Stefan Grasserbauer, Business Unit Executive bei Fabasoft, erklärt, wie Österreichs Verwaltung mit Automatisierung, KI und digitalen Services ihre Abläufe beschleunigt. Er zeigt auf, welche Fortschritte bereits erzielt wurden, welche Bundesländer als Vorbilder gelten und wie neue Technologien Bürger:innen, Unternehmen und Mitarbeitende spürbar entlasten.
Wie kann die Verwaltung Abläufe effizienter gestalten und damit die Servicequalität für die Bevölkerung und Unternehmen erhöhen?
Bürger:innen und Unternehmen profitieren am meisten, wenn Verwaltungsprozesse vollständig digitalisiert, automatisiert und nachvollziehbar ablaufen. Sie können Anträge online stellen, den Bearbeitungsstatus jederzeit einsehen und Bescheide elektronisch abrufen. Automatisierte, KI-gestützte Abläufe beschleunigen die interne Bearbeitung, reduzieren Fehler und sparen so Zeit und Aufwand – sowohl für die Verwaltung als auch für die Bevölkerung.
Wo steht die österreichische Verwaltung aktuell bei der Digitalisierung und beim Einsatz von KI?
Die österreichische Verwaltung hat in den vergangenen Jahren gemeinsam mit Fabasoft als Partner große Fortschritte bei der Digitalisierung erzielt. Mit der ID Austria steht eine sichere digitale Identität zur Verfügung, Führerschein und Zulassungsschein sind bereits am Smartphone abrufbar.
Dennoch laufen viele Prozesse noch nicht vollständig automatisiert ab. Hier setzt die Fabasoft eGov-Suite an: KI ordnet Dokumente automatisch zu, prüft Daten, startet Workflows und liefert Statusinformationen in Echtzeit. Das führt zu verkürzten Durchlaufzeiten und transparenteren Verwaltungsleistungen – was einerseits die Mitarbeitenden entlastet und andererseits für mehr Bürgernähe und Zufriedenheit sorgt.
Welche europäischen Länder sind in puncto digitaler Verwaltung Vorbild für Österreich?
Europa ist bei der digitalen Verwaltung insgesamt auf einem guten Weg. Dänemark und Finnland gehören zu den Vorreitern. In Dänemark bündelt das Portal »Borger.dk« nahezu alle Amtswege auf einer Plattform – die Bevölkerung kann etwa Steuererklärungen, Wohnsitzmeldungen oder Gesundheitsanträge online einreichen. In Finnland ermöglicht »Suomi.fi« nach einmaliger Erfassung den sicheren Datenaustausch zwischen Behörden. Beide Beispiele zeigen, wie vollständig digitale Services Verwaltungsprozesse effizienter und für die Bevölkerung einfacher machen.
Bevölkerung und Unternehmen erwarten also zunehmend digitale Verwaltungsleistungen. Was braucht es dafür?
Die Verwaltung muss noch stärker auf Automatisierung und KI setzen. Anträge müssen sich medienbruchfrei digital einreichen und automatisch ins Backoffice übernehmen lassen. KI ist in der Lage, große Datenmengen zu strukturieren, Informationen zusammenzufassen oder Mitarbeitende durch Chat-Funktionen zu unterstützen. Wer diese drei Elemente kombiniert, wird den steigenden Anforderungen gerecht und kann auch dem Fachkräftemangel, der sich durch den demografischen Wandel ergibt, entgegenwirken.
Fabasoft treibt seit Jahren gemeinsam mit Behörden die digitale Transformation der Verwaltung voran. Welche Technologien kommen dabei neben KI zur Anwendung?
Die Fabasoft eGov-Suite bringt KI in die öffentliche Verwaltung und macht elektronische zu »intelligenten Akten«. Sie versteht und vernetzt Inhalte, initiiert Prozesse selbstständig und ermöglicht eine umfassende Verfahrensautomatisierung. Zudem bieten die Online-Services der Fabasoft eGov-Suite die Möglichkeit, schnell auf neue Anforderungen zu reagieren: Mittels Low-Code-/No-Code-Technologien können Fachkräfte Formulare oder Verfahren eigenständig erstellen und ändern, IT-Mitarbeitende unterstützen beispielsweise bei Initialisierungen und Validierungen von Formularwerten.
Welche weiteren Vorteile ergeben sich durch die Online-Services der Fabasoft eGov-Suite?
Online-Services beschleunigen Verwaltungsprozesse signifikant. Bürger:innen reichen Anträge online ein, das System prüft diese und stößt weitere Bearbeitungsschritte selbstständig an. Der aktuelle Status und Genehmigungen bzw. Bescheide sind in Echtzeit verfügbar. Durch die Reduzierung von Routinetätigkeiten und die mitunter gänzliche Automatisierung sparen Behörden Zeit, reduzieren Fehler und können sich auf komplexere Aufgaben konzentrieren. Gleichzeitig profitieren Bevölkerung und Unternehmen von kürzeren Bearbeitungszeiten, klarer Übersicht über Verfahren und komfortablem, medienbruchfreiem Zugriff auf alle relevanten Unterlagen.
In welchen österreichischen Bundesländern kommen die Online-Services von Fabasoft schon zum Einsatz und welchen konkreten Nutzen bringen sie?
Das Land Niederösterreich wickelt Anträge über das Portal »Amt Digital« vollständig digital ab, alle Daten landen ohne Medienbrüche direkt im elektronischen Akt (kurz ELAK) im Backoffice. Vorarlberg geht noch einen Schritt weiter: Das Bundesland führt jetzt die Online-Services der Fabasoft eGov-Suite flächendeckend ein. Die Landesregierung und alle 96 Gemeinden teilen sich bereits eine technische Infrastruktur und arbeiten darin nahtlos zusammen. Nun sind gemeinsame Online-Services für die Interaktionen mit den Bürger:innen im Aufbau. Ein Beispiel: Die Stadtgemeinde Hohenems kann damit ein online eingebrachtes Ansuchen direkt an das Land Vorarlberg zur Bearbeitung weiterleiten. Die Unterlagen bleiben zu jeder Zeit sicher im System. Doppelgleisigkeiten entfallen, Abläufe werden effizienter und der Bürgerservice spürbar verbessert.
Seit 1. September 2025 gilt das neue Informationsfreiheitsgesetz. Welche Rolle spielen dabei die Fabasoft Online-Services?
Das Gesetz verpflichtet Behörden, Daten von allgemeinem Interesse proaktiv zu veröffentlichen und Bürger:innen einfachen Zugang zu Informationen zu ermöglichen. Mit den Fabasoft Online- Services können Verwaltungen Informationen direkt zum Download bereitstellen oder Anfragen über ein integriertes Formular abwickeln. Alternativ lassen sich Daten in öffentlichen Teamrooms der Fabasoft eGov-Suite teilen. Das Land Steiermark setzt dieses Modell bereits erfolgreich um.
Wo sehen Sie kurzfristig die größten Chancen, Verwaltungsabläufe in Österreich noch effizienter zu gestalten? Gibt es konkrete Beispiele?
Kurzfristig liegt das größte Potenzial in der Automatisierung wiederkehrender Abläufe und der Digitalisierung kompletter Antragsprozesse. Ein konkretes Beispiel stellt der digitale Förderprozess für Solaranlagen und Solarspeicheranlagen in Kärnten dar: Die Fabasoft eGov-Suite prüft die Antragsdaten automatisch, ordnet Dokumente zu und informiert die Antragsteller:innen über den Status. Das System reduziert die Bearbeitungszeit und die Fehlerquellen erheblich, da der Prozess zu 90 % automatisiert abläuft. Beschäftigte gewinnen dadurch Kapazitäten für komplexere Aufgaben. Auch Landesportale wie in Niederösterreich zeigen, dass digitale Services durch medienbruchfreie Prozesse und KI-Unterstützung die Effizienz deutlich steigern.
Welche technologischen Entwicklungen werden die Verwaltung in den nächsten Jahren prägen?
Online-Services werden künftig eine zentrale Rolle spielen. Bürger:innen und Unternehmen können rund um die Uhr Informationen abfragen, Anträge digital einreichen und mit der Verwaltung interagieren. KI und Cloud-native Systeme beschleunigen und automatisieren Abläufe zusätzlich. Die Zukunft liegt in einer proaktiven Verwaltung: Sie erinnert etwa automatisch an die Verlängerung von Reisepässen oder informiert über passende Förderungen. Das führt zu mehr Bürgernähe, Effizienz und Serviceorientierung.
