E-Akte - Papierlos durch die Krise

Quelle: https://muenchen.digital/blog/e-akte-papierlos-durch-die-krise

Die Stadt München hat das Ziel, bis 2025 stadtweit eine elektronische Akte einzuführen. Einzelne Projekte sammeln bereits heute Erfahrungen mit dem Einsatz der E-Akte. Ein Beispiel für eine solche digitale Verwaltung bietet das Referat für Stadtplanung und Bauordnung:

Komplexe gesetzliche Rahmenbedingungen, eine traditionelle Linien-Organisation und intensive Dokumentationspflicht machen die behördliche Verwaltungsarbeit aufwändig. Dass dadurch viele Arbeitsschritte traditionell noch auf Papier vollzogen werden, erscheint nicht mehr zeitgemäß. Spätestens in einer Situation, in der Beschäftigte von Zuhause arbeiten müssen, funktioniert das nicht mehr. Umso wichtiger ist der Einsatz einer E-Akte.

E-Akte im Praxiseinsatz

In manchen Abteilungen der Landeshauptstadt München wurde daher die E-Akte bereits eingeführt. Ein Beispiel bietet seit 2019 das Berichts- und Beschlusswesen im Referat für Stadtplanung und Bauordnung als Teil eines Leuchtturmprojektes zur digitalen Aktenführung.

Dort wird ein sogenanntes Dokumenten-Management-System (DMS) mit integriertem Vorgangsbearbeitungssystem (VBS) eingesetzt. So bearbeiten seit Anfang des Jahres 300 Beschäftigte Anfragen und Schreiben nahezu papierlos. Papierdokumente werden digitalisiert, zentral in das DMS eingepflegt, in der jeweiligen E-Akte abgelegt und bei Bedarf an anderen Dienststellen verschickt. Die komplette Abstimmung zu den Vorgängen an verschiedenen Stellen in der Verwaltung bis zum Ergebnisdokument läuft so in großen Teilen komplett digital.

Ein solches Dokumenten-Management-System bietet, im Gegensatz zur E-Mail und einer Datei-Ablage, deutliche Vorteile in der Verwaltungspraxis:

  • Hohe Verfügbarkeit und Flexibilität für Ad-Hoc-Arbeitsprozesse
    Eine E-Akte kann jederzeit, ortsunabhängig und immer aktuell bearbeitet werden.
  • Hohe Schutzstufe und automatische Nachweisführung
    Eine Manipulation ist extrem erschwert, Ergänzungen in der E-Akte können nachvollzogen werden.
  • Nahtlose Integration in Standardanwendungen wie Microsoft Office.

 

Aufwände zur Einführung der E-Akte rechnen sich

Die Einführung der E-Akte bringt deutliche Effizienzgewinne und spart mehr und mehr an Raum. Aber der Weg dorthin war auch im Referat für Stadtplanung und Bauordnung nicht ohne Hindernisse.

 

Viele eingespielte Arbeitsweisen mussten überdacht und angepasst werden. Beispielweise war eine Schriftgutverwaltung ohne Stempel anfangs kaum denkbar, Mappen-Stapel auf dem Schreibtisch und dezentrale Archive schienen hingegen normal. Für Viele brachte die Umstellung die Erkenntnis mit sich, dass die E-Akte nicht nur die Digitalisierung der Verwaltung, sondern die Umstrukturierung kompletter Arbeitsabläufe und ein gutes Stück weit einen Kulturwandel bedeutet.

 

Alexander Mayr, der für die Hauptabteilung I des Planungsreferates die fachliche Einführung des DMS federführend betreut, erklärt, warum sich die Anstrengungen der letzten Monate im Zusammenhang mit der E-Akte gerade jetzt in Krisenzeiten bezahlt machen: "Ein großer Teil unseres Teams kann jetzt von Zuhause nahtlos im DMS arbeiten und hat Zugriff auf alle notwendigen Dokumente. Mit Papierakten wäre eine effiziente Zusammenarbeit in der jetzigen Lage hingegen kaum machbar. Die aktuelle Krisenerfahrung sorgt bereits jetzt für einen großen Akzeptanz-Schub für die E-Akte."

 

Damit auch in Zukunft deutlich mehr Beschäftigte der Stadtverwaltung diese Vorteile nutzen können, wird das IT-Referat bis zum Jahresende weitere E-Akte-Pilotprojekte initiieren, neue Konzepte sowie den Service zum DMS weiterentwickeln. Mit den hier gemachten Erfahrungen können dann die einzelnen Referate spätestens 2021 optimal in die E-Akte einsteigen.

 

Die Ziele der Stadt München sind laut Stadtratsbeschluss durchaus ehrgeizig: Bis 2025 soll die elektronische Aktenführung in allen Referaten und Eigenbetrieben Anwendung finden.