnte der produktive Betrieb im Sommer 2024 starten und bis Sommer 2025 auf alle betroffenen Abteilungen des PTKA ausgeweitet werden.
Zu den bisherigen Ergebnissen der zweiten Projektphase zählen:
- Die Entscheidung der Verantwortlichen beim PTKA, die E-Akte Bund schrittweise einzuführen: Neue Vorgänge werden direkt in der E-Akte Bund (EAB) bearbeitet, während laufende Verfahren in der Papierakte abgeschlossen werden.
- Das Team entwickelte die elektronische Vorgangsbearbeitung für den kompletten Lebenszyklus der Akten, ebenfalls in mehreren Etappen statt als Gesamtpaket.
- Ende 2023 fiel der Beschluss für den SaaS-Betrieb des Produktivsystems durch Fabasoft. Der PTKA nahm ab Ende 2023 an einer Pilotmaßnahme des Forschungsministeriums für diese Betriebsvariante teil und konnte so das Betriebsmodell mit vorbereiten.
- Durch den SaaS-Pilot und eine passende Fördermaßnahme startete der Produktivbetrieb bereits im Sommer 2024 und somit früher als ursprünglich vorgesehen.
Das Projekt läuft in vier Phasen ab: Was sind die Meilensteine in den Phasen drei und vier, und wann ist der Projektabschluss geplant?
In der dritten Projektphase stehen zwei Aufgaben im Fokus. Das Team integriert die E-Akte Bund in die IT-Landschaft des PTKA. Parallel digitalisiert das Team die täglich eingehende Papierpost und ersetzt die Papierdokumente durch digitale Versionen. Zusätzlich betreut das Projektteam den laufenden Produktivbetrieb. Diese Arbeit bindet als sogenannte „Fachadminsitration“ signifikant Zeit und personelle Kapazitäten.
Die vierte und letzte Phase des Projekts führt die E-Akte Bund in den Regelbetrieb. Das Projektteam übergibt die E-Akte Bund an die Linienorganisation und überführt dafür alle Vorgangsdokumentationen in das integrierte Managementsystem.
Die Phasen greifen ineinander. Das Team setzt bereits Maßnahmen aus beiden Abschnitten um oder bereitet sie vor. Phase drei soll Ende 2026 abgeschlossen sein. Phase vier endet planmäßig in 2027.
Was waren aus Ihrer Sicht die bislang größte Herausforderungen, und wie haben Sie diese gemeistert?
In diesem Kontext ist die Festlegung des passenden Betriebsmodells des Produktivsystems nochmals zu erwähnen. Wegen fehlender Erfahrungswerte und schwer einschätzbarer Abhängigkeiten prüfte der PTKA verschiedene Optionen, darunter externe Rechenzentren. Mit der Entscheidung für den SaaS-Betrieb nutzt der PTKA nun die E-Akte Bund direkt aus der Cloud und profitiert von der Erfahrung von Fabasoft. So kann sich das Team komplett auf die Nutzung der Software im Alltag konzentrieren.
Im weiteren Verlauf gab das damalige BMBF den Auftrag, eine Schnittstelle zu „profi“ zu entwickeln. Diese Verbindung vereinfacht die Arbeit der Mitarbeitenden deutlich, erfordert jedoch höhere Sicherheitsstandards. Der SaaS-Betrieb erwies sich hier als ideale Lösung, da Fabasoft die Umsetzung der strengen Sicherheitsanforderungen komplett übernimmt.
Und im Umkehrschluss: Was waren besondere Highlights bei der Einführung?
Zu den wichtigsten Etappen gehörte im Sommer 2023 die Einrichtung eines Testsystems auf einem lokalen Server der IT. Genau ein Jahr später startete der Produktivbetrieb reibungslos. Das Testsystem bot dem Team wertvolle Übungszeit, um die elektronische Vorgangs-bearbeitung zu erproben, Erfahrungen zu sammeln und den Aufbau der E-Akte Bund genau zu verstehen. Das Projektteam schulte frühzeitig die Mitarbeitenden und bereitete sie auf neue Arbeitsabläufe vor.
Diese intensive Vorbereitung und die gewonnene Praxiserfahrung zahlten sich beim erfolgreichen Produktivstart der E-Akte Bund aus. Die eingesetzte Version 3 brachte durch die ausgereifte Funktionalität klare Vorteile: Innerhalb kürzester Zeit konnten Akten angelegt, Schriftstücke abgelegt und die neuen Arbeitsweisen umgesetzt werden – ein echter Meilenstein für das gesamte Projekt.
Welche Schritte sind als nächstes geplant? Gibt es bereits Pläne zur Weiterentwicklung der E-Akte im SaaS-Betrieb?
Seit Anfang 2025 werden alle neuen Akten ausschließlich in der E-Akte Bund geführt – damit startete der organisationsweite Roll-out. Im Laufe des Jahres baute das Projektteam ein Dozent:innennetzwerk auf, das sämtliche Mitarbeitenden des PTKA schulte. Parallel arbeitet das Team an weiteren Verfügungsläufen, um die elektronische Vorgangsbearbeitung weiter auszubauen.
Auch für die Zeit nach dem Roll-out sieht das Team noch Raum für Optimierungen, dem wir nun nachgehen wollen. Zudem entwickeln wir die elektronische Vorgangsbearbeitung kontinuierlich weiter. Die Integration von anderen Systemen erfolgt während des laufenden Betriebs. Für unsere Nutzerinnen und Nutzer bedeutet das immer wieder Veränderungen in den Arbeitsabläufen, die jedoch jeweils so gestaltet werden sollen, dass sie den Alltag spürbar erleichtern.
